Các bạn cho mình hỏi, công ty em chi tiền thuê phòng họp, hóa đơn từ khách sạn không mã số thuế. Có tính vào chi phí hợp lý không?

# Thuê phòng họp, hóa đơn không mã số thuế hợp lệ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện hợp lệ của hóa đơn cung cấp dịch vụ thuê phòng họp

Căn cứ theo khoản 1 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
• Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn bán tài sản công
• Tem, vé, thẻ
• Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. (được hướng dẫn bởi Khoản 1, Điềm a, b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC)
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Căn cứ khoản 3 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về số hóa đơn như sau:

• Số hóa đơn là số thứ tự thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập, ghi bằng chữ số Ả-rập và có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào 31/12 hàng năm, tối đa đến số 99.999.999.
• Số hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng ký hiệu và mẫu số hóa đơn. Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, số hóa đơn được in sẵn và người mua sử dụng đến hết từ khi mua.
• Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở hoặc cùng dùng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu, hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn theo thời điểm ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
• Trường hợp số hóa đơn không theo nguyên tắc trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo số hóa đơn tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập, sử dụng một lần, tối đa 8 chữ số.

Yêu cầu cụ thể về mã số thuế trên hóa đơn

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, tại Điều 10 nêu rõ hóa đơn điện tử (hình thức phổ biến hiện nay) phải ghi đầy đủ mã số thuế của bên bán tại phần thông tin người bán.

Mã số thuế là yếu tố bắt buộc để xác định danh tính pháp lý của đơn vị cung cấp dịch vụ thuê phòng họp, giúp cơ quan thuế kiểm soát và truy vết giao dịch. Trong trường hợp thuê phòng họp từ doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh, nếu hóa đơn không có mã số thuế, người mua không thể sử dụng để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dẫn đến thiệt hại về thuế (ví dụ: không được hoàn thuế hoặc khấu trừ 10% GTGT trên giá trị dịch vụ).

Hậu quả pháp lý nếu hóa đơn không hợp lệ

Căn cứ Điều 16 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, người nộp thuế bị xử phạt bằng 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn không đúng quy định trong trường hợp sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào nhằm làm giảm số thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm.

Trường hợp cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện hành vi vi phạm nhưng người mua chứng minh được lỗi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thuộc về bên bán và người mua đã thực hiện hạch toán kế toán đầy đủ, đúng quy định thì vẫn áp dụng mức xử phạt nêu trên.

Ngoài hình thức xử phạt, người nộp thuế còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả, bao gồm việc nộp đủ số tiền thuế còn thiếu, số tiền thuế đã được hoàn, miễn, giảm vượt quy định và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước đối với hành vi quy định tại khoản 1 Điều 16. Trường hợp hành vi vi phạm đã hết thời hiệu xử phạt thì không áp dụng hình thức xử phạt hành chính, tuy nhiên người nộp thuế vẫn phải nộp đầy đủ các khoản thuế thiếu, thuế được hoàn, miễn, giảm không đúng và tiền chậm nộp theo thời hạn quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Đồng thời, người nộp thuế phải thực hiện điều chỉnh lại số lỗ và số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ chuyển sang kỳ sau (nếu có).

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế, tránh phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín kinh doanh và giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.