Tôi mở tiệm cắt tóc nhỏ, không có hóa đơn. Hôm rồi khách công ty bảo cần xuất hóa đơn VAT. Trường hợp đó em phải làm sao, có thể nhờ hộ khác xuất hộ không mọi người?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ của hộ kinh doanh cá thể khi khách hàng yêu cầu hóa đơn VAT

Hộ kinh doanh cá thể như tiệm cắt tóc nhỏ thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai, tùy theo quy mô và doanh thu. Khi khách hàng là doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hộ kinh doanh phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.

Cụ thể, nếu doanh thu hàng năm vượt ngưỡng quy định (hiện tại là 100 triệu đồng/năm theo các văn bản hướng dẫn), hộ phải chuyển sang phương pháp kê khai và sử dụng hóa đơn VAT. Ngay cả với hộ nhỏ, khi có yêu cầu từ khách, cơ quan thuế sẽ hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, hộ kinh doanh không được từ chối xuất hóa đơn nếu khách yêu cầu, mà phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (hóa đơn VAT điện tử) qua cơ quan thuế. Việc không xuất hóa đơn có thể dẫn đến phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn VAT cho hộ kinh doanh

Để xử lý trường hợp khách yêu cầu hóa đơn VAT, hộ kinh doanh cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Quy trình được hướng dẫn bởi cơ quan thuế địa phương, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế

Hộ kinh doanh phải cập nhật hoặc đăng ký phương thức kê khai thuế tại Cục Thuế khu vực nơi đăng ký kinh doanh. Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký/ thay đổi thông tin thuế (mẫu 01-ĐK-TCT).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Cam kết chuyển sang phương pháp kê khai nếu doanh thu vượt ngưỡng.

Thời gian xử lý: 3-5 ngày làm việc, sau đó cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế và hướng dẫn sử dụng hóa đơn.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) hoặc trực tiếp tại Cục Thuế. Hồ sơ gồm:

• Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như VNPT, Viettel, BKAV).

Cơ quan thuế phê duyệt trong 1-2 ngày, sau đó hộ kinh doanh ký hợp đồng với nhà cung cấp để nhận phần mềm phát hành hóa đơn. Phí dịch vụ khoảng 1.000.000 – 5.000.000 đồng/năm tùy gói.

Bước 3: Phát hành và giao hóa đơn cho khách hàng

Sau khi được phê duyệt, sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử ngay tại giao dịch (ví dụ: sau khi cắt tóc). Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin: tên hàng hóa/dịch vụ (cắt tóc), giá trị, thuế suất VAT (thường 10% cho dịch vụ), và gửi file XML/PDF cho khách qua email hoặc cổng thông tin. Hộ phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý cho cơ quan thuế. Nếu vi phạm (như lập hóa đơn sai), mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Việc nhờ hộ khác xuất hóa đơn hộ

Việc nhờ hộ kinh doanh khác xuất hóa đơn hộ là hành vi vi phạm pháp luật, cụ thể là quy định về tính trung thực và trách nhiệm cá nhân trong giao dịch tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn phải do chính hộ kinh doanh thực hiện giao dịch phát hành, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh trốn thuế. Nếu bị phát hiện, cả hai bên có thể bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu liên quan đến gian lận thuế (theo Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017). Thay vào đó, hộ kinh doanh nên tự đăng ký hóa đơn để tránh rủi ro pháp lý.

Tuân thủ quy định về hóa đơn giúp hộ kinh doanh tránh phạt, xây dựng uy tín với khách hàng doanh nghiệp và dễ dàng khấu trừ thuế đầu vào. Đồng thời, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn hỗ trợ quản lý doanh thu hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.