Doanh nghiệp có khoản chi mua quà tặng khách hàng dịp lễ, hóa đơn đứng tên công ty đầy đủ, vậy thuế giá trị gia tăng đầu vào của quà tặng có được khấu trừ không và khi tặng có phải xuất hóa đơn không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào của khoản chi mua quà tặng

Theo quy định tại Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 (vẫn đang áp dụng cho các kỳ tính thuế hiện tại cho đến khi Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng phục vụ sản xuất kinh doanh được khấu trừ toàn bộ.

Căn cứ hướng dẫn tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, để được khấu trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng:

• Hàng hóa mua vào phải có hóa đơn GTGT điện tử hợp pháp mang tên và mã số thuế công ty.
• Khoản chi phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Mục đích tặng quà phải chứng minh được là phục vụ hoạt động kinh doanh (quảng bá, tri ân khách hàng).
• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2025) tại Điều 14 cũng kế thừa nguyên tắc này, đảm bảo tính liên tục trong chính sách khấu trừ cho doanh nghiệp.

2. Nghĩa vụ xuất hóa đơn GTGT đầu ra khi tặng quà khách hàng

Một sai sót phổ biến mà nhiều kế toán mắc phải là chỉ hạch toán mua vào mà quên nghĩa vụ xuất hóa đơn đầu ra. Theo quy định hiện hành, hàng hóa dùng để biếu tặng vẫn phải lập hóa đơn để ghi nhận doanh thu tính thuế (dù doanh thu bằng 0).

Bước 1: Lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa biếu tặng không thu tiền Khi thực hiện tặng quà, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu như hóa đơn bán hàng thông thường, dòng giá bán ghi là giá thực tế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng, dòng thuế suất và tiền thuế GTGT ghi theo quy định. Việc lập hóa đơn này giúp doanh nghiệp khớp đúng số lượng tồn kho trên sổ sách và tờ khai thuế, đồng thời là bằng chứng để cơ quan thuế chấp nhận số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ ở phần 1.

• Tên người mua là tên khách hàng hoặc ghi "Khách hàng không lấy hóa đơn" nếu tặng cho cá nhân nhỏ lẻ.
• Ghi rõ nội dung: "Hàng biếu tặng không thu tiền" để phân biệt với hoạt động bán hàng thương mại thông thường.
• Giá tính thuế GTGT là giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm phát sinh.
• Thuế suất GTGT áp dụng theo loại hàng hóa đó (thường là 8% hoặc 10% tùy danh mục hàng được giảm thuế năm 2026).
• Hóa đơn phải được ký số và gửi lên hệ thống của Tổng cục Thuế để cấp mã ngay tại thời điểm trao quà cho khách.

Bước 2: Hoàn thiện bộ hồ sơ chứng minh mục đích kinh doanh Để khoản chi mua quà tặng (ví dụ 2 tỷ đồng) được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp cần lập bộ hồ sơ chặt chẽ. Hồ sơ này giúp chứng minh chi phí tặng quà mang tính chất tiếp thị, không phải chi dùng cá nhân của ban lãnh đạo hay chi khống nhằm trốn thuế. Việc chuẩn bị hồ sơ từ trước giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian giải trình khi có đoàn thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở công ty trong năm 2026.

• Quyết định hoặc kế hoạch tặng quà của Ban Giám đốc phê duyệt (nêu rõ đối tượng, số lượng, trị giá quà).
• Danh sách khách hàng nhận quà có ký nhận hoặc vận đơn chuyển phát nhanh của đơn vị giao nhận uy tín.
• Biên bản bàn giao quà tặng đối với các món quà có giá trị lớn để làm căn cứ đối soát tài sản cố định/công cụ dụng cụ.
• Hợp đồng mua quà tặng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng để bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Thư chúc mừng hoặc thiệp tri ân đính kèm để thể hiện rõ mục đích quảng bá thương hiệu và chăm sóc khách hàng.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế khấu trừ sai (theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019, mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng tùy mức độ), đồng thời tối ưu hóa chi phí thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty Luật ACC.