Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc giúp doanh nghiệp, tổ chức thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Thủ tục này góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý, hỗ trợ cơ quan thuế quản lý hiệu quả. Việc nắm vững các quy định liên quan mang lại lợi ích thiết thực cho người nộp thuế. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử hiện nay

Hiện nay, doanh nghiệp không thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng như cơ chế áp dụng đối với hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in trước đây. Theo quy định hiện hành, người nộp thuế thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi lập và sử dụng hóa đơn.

Căn cứ Luật Quản lý thuế 2025 và quy định về quản lý hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có trách nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua hệ thống điện tử của cơ quan thuế.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp chỉ được lập và sử dụng hóa đơn điện tử sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký theo quy định.

Việc thay đổi từ thủ tục thông báo phát hành sang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, đồng thời hỗ trợ cơ quan thuế quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung, minh bạch hơn.

2. Đối tượng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định về quản lý hóa đơn, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng phải lập hóa đơn và sử dụng hóa đơn điện tử có trách nhiệm thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Các đối tượng phổ biến bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ;
• Tổ chức, cá nhân kinh doanh có nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Việc xác định đúng đối tượng đăng ký giúp người nộp thuế lựa chọn loại hóa đơn, phương thức truyền nhận dữ liệu và thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn đúng quy định.

Xem thêm: Tổng hợp quy định về hóa đơn hiện nay

3. Nội dung và hình thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Thay vì lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của cơ quan thuế.

Nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Thông tin người nộp thuế;
• Mã số thuế;
• Loại hóa đơn điện tử sử dụng;
• Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn;
• Thông tin liên quan đến tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trong trường hợp sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp.

Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc đăng ký được thực hiện bằng phương thức điện tử. Người nộp thuế gửi hồ sơ đăng ký thông qua hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế và nhận kết quả xử lý theo quy định.

Trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tin đã đăng ký. Nếu hồ sơ không được chấp nhận, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh, bổ sung theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Xem thêm: Biên lai và hóa đơn khác nhau thế nào? Chi tiết

4. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Không. Hiện nay doanh nghiệp không thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử mà thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp mới được sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử có phải thông báo phát hành lại không?

Trả lời: Không. Khi có thay đổi thông tin liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin đăng ký theo hướng dẫn của cơ quan thuế thay vì thực hiện thủ tục thông báo phát hành lại.

Sử dụng hóa đơn điện tử khi chưa đăng ký có bị xử phạt không?

Trả lời: Có. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử khi chưa hoàn tất thủ tục đăng ký hoặc sử dụng hóa đơn không đúng quy định có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là thủ tục quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để tuân thủ pháp luật. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện đúng quy định, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay.