Công ty em có hợp đồng thuê xe cá nhân của giám đốc để chở hàng, vậy chi phí thuê xe có được tính hợp lý khi tính thuế TNDN không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí thuê xe được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính (hướng dẫn thi hành Nghị định số 208/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp), chi phí được trừ phải đáp ứng các điều kiện sau:

(i) Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

(ii) Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;

(iii) Chi phí hợp lý, không vượt mức quy định (nếu có).

Trong trường hợp thuê xe cá nhân của giám đốc để chở hàng, chi phí này có thể được xem là hợp lý và được trừ nếu chứng minh được xe được sử dụng cho mục đích kinh doanh (như vận chuyển hàng hóa), không phải mục đích cá nhân. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2013) tại Điều 9 cũng quy định chi phí được trừ phải gắn liền với hoạt động tạo ra doanh thu chịu thuế.

Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Bộ Tài chính (sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC) bổ sung rằng đối với giao dịch giữa doanh nghiệp và cá nhân có quan hệ liên kết (như giám đốc), chi phí chỉ được trừ nếu giá thuê xe tương đương giá thị trường, tránh tình trạng chuyển giá để trốn thuế.

Yêu cầu cụ thể đối với giao dịch thuê xe cá nhân của giám đốc

Vì giám đốc là người quản lý doanh nghiệp, giao dịch này có thể được coi là giao dịch liên kết theo Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC, nên cần đảm bảo tính minh bạch và công bằng. Cụ thể:

• Phải có hợp đồng thuê xe bằng văn bản, nêu rõ thời gian thuê, mục đích sử dụng (chở hàng hóa), mức giá thuê (phải hợp lý, dựa trên giá thị trường cho loại xe tương đương, ví dụ: xe tải nhỏ khoảng 500.000 – 1.000.000 đồng/ngày tùy khu vực).
• Chi phí không được vượt quá mức cần thiết cho hoạt động kinh doanh; nếu xe được dùng lẫn lộn mục đích cá nhân và kinh doanh, chỉ phần chi phí liên quan đến kinh doanh mới được trừ.
• Thanh toán phải qua ngân hàng nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên mỗi lần (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử), tránh thanh toán tiền mặt để đảm bảo chứng từ hợp lệ.

Nếu không đáp ứng, cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí này khi quyết toán thuế TNDN, dẫn đến truy thu thuế và phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp (theo Luật Quản lý thuế 2019).

Hồ sơ chứng minh để chi phí được chấp nhận

Để cơ quan thuế công nhận chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau:

• Hợp đồng thuê xe giữa công ty và giám đốc, có chữ ký hai bên và chứng thực nếu cần.
• Hóa đơn GTGT hoặc chứng từ thanh toán (biên lai, sao kê ngân hàng) ghi rõ nội dung "thuê xe chở hàng".
• Bảng kê chi tiết sử dụng xe (nhật ký hành trình, biên bản giao nhận hàng hóa) để chứng minh mục đích kinh doanh.
• Tài liệu chứng minh giá thuê hợp lý, như báo giá từ các đơn vị cho thuê xe khác hoặc biên bản định giá nội bộ.
• Báo cáo quyết toán thuế TNDN hàng năm, kê khai chi phí này tại Phụ lục 03-1A/HTKT theo mẫu tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, giảm số thuế phải nộp và tránh phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận (theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019). Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính nội bộ. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.