Các anh chị kế toán cho em hỏi, tiền ăn bán trú của trường mầm non tư thục có cần xuất hoá đơn không ạ?? Em cảm ơn ạ!!

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Phân loại thuế suất: Tiền ăn có được miễn thuế như học phí?

Anh/Chị cần phân biệt rõ hai nhóm thu nhập trong trường mầm non để áp dụng thuế suất chính xác:

• Học phí (Dịch vụ dạy học): Căn cứ Khoản 13 Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng, dịch vụ dạy học, dạy nghề theo quy định của pháp luật thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.
• Tiền ăn bán trú (Dịch vụ phục vụ nội trú): Theo hướng dẫn tại Thông tư 219/2013/TT-BTC (được cập nhật bởi các văn bản năm 2026), các khoản thu về tiền ăn, tiền ở nội trú của học sinh, sinh viên tại các cơ sở giáo dục cũng thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT nếu đây là hoạt động do nhà trường trực tiếp tổ chức hoặc thu hộ – chi hộ phục vụ việc học tập.
• Lưu ý: Mặc dù không chịu thuế, nhưng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhà trường vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử cho phụ huynh. Trên hóa đơn, dòng thuế suất GTGT sẽ được gạch chéo hoặc ghi "KCT" (Không chịu thuế).

2. Quy trình xuất hóa đơn và quản lý chứng từ năm 2026

Xem thêm: Nhân viên có thuế thu nhập cá nhân bằng 0, tự quyết toán thì em có xuất hóa đơn điện tử như nhân viên có khấu trừ thuế không ạ? Em hỏi mấy chỗ thì bảo dư hóa đơn thì xuất không sao nên em xuất 1 loạt rồi.

Để chuẩn hóa quy trình thu chi và tránh rủi ro khi thanh tra thuế, nhà trường cần thực hiện 3 bước sau:

Bước 1: Thiết lập danh mục dịch vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử Nhà trường cần tách biệt các mã dịch vụ trên hệ thống: mã "Học phí" và mã "Tiền ăn bán trú". Việc tách biệt này giúp phụ huynh dễ dàng theo dõi và nhà trường cũng thuận tiện trong việc giải trình với cơ quan quản lý giáo dục địa phương về các mức thu ngoài học phí. Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC, hóa đơn phải được khởi tạo ngay khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền (tùy thời điểm nào đến trước). Do đó, ngay khi phụ huynh đóng tiền ăn hàng tháng, trường phải xuất hóa đơn và gửi mã tra cứu qua email hoặc tin nhắn cho phụ huynh.

Bước 2: Đối soát dữ liệu thu hộ – chi hộ và quyết toán chi phí thực tế Tiền ăn bán trú thường được quản lý theo mô hình thu hộ – chi hộ (trường thu của phụ huynh và chi trả cho đơn vị cung cấp thực phẩm). Theo Luật Kế toán 2015, nhà trường phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào từ các nhà cung cấp thực phẩm để đối soát với tổng lượng tiền ăn đã xuất hóa đơn cho phụ huynh đầu ra. Nếu có sự chênh lệch lớn giữa tiền thu và chi phí thực tế mà không có giải trình hợp lý, cơ quan thuế có thể xem phần chênh lệch này là thu nhập chịu thuế TNDN của trường và áp dụng mức phạt chậm nộp 0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Nếu hồ sơ hoàn thuế bị từ chối thì cá nhân có thể khiếu nại hoặc nộp lại hồ sơ không, và cần lưu ý điều gì để tránh bị từ chối lần nữa?

Bước 3: Gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và công khai tài chính Hàng quý, nhà trường thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn qua hệ thống eTax. Việc xuất hóa đơn tiền ăn đầy đủ giúp trường minh bạch hóa các khoản thu thỏa thuận với phụ huynh, tránh các khiếu nại về "lạm thu" trong giáo dục mầm non. Theo quy định năm 2026, các cơ sở giáo dục không thực hiện xuất hóa đơn cho phụ huynh có thể bị xử phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho mỗi hành vi vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời ảnh hưởng đến kết quả đánh giá kiểm định chất lượng giáo dục hàng năm của nhà trường.

Việc tuân thủ xuất hóa đơn giúp trường mầm non tư thục tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo minh bạch tài chính và hỗ trợ phụ huynh trong việc quản lý chi phí. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín hoạt động kinh doanh dịch vụ giáo dục. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.