Việc thiết lập một "ngôn ngữ chung" cho các thông điệp điện tử là bài toán cốt lõi để đảm bảo các hệ thống công nghệ thông tin khác nhau có thể tự động đọc, hiểu và xử lý dữ liệu một cách mượt mà. Nếu không có một quy chuẩn thống nhất, các tệp tin lưu trữ hay hợp đồng số giữa các doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng phân mảnh, lỗi định dạng và hoàn toàn mất đi giá trị khi đối soát. Để giải quyết triệt để nút thắt này, cơ quan quản lý đã ban hành các tiêu chí kỹ thuật đồng bộ, định hình lại toàn bộ chuẩn dữ liệu lưu hành trên không gian mạng. Công ty Luật ACC xin bóc tách các quy định kỹ thuật trọng yếu vừa được thiết lập.
1. Mục tiêu đồng bộ hóa kiến trúc dữ liệu quốc gia theo thông lệ mới
Chuẩn dữ liệu không đơn thuần là định dạng phần mềm mà là cơ sở pháp lý để xác lập tính liên thông dữ liệu giữa khối tư nhân và các cơ quan quản lý nhà nước. Quy chuẩn này được ban hành chính thức thông qua Thông tư số 53/2025/TT-BKHCN (ban hành ngày 311/12/2025, có hiệu lực từ 01/7/2026) quy định "Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về yêu cầu đối với dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu".
Theo tinh thần quy định mới, việc ban hành chuẩn dữ liệu nhằm loại bỏ hoàn toàn các cấu trúc dữ liệu đóng, dữ liệu độc quyền của các doanh nghiệp công nghệ tự phát. Văn bản luật buộc tất cả các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực phải chuyển đổi sang các kiến trúc dữ liệu mở, đảm bảo khả năng đọc dịch ngược và lưu trữ dài hạn mà không làm thay đổi hay sai lệch nội dung gốc của thông điệp, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động số hóa toàn diện.
2. Các tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc đối với cấu trúc thông điệp dữ liệu
Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia mới phân định rõ các thành phần cấu trúc mà một thông tệp điện tử đạt chuẩn bắt buộc phải sở hữu để có giá trị lưu hành:
- Chuẩn hóa cấu trúc siêu dữ liệu (Metadata): Mọi thông điệp dữ liệu khi được chứng thực phải đính kèm phần dữ liệu mô tả chuẩn (bao gồm thông tin định danh chủ thể, lịch sử hệ thống, mã hash bảo mật) được đóng gói theo các định dạng phổ biến, hỗ trợ bóc tách tự động.
- Sử dụng bộ ký tự mã hóa đồng bộ: Toàn bộ nội dung văn bản số hóa phải áp dụng thống nhất bộ mã ký tự tiêu chuẩn quốc tế (như UTF-8), triệt tiêu hoàn toàn lỗi hiển thị phông chữ khi chuyển giao giữa các hệ điều hành khác nhau.
- Khả năng tương thích và liên thông: Định dạng tệp tin đầu ra của hệ thống chứng thực phải có năng lực mở, tích hợp trực tiếp vào các cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc hệ thống lõi của các tổ chức tài chính mà không cần cài đặt thêm phần mềm chuyển đổi bên thứ ba.
>>> Xem thêm bài viết: Giải pháp chuẩn hóa quy trình lưu trữ thông điệp dữ liệu điện tử tại đây.
3. Hệ quả đối với các hệ thống công nghệ không đạt chuẩn hợp quy
Việc cố tình duy trì các phần mềm nội bộ sử dụng chuẩn dữ liệu thô, không qua chứng thực và kiểm định chất lượng sẽ gây ra những điểm nghẽn lớn cho hoạt động kinh doanh.
Khi phát sinh các xung đột về mặt lợi ích thương mại dẫn đến tranh chấp pháp lý, các tệp tin không tuân thủ cấu trúc chuẩn theo Thông tư số 53/2025/TT-BKHCN sẽ bị các bên đối tác dễ dàng phủ nhận. Do hệ thống máy tính của cơ quan tài phán không thể đọc và xác thực được tính nguyên bản từ các định dạng đóng, các tài liệu này sẽ bị từ chối công nhận tư cách chứng cứ gốc. Doanh nghiệp khi đó không chỉ đối mặt với nguy cơ thua kiện mà còn phải chịu các đợt thanh tra hành chính, đình chỉ kết nối hạ tầng từ các cơ quan quản lý chuyên ngành do không đáp ứng các tiêu chí an toàn công nghệ số.
>>> Xem thêm bài viết: Cách xử lý khẩn cấp khi bị tranh chấp hợp đồng online tại đây.
4. Lộ trình ba bước tái cấu trúc hệ thống dữ liệu doanh nghiệp đúng chuẩn
Để đảm bảo các giao dịch điện tử của đơn vị không bị gián đoạn và luôn đạt hiệu lực pháp lý cao nhất, các nhà quản lý doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước chuẩn hóa sau:
Bước 1: Rà soát lại toàn bộ nhà cung cấp giải pháp hiện tại
Bộ phận kỹ thuật tiến hành kiểm tra xung đột định dạng của các phần mềm quản lý văn bản, hóa đơn hiện hành, lập danh mục các tệp tin cấu trúc cũ đang lưu trữ để chuẩn bị phương án nâng cấp định dạng.
Bước 2: Chuẩn hóa quy trình lưu kho và mã hóa tệp tin nội bộ
Thực hiện việc cấu hình lại hệ thống đầu ra, bắt buộc đính kèm siêu dữ liệu Metadata và đóng dấu chứng thực qua các cổng kết nối của các tổ chức trung gian được cấp chứng nhận hợp quy của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Bước 3: Tập huấn và thay đổi thói quen giao kết của nhân sự
Ban hành quy trình kiểm soát nội bộ mới, hướng dẫn nhân viên kiểm tra tính tương thích dữ liệu và tính toàn vẹn của tệp tin trước khi gửi đi hoặc lưu kho hệ thống dài hạn, đảm bảo mọi chứng từ số đều khớp chuẩn quốc gia.
Việc dịch nghĩa các quy định pháp lý thành các thông số kỹ thuật công nghệ thông tin để chuẩn hóa bộ máy doanh nghiệp luôn là một thách thức lớn. Nếu quý doanh nghiệp hoặc khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến chuẩn dữ liệu hoặc cần luật sư hỗ trợ xây dựng quy trình số hóa chứng từ an toàn, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để nhận được sự tư vấn chuyên sâu và tận tâm nhất.
Để lại một bình luận