Thông báo sử dụng con dấu là thủ tục hành chính quan trọng mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện sau khi thành lập hoặc khi có sự thay đổi về con dấu. Việc nắm rõ quy định và sử dụng đúng mẫu biểu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu chuẩn và hướng dẫn chi tiết, cùng Công ty Luật ACC đồng hành giải quyết vấn đề này.
1. Mẫu thông báo sử dụng con dấu của doanh nghiệp chuẩn luật
Mẫu thông báo này được soạn thảo dựa trên quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
2. Căn cứ pháp lý và các trường hợp phải thực hiện thông báo
Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Cụ thể, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo sử dụng con dấu trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp mới thành lập, được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp thay đổi tên, đổi trụ sở chính, thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Doanh nghiệp làm mất, hỏng, bị thu hồi con dấu và làm lại con dấu mới.
- Doanh nghiệp thay đổi số lượng con dấu, thay đổi mẫu con dấu.
Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng quy định chi tiết về trình tự, thủ tục thực hiện việc thông báo này, thay thế cho các quy định trước đây về quản lý và sử dụng con dấu.
3. Nội dung mẫu thông báo sử dụng con dấu của doanh nghiệp
Thông báo sử dụng con dấu của doanh nghiệp cần thể hiện các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và thông tin về con dấu được sử dụng.
Nội dung thông báo nên nêu rõ số lượng, hình thức, nội dung thể hiện trên con dấu, thời điểm bắt đầu sử dụng và người chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu.
Trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể kèm theo mẫu con dấu và các tài liệu liên quan để làm căn cứ quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật.
4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thông báo sử dụng con dấu
Để quá trình thực hiện thông báo sử dụng con dấu diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
- Thời hạn thông báo: Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo trước khi sử dụng con dấu. Việc sử dụng con dấu khi chưa thông báo có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Nội dung thông báo phải chính xác: Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, số lượng con dấu, mẫu con dấu phải khớp đúng với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật: Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung thông báo.
- Quản lý và sử dụng con dấu: Doanh nghiệp phải tự quản lý, sử dụng con dấu theo quy định nội bộ, đảm bảo con dấu chỉ được sử dụng đúng mục đích, phạm vi theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Việc tuân thủ đúng quy định về thông báo sử dụng con dấu không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong các giao dịch dân sự, kinh tế. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp nên tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.
Thông báo sử dụng con dấu là thủ tục không thể bỏ qua đối với mọi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích và mẫu biểu chuẩn xác để bạn đọc áp dụng thành công. Nếu cần hỗ trợ chi tiết hơn về hồ sơ, thủ tục hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn và giải đáp kịp thời.
Để lại một bình luận