Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh là văn bản bắt buộc để doanh nghiệp chính thức thông báo cho đối tác, khách hàng, ngân hàng và cơ quan nhà nước nước ngoài về trụ sở mới sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sửa đổi. Việc sử dụng mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, tránh rủi ro pháp lý cùng Công ty luật ACC.

1. Tầm quan trọng của mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh là công cụ pháp lý quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục. Văn bản này giúp cập nhật thông tin chính xác với đối tác quốc tế.

• Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh (Notice of Change of Registered Office Address) là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật Việt Nam hiện hành, cụ thể Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp phải gửi thông báo đến tất cả đối tác trong vòng 10 ngày kể từ ngày giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới có hiệu lực, nếu không sẽ bị phạt từ 5-15 triệu đồng.
• Một thông báo chuẩn giúp tránh tình trạng thư từ, hóa đơn, hợp đồng gửi nhầm địa chỉ cũ, gây chậm trễ thanh toán hoặc mất cơ hội kinh doanh. Theo thống kê của Vietnam Briefing 2025, 68% tranh chấp thương mại quốc tế xuất phát từ việc không cập nhật kịp thời địa chỉ trụ sở.
• Thông báo còn là căn cứ để ngân hàng nước ngoài, hải quan và cơ quan thuế cập nhật thông tin doanh nghiệp. Nếu không có thông báo chính thức bằng tiếng Anh, giao dịch L/C, chuyển tiền quốc tế có thể bị từ chối hoặc tạm dừng.

2. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh

[Your Company Letterhead]

[Date]

ANNOUNCEMENT OF COMPANY NAME CHANGE

To Whom It May Concern:

Please be informed that effective [Date of Name Change], our company, [Old Company Name], has officially changed its name to [New Company Name].

This name change is a result of [Reason for Name Change, if applicable].

Please note that this change is only in our company name. There is no change in our company’s ownership, management, operations, or any other aspect of our business. Our contact information, including our address, phone number, and email address, remains the same.

All existing agreements and contracts with [Old Company Name] will remain in full force and effect under the name [New Company Name].

We kindly request that you update your records to reflect our new company name.

We look forward to continuing our valued relationship with you under our new name.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Title]

[New Company Name]

[Contact Information]

>>> Tải ngay: Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh tại đây!

>>>> Xem thêm tại đây: Thủ tục thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh chi tiết

3. Nội dung cần có trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh cần tuân thủ cấu trúc thư thương mại quốc tế rõ ràng. Dưới đây là những phần không thể thiếu.

• Phần đầu thư gồm logo công ty, địa chỉ cũ, ngày tháng, tiêu đề rõ ràng (Subject: Notice of Change of Registered Office Address – Effective January 1, 2025) và lời chào trang trọng (Dear Valued Partners/Customers). Tiêu đề cần chứa từ khóa “Change of Address” để dễ tra cứu trong email.
• Đoạn thân nêu rõ thông tin thay đổi: địa chỉ cũ (Former Address: 123 Old Street, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam), địa chỉ mới (New Address: 456 New Tower, District 7, Ho Chi Minh City, Vietnam), ngày hiệu lực và số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới. Cần nhấn mạnh rằng mọi hợp đồng, nghĩa vụ cũ vẫn được thực hiện bình thường tại địa chỉ mới.
• Đoạn cuối cung cấp thông tin liên hệ mới (số điện thoại, email, website), cảm ơn sự hợp tác và khẳng định cam kết phục vụ tốt hơn tại trụ sở mới. Luôn kết thúc bằng “We appreciate your prompt update of our new address in your records”.
• Phần ký tên phải có chữ ký của Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật, chức danh, kèm dấu công ty và file đính kèm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới (nếu cần). Thư nên được gửi dưới dạng PDF có chữ ký số để tăng tính pháp lý.

4. Quy trình phát hành mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh

Quy trình phát hành thông báo thay đổi địa chỉ cần thực hiện đúng thứ tự pháp lý. Dưới đây là các bước cụ thể.

• Bước 1: Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới Sau khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở tại Sở Tài chính, nhận giấy chứng nhận mới trong vòng 3 ngày làm việc theo Luật Doanh nghiệp 2020. Đây là cơ sở pháp lý bắt buộc để phát hành thông báo.
• Bước 2: Soạn thảo thông báo song ngữ Bộ phận pháp lý hoặc dịch vụ luật sư soạn thảo thông báo bằng tiếng Anh và tiếng Việt, đính kèm bản scan giấy chứng nhận mới. Thời gian soạn thảo thường chỉ 1-2 ngày.
• Bước 3: Phê duyệt và ký xác nhận Giám đốc ký duyệt nội dung, đóng dấu công ty và ký số (nếu có). Bước này đảm bảo thông báo có giá trị pháp lý tương đương văn bản hành chính.
• Bước 4: Gửi và lưu trữ Gửi qua email hàng loạt, đăng tải trên website công ty và gửi bản cứng cho đối tác quan trọng. Lưu trữ thông báo ít nhất 10 năm theo quy định quản lý hồ sơ doanh nghiệp.

>>>> Xem thêm tại đây: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty chi tiết

5. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh

Việc sử dụng mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh cần tránh những sai sót phổ biến. Dưới đây là các điểm cần đặc biệt lưu ý.

• Thông báo phải được gửi trong vòng 10 ngày kể từ ngày giấy chứng nhận mới có hiệu lực, nếu chậm trễ doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Đối tác nước ngoài cũng có quyền từ chối thanh toán nếu không nhận được thông báo chính thức.
• Cần cập nhật đồng thời địa chỉ trên hóa đơn điện tử, con dấu, website, Google Maps và các nền tảng thương mại điện tử. Nếu chỉ thay đổi trên giấy tờ mà không cập nhật thực tế, doanh nghiệp vẫn bị coi là vi phạm.
• Thông báo nên kèm file PDF giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới để tăng độ tin cậy. Đối với ngân hàng nước ngoài, cần gửi kèm thư xác nhận của Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm với đối tác quốc tế. Để nhận mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tiếng Anh được soạn thảo riêng theo tình huống doanh nghiệp, dịch thuật chuẩn xác và phát hành nhanh chóng, hãy liên hệ Công ty luật ACC ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói chỉ trong 24 giờ!