Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty là một trong những thủ tục hành chính quan trọng mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần đặc biệt lưu tâm sau khi thực hiện việc đổi tên. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ lưỡng quy định và có thể đồng hành cùng Công ty Luật ACC.

1. Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty về bản chất là quy trình thông báo và cập nhật thông tin người nộp thuế, chủ thể xuất nhập khẩu trong hệ thống cơ sở dữ liệu của cơ quan hải quan. Dưới đây là các bước cơ bản để hoàn tất thủ tục này.

Bước 1: Hoàn tất thủ tục thay đổi tên tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Trước khi làm việc với cơ quan hải quan, doanh nghiệp phải hoàn thành việc thay đổi tên và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Hồ sơ thay đổi tên được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 2: Cập nhật thông tin thay đổi với cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Cơ quan thuế sẽ cập nhật tên mới trên hệ thống và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc xác nhận thay đổi thông tin thuế.

Bước 3: Nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đến cơ quan hải quan

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và gửi đến Chi cục Hải quan nơi doanh nghiệp đăng ký hoặc nơi phát sinh hoạt động xuất nhập khẩu thường xuyên. Hồ sơ chi tiết sẽ được liệt kê ở mục 3. Cơ quan hải quan tiếp nhận, kiểm tra và thực hiện cập nhật thông tin trên Hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Cập nhật và đồng bộ chữ ký số, tài khoản khai báo hải quan

Sau khi được cơ quan hải quan chấp nhận thay đổi, doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ chữ ký số với tên công ty mới. Đồng thời, các tài khoản đăng nhập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia, phần mềm khai báo hải quan cũng phải được cập nhật để đảm bảo các tờ khai phát sinh sau thời điểm thay đổi thể hiện đúng tên doanh nghiệp.

2. Các điều kiện liên quan đến thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Để thực hiện thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty một cách thuận lợi, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện tiên quyết. Trước hết, doanh nghiệp phải hoàn tất việc thay đổi tên trên thực tế và đã được Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Thứ hai, doanh nghiệp cần chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế nội địa liên quan đến thông tin cũ, không có nợ thuế quá hạn tại thời điểm nộp hồ sơ cho cơ quan hải quan.

Thứ ba, tại thời điểm thông báo thay đổi, doanh nghiệp không trong tình trạng bị cưỡng chế làm thủ tục hải quan, không có các khoản nợ thuế, phí hải quan chưa được giải quyết.

Quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo các hợp đồng xuất nhập khẩu, tờ khai dang dở được xử lý dứt điểm hoặc có phương án chuyển tiếp rõ ràng trước khi yêu cầu cập nhật tên mới trên hệ thống.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Hồ sơ là yếu tố then chốt quyết định tốc độ giải quyết thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ, chính xác các giấy tờ sau:

• Văn bản thông báo thay đổi tên công ty gửi cơ quan hải quan (theo mẫu do doanh nghiệp tự soạn hoặc theo hướng dẫn của Chi cục Hải quan nơi nộp hồ sơ), trong đó nêu rõ lý do thay đổi, tên cũ, tên mới, mã số thuế và các thông tin liên quan.
• Bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử (nếu nộp qua Cổng thông tin một cửa) Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, thể hiện tên công ty sau khi thay đổi.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế đã được cập nhật tên mới hoặc Thông báo xác nhận thay đổi thông tin thuế từ cơ quan thuế.
• Bản khai bổ sung thông tin đăng ký hải quan
• Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện).
• Danh sách các tờ khai hải quan đang thực hiện còn hiệu lực (nếu có) kèm đề xuất phương án xử lý chuyển tiếp.

4. Chi phí thực hiện thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Chi phí thực hiện thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty nhìn chung không bao gồm lệ phí nhà nước chính thức cho riêng thủ tục này. Bản thân việc nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đến cơ quan hải quan không bị thu phí hay lệ phí.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số khoản chi phí gián tiếp có thể phát sinh như: chi phí sao y chứng thực giấy tờ, chi phí đi lại, chi phí cập nhật chữ ký số mới và chi phí thuê dịch vụ tư vấn, hỗ trợ từ các đơn vị chuyên nghiệp nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ.

5. Những lưu ý khi thực hiện thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Thứ nhất, thời điểm thông báo thay đổi phải được thực hiện ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, tránh tình trạng chậm trễ dẫn đến sự không trùng khớp thông tin trên các chứng từ xuất nhập khẩu với thông tin thực tế.

Thứ hai, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ các hợp đồng ngoại thương đang thực hiện để thông báo cho đối tác về việc thay đổi tên, đồng thời xin ý kiến hướng dẫn từ cơ quan hải quan nếu có các lô hàng đang trong quá trình vận chuyển.

Thứ ba, sau khi được chấp nhận cập nhật, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên hệ thống VNACCS/VCIS cũng như trên Cổng thông tin một cửa quốc gia để đảm bảo việc đồng bộ đã chính xác.

Cuối cùng, trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, doanh nghiệp nên chủ động làm việc trực tiếp với cán bộ hải quan phụ trách hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ kịp thời, tránh tự ý xử lý dẫn đến sai sót khó khắc phục.

6. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty tại Công ty Luật ACC

Khi sử dụng dịch vụ, quý khách hàng sẽ được thụ hưởng những lợi ích thiết thực như:

• Tiết kiệm chi phí: Giúp doanh nghiệp tối ưu các khoản chi phí phát sinh không cần thiết, hạn chế rủi ro bị xử phạt do chậm trễ hoặc sai sót thủ tục.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ chuyên gia của ACC am hiểu thực tiễn hoạt động hải quan, nắm vững các quy định mới nhất và quy trình xử lý tại từng đơn vị hải quan địa phương.
• Tư vấn chuyên sâu: Cung cấp giải pháp toàn diện, từ rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo văn bản cho đến xử lý các tờ khai đang thực hiện, đảm bảo không gián đoạn hoạt động xuất nhập khẩu.
• Hỗ trợ toàn diện: Đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình làm việc với cơ quan hải quan, thay mặt doanh nghiệp theo dõi tiến độ và xử lý nhanh các vướng mắc phát sinh.

7. Câu hỏi thường gặp

Thời gian cơ quan hải quan giải quyết thủ tục thay đổi tên công ty là bao lâu?

Theo quy định, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan hải quan sẽ thực hiện cập nhật thông tin trong thời hạn 03 ngày làm việc. Tuy nhiên, thời gian thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần bổ sung.

Doanh nghiệp có được tiếp tục xuất nhập khẩu trong thời gian chờ cập nhật tên mới trên hệ thống hải quan không?

Trong thời gian chờ cập nhật, doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện xuất nhập khẩu nhưng nên sử dụng tên cũ trên tờ khai và các chứng từ, đồng thời phải đảm bảo giải trình được với đối tác và cơ quan hải quan về tình trạng đang chuyển đổi.

Nếu không thực hiện thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty có bị xử phạt không?

Có. Hành vi không thông báo hoặc chậm thông báo thay đổi thông tin với cơ quan hải quan bị coi là vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan và có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty là một thủ tục bắt buộc và có ý nghĩa quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động xuất nhập khẩu hợp pháp và liên tục. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu, quý doanh nghiệp hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn tận tình và đồng hành hiệu quả.