Tôi đang xử lý trường hợp doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc từ khách hàng nước ngoài nhưng sau đó họ hủy hợp đồng và yêu cầu hoàn lại tiền phần đặt cọc này không phát sinh doanh thu nhưng bên thuế lại yêu cầu giải thích vậy tôi cần cung cấp những chứng từ gì để chứng minh khoản này không thuộc doanh thu tính thuế?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý xác định khoản tiền đặt cọc không thuộc doanh thu tính thuế

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) bao gồm các khoản doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhưng không bao gồm các khoản tiền đặt cọc tạm thời nếu không gắn liền với việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thành hoặc đang thực hiện. Cụ thể, Điều 3 Luật này quy định thu nhập chịu thuế là toàn bộ thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh sau khi trừ các khoản chi phí hợp lý, và các khoản tiền đặt cọc bị hủy hợp đồng, dẫn đến hoàn trả, không được coi là doanh thu nếu chứng minh được tính chất tạm thời và không phát sinh lợi ích kinh tế thực tế.

Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 4 và Điều 45) nhấn mạnh nghĩa vụ xác định đúng doanh thu tính thuế, yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp chứng từ chứng minh nguồn gốc và tính chất của các khoản thu nhập. Nếu khoản tiền đặt cọc từ khách hàng nước ngoài bị hủy và hoàn trả, cơ quan thuế sẽ xem xét dựa trên nguyên tắc "thu nhập thực tế phát sinh" để loại trừ khỏi cơ sở tính thuế TNDN.

Thông tư 78/2014/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP) tại Điều 5 và Điều 6 quy định chi tiết rằng các khoản thu nhập khác (bao gồm tiền đặt cọc) chỉ chịu thuế nếu chúng mang tính chất thường xuyên hoặc gắn với giao dịch hoàn tất; ngược lại, nếu hợp đồng bị hủy và tiền được hoàn trả đầy đủ, khoản này không phải là thu nhập chịu thuế, miễn là có hồ sơ chứng minh rõ ràng để tránh bị cơ quan thuế truy thu.

Chứng từ cần cung cấp để chứng minh khoản tiền đặt cọc không thuộc doanh thu

Để giải trình với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, chứng minh khoản tiền đặt cọc chỉ mang tính tạm thời, hợp đồng bị hủy mà không phát sinh doanh thu thực tế. Các chứng từ chính bao gồm:

• Hợp đồng gốc ký với khách hàng nước ngoài, thể hiện rõ điều khoản về tiền đặt cọc (số tiền, mục đích tạm thời để đảm bảo hợp đồng), điều kiện hủy hợp đồng và nghĩa vụ hoàn trả.
• Văn bản thông báo hoặc thỏa thuận hủy hợp đồng từ phía khách hàng nước ngoài, nêu rõ lý do hủy và yêu cầu hoàn tiền đặt cọc, kèm dấu xác nhận hoặc chữ ký điện tử nếu áp dụng.
• Biên bản làm việc hoặc biên bản xác nhận giữa hai bên về việc hủy hợp đồng, ghi nhận thời điểm hủy, lý do và cam kết hoàn trả (nếu có sự tham gia của bên thứ ba như công chứng viên hoặc luật sư).
• Chứng từ chứng minh việc hoàn trả tiền đặt cọc, chẳng hạn sao kê tài khoản ngân hàng thể hiện giao dịch chuyển khoản hoàn tiền cho khách hàng, hoặc giấy biên nhận tiền từ phía khách hàng xác nhận đã nhận đủ.
• Các tài liệu liên quan khác, như email trao đổi, hóa đơn tạm ứng (nếu có) hoặc báo cáo nội bộ chứng minh không có hàng hóa/dịch vụ nào được cung cấp, nhằm khẳng định khoản tiền không gắn với hoạt động kinh doanh đã hoàn thành.

Doanh nghiệp nên nộp bộ hồ sơ này kèm giải trình bằng văn bản cho cơ quan thuế địa phương (Chi cục Thuế quản lý trực tiếp) trong thời hạn quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (thường là 10 ngày kể từ yêu cầu). Việc cung cấp đầy đủ sẽ giúp tránh các khoản phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu bị xác định kê khai sai doanh thu.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế TNDN (tỷ lệ 20% trên doanh thu bị tính sai) và các chế tài liên quan, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.