Thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh chi tiết

Thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh đóng vai trò nền tảng trong mọi kế hoạch mời người thân, đối tác hay chuyên gia đến Việt Nam một cách hợp pháp. Việc nắm vững quy trình giúp cá nhân, tổ chức chủ động về mặt thời gian, hạn chế rủi ro pháp lý và thể hiện sự chuyên nghiệp trong quan hệ quốc tế. Cùng Công ty Luật ACC, quý vị sẽ được đồng hành từ những bước sơ khởi đến khi hoàn tất hồ sơ một cách trọn vẹn.

1. Thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh chi tiết

Thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh là tập hợp các hoạt động pháp lý mà theo đó một cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức tại Việt Nam đứng ra cam kết với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh về mục đích, thời gian lưu trú và các nghĩa vụ tài chính cho người nước ngoài được mời vào lãnh thổ Việt Nam.

Hoạt động này được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung 2019, 2023) và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan. Thông thường, đầu mối giải quyết là Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan, tổ chức, cá nhân bảo lãnh đặt trụ sở hoặc cư trú.

Để hình dung rõ nét, có thể tiếp cận quy trình tiêu chuẩn thông qua các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định diện bảo lãnh và mã thị thực phù hợp

Trước tiên, người bảo lãnh phải xác định chính xác mục đích nhập cảnh của người nước ngoài: thăm thân (TT), du lịch (DL), làm việc với cơ quan nhà nước (LV1), đầu tư (ĐT), lao động (LĐ) hay các mục đích khác được quy định tại Điều 8 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung 2019). Mỗi mã thị thực gắn với một bộ hồ sơ và điều kiện riêng, do đó phân loại sai ngay từ đầu sẽ khiến toàn bộ hồ sơ bị từ chối.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ bảo lãnh tại cơ quan xuất nhập cảnh

Cá nhân hoặc tổ chức bảo lãnh soạn thảo công văn đề nghị cấp thị thực theo mẫu NA2 ban hành kèm Thông tư 04/2015/TT-BCA, kèm theo bộ hồ sơ đầy đủ (chi tiết ở mục 3). Hồ sơ được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận của Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh công an cấp tỉnh. Thời gian tiếp nhận và trả kết quả thường được niêm yết công khai, dao động từ 5 đến 7 ngày làm việc tùy tính chất hồ sơ.

Bước 3: Nhận văn bản chấp thuận và chuyển cho người nước ngoài

Sau khi hồ sơ được phê duyệt, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ cấp văn bản chấp thuận nhập cảnh (thường là công văn hoặc thông báo chính thức). Người bảo lãnh có trách nhiệm chuyển bản scan hoặc bản gốc cho người nước ngoài để họ làm thủ tục nhận thị thực tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài, hoặc nhập cảnh bằng thư mời điện tử nếu đã được cấp qua hệ thống trực tuyến.

Bước 4: Người nước ngoài nhận thị thực và hoàn tất nhập cảnh

Người nước ngoài mang hộ chiếu còn hạn, ảnh chân dung và văn bản chấp thuận đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia đang cư trú để dán thị thực. Tại một số cửa khẩu quốc tế lớn, Việt Nam cũng triển khai cấp thị thực điện tử cho một số quốc tịch; người nhập cảnh có thể in mã thị thực điện tử để làm thủ tục. Khi đến cửa khẩu, họ xuất trình hộ chiếu, thị thực (hoặc mã điện tử) và khai báo y tế (nếu có) để được kiểm soát xuất nhập cảnh.

2. Các trường hợp được áp dụng thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh

Không phải mọi người nước ngoài đều có thể được bảo lãnh nhập cảnh theo cùng một cách thức. Chỉ những trường hợp có đủ yếu tố pháp lý về mục đích nhập cảnh và năng lực của bên bảo lãnh mới được chấp thuận thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh. Cụ thể:

• Người bảo lãnh phải là cá nhân đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam (thường trú hoặc tạm trú dài hạn) hoặc là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam. Đối với cá nhân, cần chứng minh mối quan hệ gia đình (vợ, chồng, con, cha, mẹ…) hoặc quan hệ công tác rõ ràng; đối với tổ chức, cần chứng minh tư cách pháp nhân và nhu cầu thực tế về việc mời chuyên gia, đối tác, nhân viên sang làm việc.
• Người nước ngoài được bảo lãnh phải có quốc tịch hoặc đang cư trú hợp pháp tại quốc gia không thuộc diện bị từ chối nhập cảnh theo quy định tại Điều 21 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung 2023); không thuộc các trường hợp bị tạm hoãn xuất cảnh hoặc cấm nhập cảnh theo thông báo của Interpol hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.
• Mục đích nhập cảnh phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam, thường được chia thành các nhóm: thăm thân, du lịch, làm việc, đầu tư, học tập, lao động, điện ảnh, kỹ thuật… mỗi nhóm sẽ áp dụng mã thị thực tương ứng và yêu cầu hồ sơ chứng minh mục đích riêng.

