Tôi đang gặp một vướng mắc khi chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế vì trong năm có nhận một số khoản thù lao giảng dạy theo từng buổi từ một trung tâm đào tạo, phía trung tâm mỗi lần thanh toán đều khấu trừ 10% thuế trước khi chuyển tiền nhưng lại không cấp chứng từ khấu trừ ngay, đến bây giờ khi chuẩn bị quyết toán mới bắt đầu xin lại chứng từ thì không biết nếu chứng từ được cấp sau thời điểm quyết toán có ảnh hưởng gì đến việc kê khai hoàn thuế hay không.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về khấu trừ 10% đối với thù lao giảng dạy

Theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân, tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho cá nhân cư trú có khoản thù lao giảng dạy, nghiên cứu khoa học từ 2 triệu đồng/lần trở lên phải thực hiện khấu trừ 10% trên tổng thu nhập trước khi chi trả để nộp thuế thu nhập cá nhân thay cho người nhận thu nhập.

Khoản khấu trừ này được coi là thuế tạm nộp, nhằm đảm bảo nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động cung cấp dịch vụ, giảng dạy hoặc thù lao tương tự. Trường hợp cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn và tổng thu nhập cả năm sau khi quyết toán thấp hơn số thuế đã bị khấu trừ thì cá nhân có quyền thực hiện quyết toán thuế để được hoàn lại phần thuế nộp thừa.

Xử lý chứng từ cấp muộn trong hạch toán kế toán

Việc chứng từ như biên lai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc hóa đơn thù lao được cấp muộn có thể ảnh hưởng đến việc ghi nhận chi phí hợp lý của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.

Theo quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp, việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải dựa trên chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Nếu chứng từ cấp muộn dẫn đến sai sót hoặc thiếu sót trong kỳ kế toán trước đó, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh theo nguyên tắc kế toán, có thể ghi nhận điều chỉnh vào kỳ kế toán hiện tại hoặc điều chỉnh lại số liệu liên quan khi lập báo cáo tài chính.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, nguyên tắc xử lý cũng tương tự, yêu cầu chứng từ phải được bổ sung đầy đủ trước thời điểm quyết toán thuế để đảm bảo khoản chi được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế.

Nếu chứng từ không được bổ sung đầy đủ, khoản thù lao chi trả (bao gồm cả phần thuế đã khấu trừ 10%) có thể không được chấp nhận là chi phí hợp lý, làm tăng thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Ảnh hưởng đến quyết toán hoàn thuế

Việc chứng từ khấu trừ được cấp muộn có thể ảnh hưởng đến hồ sơ quyết toán thuế của cá nhân nếu hồ sơ không đầy đủ tại thời điểm nộp.

Theo quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân và quản lý thuế hiện hành, cá nhân khi thực hiện quyết toán để đề nghị hoàn thuế cần cung cấp đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế. Nếu chứng từ được cấp muộn hoặc thiếu, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc tạm thời chưa giải quyết hoàn thuế cho đến khi hồ sơ được hoàn thiện.

Đối với doanh nghiệp, khoản chi trả thù lao nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về chứng từ và thanh toán hợp lệ thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản liên quan).

Trường hợp chứng từ không hợp lệ hoặc không được bổ sung kịp thời, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí khi quyết toán thuế, đồng thời có nguy cơ bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp theo quy định về quản lý thuế.

Hồ sơ cần chuẩn bị để xử lý chứng từ muộn và quyết toán

• Biên lai hoặc chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức chi trả cấp.
• Hợp đồng thù lao giảng dạy hoặc biên bản nghiệm thu công việc.
• Bảng kê chi tiết thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
• Báo cáo tài chính hoặc hồ sơ kế toán có điều chỉnh liên quan (nếu áp dụng).

Việc chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ trên giúp đảm bảo quá trình quyết toán thuế và xử lý chứng từ muộn được thực hiện thuận lợi, hạn chế rủi ro bị loại chi phí hoặc chậm hoàn thuế.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ và khấu trừ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo quyền lợi hoàn thuế cho cá nhân. Đồng thời, nó góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.