Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Quy định pháp lý về sử dụng hóa đơn giấy
Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giấy (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) hiện chỉ được sử dụng trong một số trường hợp cụ thể, vì từ 1/7/2022, các doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể mua hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành nếu thuộc đối tượng đặc biệt, như không đủ điều kiện hạ tầng công nghệ hoặc kinh doanh ở khu vực khó khăn.
Điều kiện để mua hóa đơn giấy bao gồm: doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế, có thông báo phát hành hóa đơn hợp lệ, và không vi phạm quy định về thuế trong 12 tháng gần nhất. Từ năm 2025, việc sử dụng hóa đơn giấy ngày càng hạn chế, nên Anh/Chị cần cân nhắc chuyển sang hóa đơn điện tử để tuân thủ quy định và tối ưu hóa quản lý.
2. Hồ sơ và thủ tục mua hóa đơn giấy
Để mua hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC (vẫn áp dụng cho hóa đơn giấy). Hồ sơ gồm:
- (i) Đơn đề nghị mua hóa đơn (Mẫu TB01/AC);
- (ii) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng);
- (iii) Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB01/AC, nộp trước khi sử dụng ít nhất 5 ngày);
- (iv) Chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện pháp luật (bản sao);
- (v) Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật. Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý doanh nghiệp.
Sau khi thẩm định (thường 2-3 ngày làm việc), cơ quan thuế sẽ cấp Quyết định bán hóa đơn (Mẫu 03-6/GTGT) và cung cấp hóa đơn giấy (số lượng giới hạn, ví dụ 50-100 hóa đơn/lần). Doanh nghiệp cần nộp phí mua hóa đơn (khoảng 500-800 đồng/hóa đơn, tùy loại) và ký nhận vào sổ theo dõi.
3. Quy trình thực hiện và lưu ý khi mua hóa đơn
Quy trình mua hóa đơn giấy bao gồm các bước:
- (i) Đăng ký sử dụng hóa đơn giấy qua hệ thống eTax hoặc tại Chi cục Thuế;
- (ii) Nộp hồ sơ và nhận quyết định bán hóa đơn;
- (iii) Thanh toán phí và nhận hóa đơn tại cơ quan thuế;
- (iv) Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng (Mẫu BC26/AC), nộp chậm nhất ngày 20 tháng sau.
Lưu ý, hóa đơn giấy phải được viết đúng quy định, không tẩy xóa, và lưu trữ 10 năm để phục vụ kiểm tra. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ số lượng, seri hóa đơn khi nhận, và báo ngay nếu có sai sót. Từ 1/6/2025, nếu doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 117/2024/NĐ-CP, nên việc mua hóa đơn giấy chỉ là giải pháp tạm thời. Khuyến nghị đầu tư phần mềm hóa đơn điện tử để giảm chi phí và rủi ro.
4. Rủi ro và khuyến nghị khi sử dụng hóa đơn giấy
Việc sử dụng hóa đơn giấy tiềm ẩn rủi ro như mất hóa đơn, sai sót khi viết, hoặc không đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế, dẫn đến phạt từ 4-8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, hóa đơn giấy không thuận tiện cho giao dịch trực tuyến và khó tích hợp với hệ thống kế toán hiện đại.
Từ năm 2025, cơ quan thuế tăng cường kiểm tra hóa đơn qua dữ liệu điện tử, nên việc duy trì hóa đơn giấy có thể gây bất lợi. Doanh nghiệp mới thành lập nên ưu tiên đăng ký hóa đơn điện tử qua các nhà cung cấp uy tín như Viettel, VNPT, hoặc BKAV để đảm bảo tuân thủ và tiết kiệm thời gian. Nếu vẫn cần hóa đơn giấy, hãy đảm bảo hồ sơ đầy đủ và kê khai đúng hạn để tránh vi phạm.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!
Để lại một bình luận