Đối với trường hợp mời nhiều người cùng một đoàn, cơ quan xuất nhập cảnh cho phép làm chung một công văn đề nghị nhưng phải kê khai chi tiết từng nhân sự. Những trường hợp đặc biệt như nhập cảnh vì lý do nhân đạo, chữa bệnh, cấp cứu cũng được xem xét cấp thị thực gấp nhưng cần bổ sung văn bản giải trình và hồ sơ y tế kèm theo.

Xem thêm: Hướng dẫn cách điền tờ khai nhập cảnh Hongkong chi tiết

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác là mấu chốt giúp thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh diễn ra suôn sẻ. Thành phần hồ sơ cơ bản được xây dựng dựa trên mẫu quy định tại Thông tư 04/2015/TT-BCA và thực tiễn tiếp nhận, gồm:

• Công văn đề nghị cấp thị thực (mẫu NA2 dành cho cơ quan, tổ chức; mẫu NA3 dành cho cá nhân) do người bảo lãnh ký tên, đóng dấu (nếu là tổ chức). Nội dung phải ghi rõ họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, thời hạn hộ chiếu của người nước ngoài; thời gian nhập cảnh dự kiến, cửa khẩu nhập, thời gian tạm trú và địa chỉ lưu trú tại Việt Nam.
• Bản sao hộ chiếu của người nước ngoài (trang nhân thân, trang có ảnh và các trang đã qua sử dụng). Hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh đối với thị thực thông thường, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.
• Giấy tờ chứng minh tư cách của bên bảo lãnh: cá nhân cần sao y chứng minh nhân dân/căn cước công dân, sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú; tổ chức cần bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép đầu tư hoặc quyết định thành lập, cùng văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Tài liệu chứng minh mối quan hệ hoặc mục đích nhập cảnh: giấy khai sinh, đăng ký kết hôn (với diện thăm thân); hợp đồng thương mại, văn bản ghi nhớ, thư mời làm việc (với diện công tác); giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (với diện lao động)… Tất cả tài liệu nước ngoài cần được dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
• Đối với trường hợp xin thị thực tại cửa khẩu, cần bổ sung văn bản đề nghị cấp thị thực tại cửa khẩu (mẫu NA5) và bản khai thông tin của người nước ngoài.

Lưu ý thực tế: Mỗi loại thị thực có thể đòi hỏi thêm giấy tờ đặc thù, ví dụ giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện, giấy chứng nhận đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài. Người bảo lãnh nên kiểm tra trực tiếp với cán bộ tiếp nhận hoặc chuyên gia pháp lý trước khi nộp để tránh phải chỉnh sửa nhiều lần, ảnh hưởng đến tiến độ nhập cảnh.

Xem thêm: Lý do bị từ chối nhập cảnh Malaysia phổ biến hiện nay

4. Chi phí thực hiện thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh

Thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh phát sinh các khoản chi phí bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính và chi phí tự nguyện nếu sử dụng dịch vụ. Cụ thể:

• Lệ phí xét duyệt hồ sơ bảo lãnh: được thu trực tiếp khi nộp công văn đề nghị cấp thị thực. Mức lệ phí có sự phân biệt giữa thị thực một lần và thị thực nhiều lần, giữa thời hạn dưới 1 năm và từ 1 năm đến 5 năm, cập nhật theo thông tư mới nhất của Bộ Tài chính về lĩnh vực xuất nhập cảnh. Cá nhân và tổ chức cần theo dõi bảng giá niêm yết tại nơi tiếp nhận.
• Lệ phí cấp thị thực (dán visa): người nước ngoài nộp khi nhận thị thực tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại cửa khẩu quốc tế. Mức phí phụ thuộc vào số lần xuất nhập cảnh, thời hạn thị thực và có thể khác biệt tùy theo quốc gia đặt Đại sứ quán/Lãnh sự quán.
• Phí dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có): áp dụng khi hồ sơ có tài liệu tiếng nước ngoài hoặc được cấp bởi cơ quan nước ngoài, cần chuyển ngữ và xác thực để đủ giá trị pháp lý tại Việt Nam.
• Ngoài ra, nếu lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn và đại diện nộp hồ sơ trọn gói, người bảo lãnh phải chi trả phí dịch vụ theo thỏa thuận với đơn vị cung cấp. Khoản phí này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và được hạch toán riêng biệt với phí nhà nước.

Nhìn chung, tổng chi phí sẽ dao động tùy thuộc vào loại thị thực, số lượng người được mời, tình trạng hồ sơ và quốc tịch của người nước ngoài. Việc tham khảo trước bảng giá và so sánh giữa các nhà cung cấp dịch vụ là cần thiết để dự trù ngân sách hợp lý.

5. Thời gian giải quyết thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh

Thời gian giải quyết thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh được pháp luật quy định chặt chẽ nhằm bảo đảm tính kịp thời nhưng cũng đủ để cơ quan chức năng thẩm tra hồ sơ. Theo quy định tại Điều 15 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh phải xem xét, trả lời cơ quan, tổ chức, cá nhân bảo lãnh. Trên thực tế, tùy vào khối lượng công việc và tính chất phức tạp của hồ sơ, thời gian này có thể kéo dài thêm từ 2 đến 3 ngày làm việc.

