Mọi người cho mình hỏi, công ty mình mới mua một số máy móc cũ từ nước ngoài về và có đầy đủ chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu tại cửa khẩu, vậy số tiền thuế này mình sẽ được khấu trừ ngay trong kỳ hay phải chờ đến khi máy móc đi vào hoạt động chính thức thì mới bắt đầu được kê khai thuế đầu vào ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hàng hóa nhập khẩu

Pháp luật về thuế GTGT quy định rất chặt chẽ về các tiêu chuẩn để một doanh nghiệp được phép khấu trừ số thuế GTGT đã nộp ở khâu nhập khẩu tại cửa khẩu.

Cơ sở pháp lý căn bản: Theo quy định tại Điều 15 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi các Luật số 31/2013/QH13, Luật số 71/2014/QH13, Luật số 106/2016/QH13 và các văn bản hiện hành), để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện cốt lõi:

• Hàng hóa nhập khẩu (bao gồm cả máy móc, thiết bị cũ) phải được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Có chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hợp pháp.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa nhập khẩu từ 20 triệu đồng trở lên (trừ các trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật).

Đính chính thông tin phản hồi từ người dùng: Thông tin đề xuất từ Anh/Chị về việc áp dụng "Luật Thuế GTGT năm 2024" hay "Thông tư 69/2025/TT-BTC" là không chính xác và không có thực trên hệ thống pháp luật Việt Nam. Khung văn bản tối cao điều chỉnh sắc thuế này hiện nay vẫn là Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 (sửa đổi, bổ sung qua các năm) và văn bản hướng dẫn thi hành cốt lõi là Thông tư 219/2013/TT-BTC (được sửa đổi,bổ sung bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC). Công Ty Luật ACC xin đính chính để doanh nghiệp áp dụng đúng văn bản còn hiệu lực khi làm việc với đoàn kiểm tra thuế.

Thời điểm kê khai và mẫu tờ khai thuế GTGT đầu vào

Việc xác định đúng thời điểm kê khai thuế giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải phóng dòng tiền và bảo đảm tính hợp pháp của kỳ kế toán.

• Thời điểm được phép kê khai: Căn cứ theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, số thuế GTGT nộp ở khâu nhập khẩu được kê khai, khấu trừ ngay trong kỳ tính thuế phát sinh chứng từ nộp thuế (tháng hoặc quý doanh nghiệp đang áp dụng). Doanh nghiệp không cần chờ đến khi máy móc cũ lắp đặt xong hay chính thức đi vào hoạt động sản xuất mới được kê khai.
• Mẫu tờ khai áp dụng: Việc kê khai được thực hiện trên Tờ khai thuế GTGT Mẫu số 01/GTGT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (Thông tư 80/2021/TT-BTC là văn bản hiện hành quy định về hệ thống mẫu biểu tờ khai thuế, không phải Thông tư 39/2014/TT-BTC hay Thông tư 151/2014/TT-BTC như thông tin cũ).Doanh nghiệp điền số liệu tiền thuế đã nộp vào chỉ tiêu số [23] và [24] trên tờ khai này.

Thành phần hồ sơ để kê khai khấu trừ thuế GTGT nhập khẩu

Để chứng minh tính hợp pháp của khoản thuế đề nghị khấu trừ khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, quyết toán, doanh nghiệp cần lưu trữ bộ hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm (mỗi mục một dòng):

• Tờ khai hải quan nhập khẩu máy móc cũ đã được thông quan chính thức.
• Chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước (Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) hiển thị rõ số thuế GTGT khâu nhập khẩu đã hoàn thành nộp tại cửa khẩu.
• Hóa đơn thương mại – Invoice (chứng từ do nhà cung cấp nước ngoài phát hành thể hiện trị giá hàng hóa).
• Hợp đồng mua bán ngoại thương (được ký kết hợp pháp giữa doanh nghiệp và đối tác nước ngoài).
• Vận đơn – Bill of lading (chứng từ vận chuyển quốc tế thể hiện nguồn gốc, tuyến đường và chủ sở hữu hàng hóa).
• Chứng từ thanh toán quốc tế qua ngân hàng (Ủy nhiệm chi, điện chuyển tiền T/T hoặc L/C) khớp với giá trị trên hợp đồng.

Quy trình 3 bước kê khai khấu trừ thuế GTGT máy móc nhập khẩu năm 2026

Doanh nghiệp thực hiện quy trình hạch toán và khai báo thuế trên hệ thống Thuedientu theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra tính thông quan và đối soát chứng từ nộp tiền thuế Sau khi hàng hóa được thông quan và doanh nghiệp hoàn thành việc nộp tiền thuế GTGT nhập khẩu vào kho bạc, kế toán thu thập Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn kế toán cần đối chiếu kỹ lưỡng số tiền thuế ghi trên giấy nộp tiền với số thuế phải nộp hiển thị tại chỉ tiêu thuế GTGT trên tờ khai hải quan. Căn cứ theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, ngày xác lập quyền được khấu trừ thuế là ngày doanh nghiệp thực tế nộp tiền vào ngân sách,không phải ngày mở tờ khai hải quan. Doanh nghiệp cần đảm bảo chứng từ nộp tiền hiển thị rõ mã chương, mã tiểu mục của thuế GTGT hàng nhập khẩu để hệ thống của Tổng cục Thuế ghi nhận dữ liệu chính xác.

Bước 2: Thực hiện kê khai số liệu lên tờ khai Mẫu số 01/GTGT trực tuyến Kế toán đăng nhập vào phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc kê khai trực tuyến trên cổng thông tin của cơ quan thuế để lập tờ khai của kỳ phát sinh chứng từ nộp thuế. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn Anh/Chị nhập tổng giá trị tính thuế của máy móc cũ vào chỉ tiêu số [23], và nhập toàn bộ số thuế GTGT khâu nhập khẩu đã nộp vào chỉ tiêu số [24] và chỉ tiêu [25] trên tờ khai Mẫu số 01/GTGT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Do hệ thống quản lý thuế hiện nay đã liên thông với dữ liệu của Tổng cục Hải quan, việc nhập chính xác số tiền thuế đã nộp giúp tờ khai dễ dàng đi qua bộ lọc kiểm tra tự động của hệ thống. Kế toán tiến hành kết xuất tờ khai, sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để nộp tờ khai gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 3: Lưu trữ bộ hồ sơ liên thông và đối chiếu dữ liệu hậu kiểm Sau khi nộp tờ khai thành công, doanh nghiệp tiến hành đóng tập toàn bộ chứng từ giấy và file điện tử liên quan đến lô hàng máy móc cũ nhập khẩu này. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn kế toán cần sắp xếp hóa đơn thương mại (invoice), vận đơn (bill of lading) đi kèm tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán ngân hàng thành một bộ hồ sơ đồng bộ. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời gian lưu trữ bắt buộc đối với hồ sơ thuế là ít nhất 10 năm để phục vụ công tác thanh tra sau này. Nếu phát hiện ra sai sót hoặc bỏ sót chưa kê khai ở các kỳ trước, doanh nghiệp được quyền lập tờ khai bổ sung KHBS tại bất kỳ thời điểm nào trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra tại trụ sở nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi khấu trừ của mình.

Việc tuân thủ đúng thời điểm kê khai giúp doanh nghiệp tránh các chế tài hành chính, như phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm kê khai theo Điều 137 Luật Quản lý thuế 2019, đồng thời đảm bảo dòng tiền hoạt động thông suốt. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.