Dạ cho em hỏi, doanh nghiệp nhỏ thuê văn phòng của cá nhân, chủ nhà không xuất hóa đơn, em làm bảng kê theo mẫu thì khoản thuê này có được tính chi phí hợp lý không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện tính chi phí hợp lý cho khoản thuê văn phòng từ cá nhân

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13và các văn bản liên quan – Điều 4), chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp) phải đáp ứng nguyên tắc thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Đối với trường hợp thuê tài sản của cá nhân không kinh doanh, chủ nhà không có nghĩa vụ xuất hóa đơn theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12. Căn cứ Nghị định 218/2013/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi này vẫn được tính là chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp lập bảng kê chứng từ thanh toán thay cho hóa đơn, đi kèm với hợp đồng thuê văn phòng và các chứng từ nộp thuế thay (nếu có).

Hồ sơ chứng minh để được tính chi phí hợp lý

Để bảng kê thu nhập được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC (Điều 4) và Thông tư 92/2015/TT-BTC:

Xem thêm: Em bị mất căn cước công dân đúng vào thời điểm cần phải nộp hồ sơ quyết toán thuế, trong khi ngày 30/4 là hạn chót rồi, em muốn hỏi là em có thể dùng hộ chiếu còn hạn hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú (CT07) để thay thế cho căn cước công dân khi thực hiện xác thực tài khoản trên trang thuế điện tử và nộp tờ khai hoàn thuế được không, hay bắt buộc phải chờ có thẻ căn cước mới thì hệ thống mới cho phép gửi hồ sơ đi ạ?

• Hợp đồng thuê văn phòng: Văn bản ký kết giữa doanh nghiệp và cá nhân chủ nhà, ghi rõ thời hạn, giá thuê và thỏa thuận bên nào có trách nhiệm nộp thuế.
• Chứng từ thanh toán: Sao kê ngân hàng (nếu thuê trên 20 triệu đồng) hoặc biên lai thu tiền có chữ ký xác nhận của chủ nhà.
• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ: Sử dụng mẫu số 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC) để ghi nhận chi phí thuê tài sản của cá nhân.
• Chứng từ nộp thuế thay (nếu giá thuê > 100 triệu/năm): Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đối với thuế GTGT và thuế TNCN (thu nhập cá nhân).
• Giấy tờ tài sản (Tùy chọn): Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Luật Đất đai số 31/2024/QH15) để chứng minh chủ thể có quyền cho thuê hợp pháp.

Nếu hồ sơ thiếu một trong các yếu tố trên, khoản chi sẽ bị loại trừ, dẫn đến truy thu thuế và phạt chậm nộp 0,03%/ngàytrên số tiền chậm nộp theo Điều 59 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Lưu ý về ngưỡng doanh thu và khấu trừ thuế tại nguồn

Doanh nghiệp cần xác định rõ tổng thu nhập từ cho thuê tài sản của chủ nhà trong năm dương lịch để thực hiện nghĩa vụ thuế chính xác:

Bước 1: Xác định ngưỡng doanh thu chịu thuế của chủ nhà Căn cứ Điều 3 Nghị định 65/2013/NĐ-CP và Thông tư 40/2021/TT-BTC, nếu cá nhân có tổng doanh thu cho thuê tài sản trong năm từ 100 triệu đồng trở xuống, họ không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần hợp đồng và chứng từ thanh toán để hạch toán chi phí. Ngược lại, nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, cá nhân cho thuê phải nộp thuế theo tỷ lệ 10% (5% GTGT và 5% TNCN) dựa trên doanh thu tính thuế.

Xem thêm: Chi phí tiếp khách của doanh nghiệp hiện nay có bị khống chế mức trần 15% trên tổng chi phí khi quyết toán thuế TNDN không?

Bước 2: Khấu trừ và nộp thuế thay cho cá nhân Trường hợp trong hợp đồng thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay, đơn vị phải thực hiện khấu trừ và nộp tờ khai mẫu 01/CNV-TNCN (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC). Việc doanh nghiệp chủ động nộp thuế thay không chỉ giúp đảm bảo chi phí được trừ mà còn giúp chủ nhà yên tâm về nghĩa vụ pháp lý. Doanh nghiệp nên lưu giữ bản gốc các giấy nộp tiền này như một chứng từ bắt buộc để bảo vệ số tiền chi thuê văn phòng khi cơ quan thuế kiểm tra sau quyết toán.

Bước 3: Hoàn thiện chứng từ hạch toán cuối năm Vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp tổng hợp lại toàn bộ các đợt thanh toán và chứng từ nộp thuế để đối chiếu với sổ sách. Theo hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, bảng kê 01/TNDN phải được người đại diện pháp luật ký tên và chịu trách nhiệm về tính xác thực. Việc duy trì tính liên kết logic giữa hợp đồng, bảng kê và dòng tiền thanh toán thực tế là lá chắn pháp lý quan trọng nhất để tránh các khoản phạt hành chính về thuế không đáng có cho doanh nghiệp nhỏ.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro truy thu thuế, đảm bảo tính minh bạch tài chính và tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm. Đồng thời, điều này hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ duy trì dòng tiền ổn định và tập trung phát triển kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.