Nhiều cơ quan, tổ chức khi phát hiện tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đã hết giá trị sử dụng hoặc bị hư hỏng nặng thường lúng túng không biết phải làm gì. Việc tự ý tiêu hủy hoặc thực hiện sai quy trình có thể bị coi là vi phạm nghiêm trọng, dẫn đến xử lý hành chính, thậm chí trách nhiệm hình sự nếu liên quan đến tài liệu quan trọng của Nhà nước. Công ty Luật ACC là đơn vị tư vấn pháp luật uy tín, hỗ trợ các tổ chức thực hiện đúng thủ tục hủy tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định hiện hành.
1. Cơ sở pháp lý của thủ tục hủy tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Công tác văn thư, lưu trữ nhà nước thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ theo Thông tư 10/2025/TT-BNV ngày 19/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 06/2026/TT-BNV).
Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu, hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ, bao gồm việc hủy tài liệu hết giá trị. Thủ tục hủy tài liệu lưu trữ lịch sử còn chịu sự điều chỉnh của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về hội đồng hủy tài liệu, trình tự thẩm định và quyết định hủy.
2. Đối tượng và điều kiện được hủy tài liệu
Đối tượng áp dụng:
- Cơ quan lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
- Các cơ quan, tổ chức có tài liệu đang được bảo quản tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh khi có căn cứ hủy theo quy định.
Điều kiện để hủy:
- Tài liệu đã hết thời hạn bảo quản và không còn giá trị lịch sử, khoa học hoặc thực tiễn.
- Tài liệu bị hư hỏng nặng, không thể phục hồi và không còn giá trị sử dụng.
- Được Hội đồng hủy tài liệu thẩm định và cơ quan có thẩm quyền quyết định hủy.
- Có đầy đủ hồ sơ đề nghị, danh mục và biên bản liên quan.
>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn đề án thành lập đơn vị hành chính
3. Quy trình thủ tục hủy tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Thủ tục được thực hiện theo các bước chính sau:
Bước 1: Rà soát và lập danh mục đề nghị hủy
Cơ quan lưu trữ hoặc đơn vị quản lý rà soát tài liệu, lập danh mục những tài liệu đủ điều kiện hủy kèm lý do cụ thể.
Bước 2: Thành lập Hội đồng hủy tài liệu
Thành lập Hội đồng hủy tài liệu theo quy định (thường do lãnh đạo cơ quan lưu trữ chủ trì, có sự tham gia của đại diện chuyên môn và các bên liên quan). Hội đồng thẩm định tính hợp pháp và sự cần thiết của việc hủy.
Bước 3: Lập hồ sơ đề nghị hủy
Hồ sơ bao gồm:
- Tờ trình đề nghị hủy.
- Danh mục tài liệu đề nghị hủy.
- Biên bản họp Hội đồng hủy tài liệu.
- Các tài liệu chứng minh lý do hủy (nếu có).
Bước 4: Trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định
Hồ sơ được trình lên cơ quan có thẩm quyền (theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ) để xem xét và ban hành quyết định hủy.
Bước 5: Tổ chức hủy và lập biên bản
Sau khi có quyết định, tiến hành hủy tài liệu theo phương thức được phê duyệt (đốt, nghiền, xóa dữ liệu điện tử…). Lập biên bản hủy và lưu trữ hồ sơ liên quan theo quy định.
>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện
4. Lưu ý quan trọng và rủi ro thường gặp
- Không được tự ý hủy: Mọi việc hủy phải có quyết định của cấp có thẩm quyền và thông qua Hội đồng.
- Tài liệu lịch sử có giá trị đặc biệt: Một số tài liệu có thể được chuyển giao hoặc bảo quản đặc biệt thay vì hủy.
- Tài liệu điện tử: Phải bảo đảm xóa dữ liệu triệt để, không thể phục hồi.
- Rủi ro phổ biến:
- Hủy thiếu quyết định hoặc biên bản → bị xử lý vi phạm hành chính.
- Danh mục không chính xác → phải làm lại toàn bộ quy trình.
- Không tuân thủ hướng dẫn của Sở Nội vụ theo Thông tư 10/2025/TT-BNV (đã sửa đổi) → bị kiểm điểm trách nhiệm.
- Hủy nhầm tài liệu còn giá trị → gây hậu quả khó khắc phục về mặt lịch sử và pháp lý.
5. Lợi ích khi được hỗ trợ chuyên nghiệp trong thủ tục hủy tài liệu
Việc tự thực hiện dễ gặp vướng mắc về thẩm quyền, thành phần Hội đồng và hồ sơ. Khi được hỗ trợ chuyên sâu:
- Xác định đúng điều kiện và thành phần tài liệu được hủy.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy cách ngay từ đầu.
- Tuân thủ đúng vai trò hướng dẫn của Sở Nội vụ theo Thông tư 10/2025/TT-BNV (đã được sửa đổi, bổ sung).
- Giảm thiểu rủi ro bị trả hồ sơ hoặc bị xử lý vi phạm.
- Bảo đảm quá trình hủy diễn ra an toàn, minh bạch và đúng pháp luật.
Hủy tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là thủ tục nhạy cảm, đòi hỏi sự chính xác cao về pháp lý và nghiệp vụ. Liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết quy trình, hỗ trợ lập hồ sơ và đồng hành thực hiện thủ tục hủy tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh một cách an toàn, đúng quy định. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ quý vị hoàn thành trách nhiệm này nhanh chóng và hiệu quả.
Để lại một bình luận