Thủ tục xác lập chứng cứ từ thông điệp dữ liệu

Bạn đang gặp khó khăn khi sử dụng email, hợp đồng điện tử, tin nhắn hoặc các thông điệp dữ liệu khác làm chứng cứ trong tranh chấp, thanh tra hoặc tố tụng? Việc xác lập chứng cứ từ thông điệp dữ liệu không đúng quy chuẩn kỹ thuật có thể dẫn đến chứng cứ bị bác bỏ, thua kiện hoặc chịu thiệt hại lớn.  Là đơn vị tư vấn pháp luật uy tín, Công ty Luật ACC hiểu rõ những thách thức này và hỗ trợ thủ tục xác lập chứng cứ từ thông điệp dữ liệu một cách chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

1. Cơ sở pháp lý về xác lập chứng cứ từ thông điệp dữ liệu

Thông tư 53/2025/TT-BKHCN ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về yêu cầu đối với dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu. Quy chuẩn này áp dụng cho các tổ chức, cá nhân cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu tại Việt Nam (trừ dịch vụ chuyên dùng cho công vụ).

Đối tượng áp dụng: Tổ chức, cá nhân liên quan đến giao dịch điện tử, chứng thực thông điệp dữ liệu và sử dụng chúng làm chứng cứ trong các thủ tục pháp lý.

Những điểm mới quan trọng theo Thông tư số 53/2025/TT-BKHCN:

• Quy định chi tiết yêu cầu kỹ thuật về hệ thống, an toàn thông tin, quy trình chứng thực, lưu trữ và quản lý rủi ro.
• Đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực, không thể chối bỏ của thông điệp dữ liệu.
• Tăng cường giá trị chứng minh pháp lý của chứng cứ điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

2. Quy trình thủ tục xác lập chứng cứ từ thông điệp dữ liệu

Dưới đây là các bước thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành và Quy chuẩn mới:

• Bước 1: Thu thập và bảo quản thông điệp dữ liệu gốc 

Lưu trữ đầy đủ thông điệp (email, file điện tử, log hệ thống…) với metadata (thời gian, IP, chữ ký số nếu có).

• Bước 2: Sử dụng dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu 

Ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực đã tuân thủ QCVN 139:2025/BKHCN quy định các yêu cầu kỹ thuật về dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu để xác thực tính toàn vẹn và nguồn gốc của thông điệp.

• Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ xác lập chứng cứ

• Văn bản yêu cầu chứng thực.
• Bản sao thông điệp dữ liệu và kết quả chứng thực.
• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của bên liên quan.

• Bước 4: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền 

Nộp kèm trong hồ sơ tố tụng, khiếu nại, thanh tra hoặc thủ tục hành chính (Tòa án, cơ quan điều tra, thanh tra…).

• Bước 5: Theo dõi và bổ sung khi cần 

Cung cấp thêm giải trình hoặc chứng minh tính hợp lệ của chứng cứ điện tử nếu bị yêu cầu đối chiếu.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn rủi ro pháp lý thông điệp dữ liệu

3. Lưu ý quan trọng và rủi ro thường gặp

• Điều kiện chứng cứ hợp lệ: Thông điệp phải được chứng thực bởi dịch vụ đạt chuẩn kỹ thuật quốc gia, đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý.
• Rủi ro phổ biến: Sử dụng thông điệp không được chứng thực → bị bác bỏ; lưu trữ không an toàn → mất dữ liệu hoặc bị nghi ngờ giả mạo; không tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ.
• Lưu ý: Từ 01/07/2026, chứng cứ điện tử không đạt Quy chuẩn QCVN 139:2025/BKHCN quy định các yêu cầu kỹ thuật về dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu dễ bị loại trừ trong tố tụng.

Bảng tóm tắt các bước thủ tục:

>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ khiếu nại tổ chức dịch vụ chứng thực

4. Lợi ích khi được hỗ trợ chuyên nghiệp

Tự thực hiện thủ tục thường gặp sai sót về kỹ thuật, hồ sơ không đầy đủ hoặc không hiểu rõ Quy chuẩn mới, dẫn đến chứng cứ bị vô hiệu hóa và thua thiệt trong tranh chấp. Công ty Luật ACC hỗ trợ:

• Đánh giá tính hợp lệ của thông điệp dữ liệu hiện có.
• Hướng dẫn lựa chọn và phối hợp với dịch vụ chứng thực đạt chuẩn.
• Soạn thảo hồ sơ, văn bản giải trình chuyên nghiệp.
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước và tham gia tố tụng khi cần.

Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý giao dịch điện tử và chứng cứ số cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi giúp bạn xác lập chứng cứ vững chắc, giảm thiểu rủi ro và tăng tỷ lệ thành công.

Đừng để thông điệp dữ liệu quan trọng bị bác bỏ chỉ vì thủ tục không đúng quy định. Liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thủ tục xác lập chứng cứ từ thông điệp dữ liệu. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn, giúp bảo vệ quyền lợi một cách vững chắc và hiệu quả.