Anh chị em trong nhóm cứu em! Em mở tiệm photocopy, doanh thu 10 triệu/tháng. Thuế yêu cầu hóa đơn đầu vào, em lập bảng kê mua mực in được không? Nếu không hợp lệ, có bị phạt không?

# Tiệm photocopy: Lập bảng kê mực in khi thuế yêu cầu?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ lập hóa đơn, chứng từ khi kinh doanh dịch vụ photocopy

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như tiệm photocopy phải lập hóa đơn điện tử cho mỗi lần giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá trị, thuế suất và số tiền thuế phải nộp. Điều này đảm bảo tính minh bạch trong việc kê khai doanh thu và chi phí, giúp cơ quan thuế kiểm tra, giám sát hiệu quả.

Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sau đây gọi tắt là Thông tư 78/2021/TT-BTC) tại Điều 4 quy định chi tiết về nội dung hóa đơn, bao gồm mã số thuế người bán, thông tin người mua nếu có, và các yếu tố liên quan đến chi phí đầu vào như mực in. Đối với tiệm photocopy, mực in được coi là chi phí sản xuất kinh doanh hợp lý, phải có chứng từ hợp lệ để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào theo Luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi, bổ sung).

Yêu cầu lập bảng kê mực in khi cơ quan thuế kiểm tra

Khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra tại chỗ hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ theo Điều 109 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp như tiệm photocopy phải cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh chi phí mực in để xác định tính hợp lý và hợp pháp của khoản chi. Bảng kê mực in không phải là chứng từ bắt buộc hàng ngày theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhưng là tài liệu hỗ trợ nội bộ để tổng hợp, phân loại chi phí khi cần thiết.

Cụ thể, theo Khoản 2 Điều 15 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu cơ quan thuế yêu cầu làm rõ nguồn gốc, số lượng và giá trị mực in sử dụng (ví dụ: để kiểm tra tỷ lệ hao hụt hợp lý trong dịch vụ photocopy), người nộp thuế phải lập bảng kê chi tiết dựa trên hóa đơn đầu vào, sổ sách kế toán và biên bản kiểm kê thực tế. Bảng kê giúp chứng minh chi phí không vượt quá mức cần thiết, tránh bị loại trừ khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung).

Nếu không cung cấp được, cơ quan thuế có thể áp dụng mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ, đồng thời loại trừ chi phí mực in khỏi khoản khấu trừ thuế.

Hồ sơ cần chuẩn bị để lập và nộp bảng kê mực in

• Hóa đơn GTGT đầu vào mua mực in từ nhà cung cấp, phải tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và còn hiệu lực.
• Sổ sách kế toán ghi nhận chi phí mực in theo quy định tại Luật Kế toán 2015, bao gồm số lượng nhập, xuất và tồn kho.
• Biên bản kiểm kê thực tế mực in sử dụng trong kỳ, kèm ảnh chụp hoặc chứng cứ vật lý nếu cần.
• Bảng kê chi tiết: Liệt kê ngày tháng, số lượng mực in sử dụng, mục đích (ví dụ: in ấn photocopy), giá trị tương ứng và chữ ký người lập, theo mẫu tự do nhưng phải đảm bảo tính chính xác, có thể tham khảo Phụ lục Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp tiệm photocopy tránh rủi ro bị truy thu thuế, phạt hành chính và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, nó hỗ trợ tối ưu hóa chi phí khấu trừ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.