Mọi người cho em hỏi, cá nhân có thu nhập từ việc cho thuê kho bãi, nhưng bên thuê là công ty. Vậy phần thuế này bên công ty có được tính vào chi phí hợp lý không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015, các khoản chi của doanh nghiệp được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

(i) khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh;

(ii) có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;

(iii) không thuộc các khoản chi không được trừ quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung)

Chi phí tiền thuê kho bãi mà doanh nghiệp thanh toán cho cá nhân (chủ sở hữu kho bãi) được xem là khoản chi hợp lý và được trừ nếu kho bãi được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như lưu trữ hàng hóa hoặc tài sản phục vụ kinh doanh.

Điều kiện cụ thể đối với chi phí thuê kho bãi từ cá nhân

• Liên quan đến hoạt động kinh doanh: Kho bãi phải được sử dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, không phải cho mục đích cá nhân hoặc không liên quan. Doanh nghiệp cần chứng minh tính liên quan này qua hợp đồng thuê và các tài liệu nội bộ như biên bản bàn giao kho bãi hoặc báo cáo sử dụng tài sản.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Đối với cá nhân cho thuê kho bãi, nếu cá nhân không xuất hóa đơn GTGT (vì không phải là đối tượng kê khai GTGT theo phương pháp khấu trừ), doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hợp đồng thuê, biên lai thu tiền hoặc chứng từ thanh toán chuyển khoản làm cơ sở chứng từ. Theo khoản 3.6 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung), các khoản chi dưới 20 triệu đồng mỗi lần thanh toán có thể không cần hóa đơn nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, nhưng khuyến nghị sử dụng hóa đơn điện tử nếu cá nhân đăng ký.
• Khấu trừ thuế tại nguồn: Doanh nghiệp phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với thu nhập từ cho thuê tài sản của cá nhân theo mức 10% trên doanh thu (nếu cá nhân không cung cấp giấy tờ chứng minh thu nhập dưới mức chịu thuế), đồng thời, nếu khoản thuê chịu thuế GTGT (tỷ lệ 5% theo Thông tư 69/2025/TT-BTC), doanh nghiệp phải khấu trừ và nộp thay GTGT cho cá nhân. Việc khấu trừ này là điều kiện bắt buộc để khoản chi được công nhận là hợp lý, tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Lưu ý về rủi ro nếu không tuân thủ

Nếu doanh nghiệp không khấu trừ thuế hoặc thiếu chứng từ, cơ quan thuế có thể loại khoản chi này khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN và có thể bị phạt hành chính từ 20% số thuế chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ để kiểm tra sau này, bao gồm:

• Hợp đồng thuê kho bãi (có chữ ký hai bên, thời hạn rõ ràng).
• Chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng ưu tiên).
• Biên lai khấu trừ thuế TNCN và GTGT (nếu áp dụng).
• Các tài liệu chứng minh sử dụng kho bãi cho kinh doanh (như hóa đơn xuất kho hoặc báo cáo tài chính).

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, tránh rủi ro kiểm tra và phạt từ cơ quan thuế, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.