Anh chị giúp em, công ty em thuê xe ô tô chở nhân viên, hợp đồng cá nhân. Có tính vào chi phí hợp lý không?

# Thuê xe ô tô công tác, hợp đồng cá nhân có hợp lý?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về chi phí thuê xe ô tô công tác

Theo quy định tại Thông tư 10/2018/TT-BTC ngày 23/01/2018 của Bộ Tài chính quy định về chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị, chi phí thuê phương tiện đi lại (bao gồm ô tô) được coi là khoản chi hợp lý trong công tác phí nếu phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ công tác. Cụ thể, khoản chi này phải tuân thủ mức chuẩn quy định tại Phụ lục I của Thông tư, tùy thuộc vào vị trí công tác và khu vực (ví dụ: mức chi xe ô tô từ 500.000 đồng/ngày trở lên tùy loại hình). Hợp đồng cá nhân ký trực tiếp giữa cá nhân đi công tác và đơn vị cho thuê xe có thể được chấp nhận nếu chứng minh được tính cần thiết và phù hợp với nhiệm vụ, tránh lạm dụng để đảm bảo tính minh bạch và khả năng khấu trừ thuế theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung).

Điều kiện để hợp đồng cá nhân hợp lý

Hợp đồng cá nhân thuê xe ô tô công tác được đánh giá là hợp lý khi đáp ứng các điều kiện sau, dựa trên nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước hoặc doanh nghiệp theo Thông tư 10/2018/TT-BTC:

• Phải có quyết định cử đi công tác từ cơ quan, đơn vị, nêu rõ nhiệm vụ và thời gian, chứng minh việc thuê xe là cần thiết (ví dụ: không có phương tiện công ty sẵn có hoặc địa điểm công tác xa xôi).
• Hợp đồng phải được lập bằng văn bản, ghi rõ thông tin bên thuê (cá nhân đại diện cho đơn vị), bên cho thuê, loại xe, thời gian sử dụng, giá thuê và điều khoản thanh toán, tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng dân sự.
• Chi phí không vượt mức chuẩn quy định (ví dụ: mức chi xe ô tô nội tỉnh không quá 800.000 đồng/ngày cho cán bộ cấp vụ trở lên), nếu vượt có thể bị loại trừ khỏi chi phí được khấu trừ thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn ứng kinh phí công tác trước khi ký hợp đồng, tránh tình trạng chi phí cá nhân lẫn lộn với chi phí công tác.

Hồ sơ chứng minh và thủ tục thanh toán

Để hợp đồng cá nhân được công nhận hợp lý và thanh toán, cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu tại Điều 5 Thông tư 10/2018/TT-BTC:

• Quyết định cử đi công tác (bản sao có chứng thực).
• Hợp đồng thuê xe ô tô (bản gốc, ký tay hoặc điện tử hợp lệ).
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán (hóa đơn GTGT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kèm biên lai nộp tiền).
• Biên bản nghiệm thu chuyến đi, xác nhận hoàn thành nhiệm vụ công tác.
• Báo cáo chi tiết công tác, đính kèm ảnh hoặc tài liệu chứng minh lộ trình sử dụng xe.

Nếu không có hồ sơ đầy đủ, khoản chi có thể bị coi là không hợp lý, dẫn đến không được thanh toán hoặc khấu trừ thuế, thậm chí xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP về vi phạm quản lý công tác phí (mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy mức độ).

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp hoặc cơ quan tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý công tác phí. Đồng thời, nó hỗ trợ cá nhân được hoàn trả kinh phí đầy đủ mà không gặp tranh chấp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.