Dạ cho em hỏi ạ, công ty em có chi tiền thuê văn phòng nhưng hợp đồng thuê đứng tên cá nhân chủ nhà, mà chủ nhà không xuất hóa đơn, vậy em có được tính chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí thuê văn phòng được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế TNDN (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015), chi phí thuê văn phòng được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán và hóa đơn.
• Nếu giá trị khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT nếu có), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (như chuyển khoản ngân hàng).
• Không thuộc các khoản chi bị loại trừ theo quy định, chẳng hạn như chi phí không có chứng từ hoặc không phục vụ hoạt động kinh doanh hợp pháp.

Việc tuân thủ các điều kiện này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và phải nộp thêm thuế TNDN (tỷ lệ 20% theo Luật Thuế TNDN 2025.

Trường hợp hợp đồng thuê đứng tên cá nhân chủ nhà và không có hóa đơn

Trong trường hợp hợp đồng thuê văn phòng đứng tên cá nhân chủ nhà (không phải tổ chức kinh doanh) và chủ nhà không xuất hóa đơn GTGT, khoản chi vẫn có thể được xem xét tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp chứng minh được tính hợp pháp và thực tế của giao dịch theo Khoản 2.21 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC). Tuy nhiên, việc thiếu hóa đơn có thể làm giảm tính chắc chắn của khoản chi khi quyết toán, vì hóa đơn là chứng từ chính để chứng minh nguồn gốc hợp pháp.

Để hỗ trợ tính hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ thay thế sau:

• Hợp đồng thuê văn phòng gốc hoặc bản sao công chứng, ghi rõ thông tin bên thuê (doanh nghiệp), bên cho thuê (cá nhân chủ nhà), thời hạn thuê, giá thuê và mục đích sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
• Giấy tờ tùy thân của chủ nhà (bản sao CCCD hoặc hộ chiếu) để xác định danh tính người nhận tiền.
• Biên nhận thanh toán tiền thuê nhà do chủ nhà ký tay hoặc biên lai thu tiền, ghi rõ số tiền, ngày tháng, nội dung thanh toán và chữ ký xác nhận.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (ví dụ: sao kê chuyển khoản ngân hàng).
• Các tài liệu bổ sung như biên bản bàn giao văn phòng hoặc ảnh chụp thực tế sử dụng để chứng minh khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh.

Lưu ý rằng, nếu chủ nhà là cá nhân không kinh doanh thường xuyên, họ không bắt buộc xuất hóa đơn GTGT theo Luật Thuế GTGT 2024, nhưng doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp thay thuế thu nhập cá nhân (nếu áp dụng) cho chủ nhà theo mức 10% trên doanh thu cho thuê theo Thông tư 92/2015/TT-BTC. Nếu cơ quan thuế kiểm tra và không chấp nhận chứng từ thay thế, khoản chi có thể bị loại trừ, dẫn đến phạt hành chính từ 20% số thuế truy thu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (mức phạt cụ thể từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy giá trị vi phạm). Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương để đảm bảo tính hợp lệ tại thời điểm quyết toán.

Việc tuân thủ đầy đủ chứng từ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí khấu trừ, giảm nghĩa vụ thuế TNDN một cách hợp pháp và tránh rủi ro kiểm tra sau. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.