Em đang thuê mặt bằng kinh doanh, trong hợp đồng ghi tiền thuê đã bao gồm thuế, nhưng chủ nhà lại không xuất hóa đơn, vậy em có được khấu trừ chi phí thuê nhà khi tính thuế TNDN không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện khấu trừ chi phí thuê mặt bằng kinh doanh khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí thuê mặt bằng kinh doanh được xem là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:

(i) chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh;

(ii) có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;

(iii) chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (trừ trường hợp thanh toán bằng tiền mặt dưới 20 triệu đồng mỗi lần).

Hợp đồng thuê mặt bằng phải được lập thành văn bản theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, nêu rõ các điều khoản về giá thuê, thời hạn và trách nhiệm các bên. Việc hợp đồng ghi "tiền thuê đã bao gồm thuế" không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chi phí, nhưng phải chứng minh được khoản chi này là hợp lý và có cơ sở pháp lý.

Yêu cầu về hóa đơn và chứng từ

Theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, hóa đơn là chứng từ bắt buộc đối với các giao dịch kinh doanh, bao gồm thuê tài sản. Nếu chủ nhà là cá nhân không đăng ký kinh doanh (không phải hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp), họ không bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định tại Điều 13 Nghị định này, nhưng bên thuê vẫn cần chứng từ thay thế để khấu trừ chi phí, chẳng hạn như:

• Hợp đồng thuê tài sản có chữ ký của các bên và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (nếu cần).
• Biên lai thu tiền hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng chứng minh việc thanh toán.
• Cam kết của chủ nhà về việc không xuất hóa đơn (nếu áp dụng), kèm theo thông tin cá nhân của chủ nhà để cơ quan thuế kiểm tra.

Nếu không có hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ, khoản chi thuê nhà sẽ không được khấu trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN và có thể bị truy thu thuế kèm phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019. Trong trường hợp chủ nhà là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, họ bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, và nếu không xuất, bên thuê có quyền yêu cầu cơ quan thuế xử lý theo quy định.

Hậu quả pháp lý nếu không khấu trừ được chi phí

Việc thiếu hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro khi quyết toán thuế TNDN, cơ quan thuế có quyền loại trừ khoản chi này khỏi chi phí được trừ, khiến doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN với mức thuế suất 20% trên phần thu nhập tăng thêm (theo Điều 10 Luật Thuế TNDN). Ngoài ra, nếu phát hiện vi phạm về chứng từ, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế. Để tránh rủi ro, Anh/Chị nên yêu cầu chủ nhà bổ sung chứng từ hoặc đàm phán sửa đổi hợp đồng để đảm bảo tính hợp lệ.

Việc tuân thủ đầy đủ quy định về chứng từ và hóa đơn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí khấu trừ, tránh các khoản phạt không đáng có và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, điều này góp phần giảm thiểu rủi ro kiểm tra thuế từ cơ quan nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.