Anh chị giúp em, công ty em thuê xe container vận chuyển hàng, hợp đồng cá nhân. Có tính vào chi phí hợp lý không?

Thuê xe container, hợp đồng cá nhân có tính chi phí?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí thuê xe container được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 16 tháng 6 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp phải là chi phí hợp lý, phát sinh trong kỳ tính thuế và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Chi phí thuê xe container thuộc nhóm chi phí dịch vụ mua ngoài, do đó sẽ được xem xét dựa trên tính hợp lý và tính hợp pháp của chứng từ. Nếu hợp đồng thuê được ký kết với cá nhân (không phải tổ chức kinh doanh), chi phí này vẫn có thể được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Chi phí phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phải có hợp đồng thuê xe container bằng văn bản, nêu rõ nội dung dịch vụ, thời gian thuê, giá thuê và các điều khoản liên quan, phù hợp với Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 428 quy định về hợp đồng thuê tài sản).
• Giá thuê phải hợp lý, không vượt quá mức giá thị trường tại thời điểm giao dịch, tránh trường hợp bị cơ quan thuế loại trừ do nghi ngờ giao dịch không có thật.

Yêu cầu về chứng từ và hóa đơn đối với hợp đồng cá nhân

Đối với hợp đồng thuê xe container ký với cá nhân, việc chứng minh tính hợp pháp của chi phí là yếu tố then chốt để được khấu trừ. Cụ thể:

• Nếu cá nhân cho thuê là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có đăng ký thuế, phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.
• Trường hợp cá nhân không kinh doanh (không có mã số thuế), doanh nghiệp không nhận được hóa đơn GTGT mà chỉ có hợp đồng dân sự và chứng từ thanh toán. Theo khoản 2.7 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, chi phí này vẫn được trừ nếu:
• Có hợp đồng thuê tài sản bằng văn bản.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP; nếu dưới 20 triệu đồng, có thể dùng tiền mặt nhưng phải kèm biên lai thu tiền hoặc giấy nộp tiền.
• Biên bản bàn giao xe container hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ để chứng minh việc thực hiện hợp đồng.

Nếu thiếu chứng từ, chi phí sẽ không được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế kê khai thiếu theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 142).

Lưu ý về lệ phí môn bài liên quan đến hoạt động thuê xe

Mặc dù câu hỏi tập trung vào chi phí khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp, cần lưu ý rằng nếu cá nhân cho thuê xe container thường xuyên, họ có thể bị coi là hoạt động kinh doanh và phải nộp lệ phí môn bài theo Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 13 tháng 10 năm 2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP). Mức lệ phí môn bài cho cá nhân kinh doanh dịch vụ vận tải là từ 300.000 đồng đến 1.000.000 đồng/năm tùy quy mô. Doanh nghiệp thuê xe cần kiểm tra tình trạng đăng ký kinh doanh của bên cho thuê để tránh rủi ro liên đới về thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh tranh chấp với cơ quan thuế và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.