Công ty em có chi tiền thưởng Tết cho nhân viên bằng tiền mặt, khoản này có tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không, và có bắt buộc phải ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính mới được chấp nhận là chi phí hợp lý ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Khoản thưởng Tết bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 và các văn bản liên quan, áp dụng đến năm 2025), khoản chi tiền thưởng Tết cho nhân viên được xem là chi phí tiền lương, tiền thưởng hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản thưởng phải dựa trên kết quả lao động, kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với quy định của pháp luật lao động, cụ thể là Bộ luật Lao động 2019 (Điều 104 quy định thưởng là khoản chi có điều kiện, không bắt buộc nhưng phải công bằng, minh bạch).
• Việc chi thưởng bằng tiền mặt vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ theo khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, miễn là có chứng từ hợp pháp chứng minh khoản chi, chẳng hạn như biên bản chi thưởng, danh sách người nhận kèm chữ ký xác nhận, và chứng từ kế toán ghi nhận đầy đủ.
• Nếu không có chứng từ hoặc khoản chi vượt quá mức hợp lý (ví dụ: không liên quan đến hiệu suất lao động), cơ quan thuế có thể loại trừ khỏi chi phí được trừ, dẫn đến điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt từ 20% số thuế thiếu đến 1 lần số thuế trốn (theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019).

Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ chứng minh để tránh rủi ro khi quyết toán thuế, đặc biệt trong trường hợp thanh tra thuế.

Có bắt buộc phải ghi rõ khoản thưởng Tết trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính để được chấp nhận là chi phí hợp lý không?

Theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 90 và Điều 104), việc chi thưởng Tết không bắt buộc phải ghi cụ thể trong hợp đồng lao động (HĐLĐ) cá nhân, vì thưởng là khoản chi bổ sung dựa trên kết quả kinh doanh hàng năm, không phải mức lương cố định. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lý và minh bạch, doanh nghiệp nên quy định rõ trong quy chế tài chính nội bộ hoặc quy chế trả lương, thưởng của công ty, được ban hành theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 (quy chế phải được đăng ký với cơ quan lao động địa phương nếu có trên 10 lao động).

• Thông tư 96/2015/TT-BTC (khoản 2.5 Điều 6) không yêu cầu bắt buộc ghi trong HĐLĐ, nhưng nhấn mạnh khoản chi phải tuân thủ pháp luật lao động và có cơ sở chứng minh tính hợp lý, như quy chế nội bộ phê duyệt mức thưởng dựa trên lợi nhuận hoặc hiệu suất.
• Nếu không có quy chế rõ ràng, khoản thưởng vẫn có thể được chấp nhận nếu chứng minh được tính chất khuyến khích lao động (qua biên bản họp hội đồng quản trị hoặc quyết định của người đại diện pháp luật), nhưng rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ cao hơn do thiếu minh bạch.
• Đối với quy chế tài chính, theo Luật Kế toán 2015 (Điều 30), doanh nghiệp cần ghi nhận khoản thưởng vào sổ sách kế toán một cách chính xác, nhưng không bắt buộc phải liệt kê chi tiết thưởng Tết trong quy chế tài chính tổng quát trừ khi liên quan đến quản lý quỹ thưởng.

Việc xây dựng quy chế nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh tính hợp pháp khi kiểm tra thuế, tránh tranh chấp lao động.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, tránh phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Đồng thời, xây dựng quy chế rõ ràng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nội bộ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.