Công ty em có ký hợp đồng thu hộ với hộ kinh doanh về các dịch vụ y tế. Khi công ty em trả tiền công dịch vụ cho hộ kinh doanh vào tài khoản của hộ kinh doanh thì có được đưa vào chi phí hợp lý không? Hộ kinh doanh không có hoá đơn. Có cần thủ tục gì không ạ? Anh chị nào biết tư vấn dùm em với ạ. Em cảm ơn nhiều lắm ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Điều kiện để khoản chi được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ

Căn cứ theo Thông tư 130/2026/TT-BTC, một khoản chi trả cho hộ kinh doanh chỉ được chấp nhận là chi phí được trừ khi đáp ứng đồng thời các tiêu chuẩn về tính thực tế và tính pháp lý của chứng từ. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng cơ quan thuế năm 2026 tập trung hậu kiểm vào tính khớp số liệu giữa dòng tiền và nội dung dịch vụ trên hợp đồng. Các điều kiện cốt lõi bao gồm:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có mục đích tạo ra doanh thu.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp (nếu hộ kinh doanh nộp thuế khoán theo Thông tư 18/2026/TT-BTC thì phải có bộ chứng từ thay thế hóa đơn).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (không phân biệt thanh toán một lần hay nhiều lần trong cùng một ngày cho cùng một đối tượng).

2. Quy định về hóa đơn và chứng từ thay thế đối với hộ kinh doanh

Theo hướng dẫn tại Thông tư 130/2026/TT-BTC, đối với hộ kinh doanh không thuộc diện xuất hóa đơn GTGT (hộ khoán), doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu thiết lập được bộ hồ sơ chứng minh giao dịch minh bạch. Việc sử dụng tài khoản ngân hàng mang tên hộ kinh doanh là yếu tố then chốt để bảo vệ tính xác thực của khoản chi trước các yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế địa phương. Các chứng từ cần thiết để thay thế hóa đơn bao gồm:

• Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng thu hộ được ký kết bằng văn bản, nêu chi tiết nội dung dịch vụ y tế, đơn giá và thời hạn thanh toán.
• Chứng từ chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản công ty vào tài khoản mang tên hộ kinh doanh (khớp với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).
• Sao kê chi tiết giao dịch ngân hàng hoặc giấy báo Nợ có xác nhận điện tử/đóng dấu của ngân hàng thương mại.
• Biên bản nghiệm thu hoặc các tài liệu chứng minh dịch vụ đã thực hiện thực tế, có xác nhận đầy đủ của các bên liên quan.

3. Quy trình thực hiện để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí

Xem thêm: Dạ các anh/chị cho em hỏi 1 xíu với ạ. Em làm công việc tự do tại nhà cho công ty trụ sở nước ngoài. Hợp đồng thỏa thuận là người lao động tự đóng thuế thu nhập cá nhân. Em muốn kê khai đóng theo quý hoặc theo năm thì có được không ạ (vì thu nhập mỗi tháng mỗi khác, không đồng nhất ạ). Em chân thành cảm ơn các anh/chị ạ.

Để tối ưu hóa số thuế TNDN và tránh các án phạt từ 20% đến 100% số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, Anh/Chị thực hiện theo lộ trình sau:

Bước 1: Ký kết hợp đồng và xác minh năng lực pháp lý của hộ kinh doanh Doanh nghiệp tiến hành lập hợp đồng dịch vụ bằng văn bản, trong đó quy định rõ trách nhiệm của hộ kinh doanh về việc cung cấp các chứng từ thuế liên quan. Trước khi ký, Anh/Chị phải yêu cầu đối tác cung cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và thông báo mã số thuế để kiểm tra trạng thái hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc xác minh này giúp loại bỏ rủi ro ký hợp đồng với các hộ kinh doanh đã tạm ngừng hoạt động hoặc bị đóng mã số thuế, đảm bảo chi phí thanh toán sau này không bị cơ quan thuế bác bỏ do chứng từ bất hợp pháp.

Bước 2: Thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt qua tài khoản hộ kinh doanh Doanh nghiệp thực hiện lệnh chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản thanh toán của công ty sang tài khoản ngân hàng mang tên chính chủ hộ kinh doanh theo đúng thông tin đăng ký thuế. Nội dung chuyển tiền cần được ghi chi tiết như: "Thanh toán phí dịch vụ y tế kỳ tháng… năm… theo hợp đồng số…". Chứng từ chuyển khoản ngân hàng là bằng chứng pháp lý mạnh nhất để đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo Thông tư 130/2026/TT-BTC, giúp doanh nghiệp bảo vệ chi phí ngay cả khi giá trị giao dịch lớn hơn 20 triệu đồng mà không có hóa đơn GTGT.

Bước 3: Hoàn thiện bộ chứng từ nghiệm thu và biên lai thuế của đối tác Sau khi dịch vụ hoàn thành, hai bên lập Biên bản xác nhận hoàn thành công việc kèm theo danh sách chi tiết các nội dung đã thực hiện để làm cơ sở quyết toán giá trị hợp đồng. Anh/Chị nên yêu cầu hộ kinh doanh cung cấp thêm bản sao biên lai nộp thuế khoán theo Thông tư 18/2026/TT-BTC để chứng minh hộ kinh doanh đã kê khai doanh thu thu được từ doanh nghiệp. Việc tập hợp đầy đủ biên lai thuế này phối hợp cùng biên bản nghiệm thu sẽ tạo thành một bộ hồ sơ khép kín, chứng minh giao dịch có thật và hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, từ đó tăng tính thuyết phục khi giải trình với đoàn kiểm tra thuế.

Xem thêm: Nếu cá nhân không thực hiện quyết toán thuế đúng thời hạn quy định thì có bị xử phạt hành chính không, và trong trường hợp vẫn muốn hoàn thuế sau thời hạn thì có còn được giải quyết hay không?

Bước 4: Kê khai quyết toán thuế và lưu trữ hồ sơ theo quy định Toàn bộ hồ sơ gồm hợp đồng, chứng từ thanh toán ngân hàng và biên bản nghiệm thu phải được kế toán lưu trữ tập trung, có hệ thống trong thời gian ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN năm 2026, các khoản chi này cần được hạch toán vào đúng tiểu mục chi phí quản lý hoặc chi phí bán hàng tùy theo bản chất dịch vụ thuê ngoài. Sự cẩn trọng trong khâu lưu trữ và phân loại chi phí ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cung cấp hồ sơ, tránh bị truy thu thuế và lãi chậm nộp 0,03%/ngày do thiếu sót chứng từ gốc hoặc chứng từ không đủ điều kiện theo quy định mới nhất.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu thuế, phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đồng thời, góp phần hỗ trợ hộ kinh doanh hoạt động hợp pháp, thúc đẩy môi trường kinh doanh lành mạnh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.