Đối với trường hợp đề nghị cấp thị thực tại cửa khẩu, thời gian xét duyệt nhanh hơn, thường trong vòng 1-3 ngày làm việc nhưng yêu cầu hồ sơ phải rõ ràng và có lý do chính đáng (ví dụ: tham dự tang lễ, thăm người thân bị bệnh hiểm nghèo…). Sau khi có văn bản chấp thuận, người nước ngoài chỉ mất thời gian tương ứng với lịch hẹn của Đại sứ quán/Lãnh sự quán để dán thị thực; trung bình từ 1 đến 3 ngày làm việc. Với hệ thống thị thực điện tử, quá trình từ khi nộp hồ sơ trực tuyến đến khi nhận mã điện tử mất khoảng 3 ngày làm việc.

Người bảo lãnh cần lưu ý thời hạn hiệu lực của văn bản chấp thuận nhập cảnh: thông thường công văn chấp thuận chỉ có giá trị trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký. Nếu quá thời hạn này mà người nước ngoài chưa đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán để nhận thị thực, văn bản sẽ tự động hết hiệu lực và bên bảo lãnh phải thực hiện lại thủ tục từ đầu.

6. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh tại Công ty Luật ACC

Để tránh những vướng mắc không đáng có trong thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh, nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn đồng hành cùng Công ty Luật ACC với những lợi ích nổi bật:

• Tiết kiệm chi phí: Thay vì tự mày mò và có nguy cơ phải nộp lại hồ sơ nhiều lần dẫn đến phát sinh lệ phí và các khoản chi không tên, quý vị nhận được báo giá trọn gói minh bạch, kiểm soát ngân sách hiệu quả ngay từ đầu.
• Đội ngũ chuyên gia: Am hiểu sâu sát quy trình hành chính và thực tiễn xét duyệt, các chuyên viên của ACC liên tục cập nhật những thay đổi mới nhất từ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để đưa ra hướng xử lý tối ưu.
• Tư vấn chuyên sâu: Không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo hồ sơ, ACC phân tích đúng diện thị thực, dự báo rủi ro bị từ chối và đề xuất phương án dự phòng, bảo vệ tối đa quyền lợi của khách hàng.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự cho đến đại diện nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ và nhận kết quả, ACC đồng hành xuyên suốt giúp khách hàng giảm tải áp lực hành chính.

Với phương châm “pháp lý chính xác – dịch vụ tận tâm”, Công ty Luật ACC cam kết mang lại trải nghiệm đơn giản, chuyên nghiệp và an toàn cho mọi yêu cầu bảo lãnh nhập cảnh.

7. Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài có thể nhập cảnh Việt Nam bằng thị thực điện tử mà không cần thư mời từ tổ chức hay cá nhân không?

Tùy theo quốc tịch, một số người nước ngoài được phép nộp đơn xin thị thực điện tử trực tuyến mà không cần thông qua bên bảo lãnh. Tuy nhiên, đối với những mục đích như lao động, đầu tư hoặc thăm thân dài hạn, việc có một công văn bảo lãnh từ cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam thường là điều kiện bắt buộc để được xem xét cấp thị thực phù hợp.

Hồ sơ bị từ chối có thể làm lại ngay không và mất bao lâu để nộp lại?

Sau khi nhận được thông báo từ chối, người bảo lãnh nên liên hệ trực tiếp với cán bộ thụ lý để biết lý do cụ thể. Thời gian nộp lại phụ thuộc vào việc khắc phục sai sót; nếu chỉ thiếu giấy tờ đơn giản, có thể bổ sung và nộp lại ngay. Trường hợp yêu cầu phải thay đổi diện thị thực hoặc cần xác minh thêm thông tin, tiến độ sẽ kéo dài từ 5-7 ngày làm việc kể từ thời điểm hồ sơ được nhận lại đầy đủ.

Một cá nhân có thể bảo lãnh cho nhiều người nước ngoài cùng lúc được không?

Pháp luật không giới hạn số lượng người nước ngoài mà một cá nhân có thể bảo lãnh. Tuy nhiên, người bảo lãnh phải chứng minh được mối quan hệ và mục đích nhập cảnh của từng người một cách rõ ràng, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc đảm bảo các nghĩa vụ tài chính cũng như quản lý lưu trú của họ trong suốt thời gian ở Việt Nam.

Thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh nếu không được thực hiện chỉn chu sẽ kéo theo nhiều hệ lụy như chậm trễ kế hoạch công tác, gián đoạn đoàn tụ gia đình và thậm chí ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức mời. Để mọi khâu được xử lý nhanh gọn, đúng luật và tiết kiệm nguồn lực, quý vị đừng ngần ngại liên hệ Công ty Luật ACC – nơi hội tụ chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn sẵn sàng đồng hành.