Anh chị ơi, bên em mua hàng hóa nhưng người bán là cá nhân không có hóa đơn, họ chỉ viết giấy bán hàng, vậy em có được đưa chi phí đó vào chi phí hợp lý không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên tắc tính chi phí hợp lý khi mua hàng hóa từ cá nhân không có hóa đơn

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí mua hàng hóa phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, pháp luật cho phép một số trường hợp ngoại lệ đối với giao dịch mua hàng hóa từ cá nhân không kinh doanh hoặc hộ kinh doanh nhỏ lẻ, miễn là chứng minh được tính hợp lý, hợp pháp và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu chỉ có giấy bán hàng thông thường mà không đáp ứng các điều kiện cụ thể, chi phí này sẽ không được chấp nhận, dẫn đến việc điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế TNDN.

Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị để được tính vào chi phí hợp lý

Để chứng minh chi phí mua hàng hóa từ cá nhân không có hóa đơn được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải lập đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC). Các chứng từ bắt buộc bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có, phải ghi rõ nội dung giao dịch, giá trị và chữ ký hai bên).
• Chứng từ thanh toán: Phiếu chi nếu trả bằng tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua ngân hàng, chứng minh nguồn gốc tiền sử dụng.
• Biên bản bàn giao hàng hóa, ghi nhận số lượng, chất lượng và thời điểm nhận hàng.
• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN, do người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực trước pháp luật.
• Bản sao căn cước công dân (CCCD) hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp của người bán để xác định danh tính.

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ này trong thời hạn tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế.

Các trường hợp cụ thể được phép lập bảng kê 01/TNDN

Theo khoản 2.21 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), chỉ những giao dịch mua hàng hóa từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh đáp ứng một trong các trường hợp sau mới được lập bảng kê để tính vào chi phí hợp lý:

• Mua nông, lâm, thủy sản do người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
• Mua sản phẩm thủ công làm từ nguyên liệu tự nhiên (như đay, cói, tre, nứa) của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
• Mua đất, đá, cát, sỏi do hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
• Mua phế liệu do người trực tiếp thu nhặt bán ra.
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), tức dưới 100 triệu đồng/năm.

Nếu người bán là cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, họ phải liên hệ Chi cục Thuế nơi cư trú để được hướng dẫn lập hóa đơn bán lẻ và kê khai nộp thuế GTGT theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2024.

Lưu ý quan trọng khi áp dụng

• Giá mua hàng hóa ghi trên bảng kê phải sát với giá thị trường tại thời điểm giao dịch; nếu cao hơn, cơ quan thuế có quyền điều chỉnh theo giá thị trường để xác định chi phí được trừ, theo khoản 2.6 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.
• Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, nếu không sẽ bị loại trừ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng kinh doanh của người bán trước khi giao dịch để tránh rủi ro bị từ chối khấu trừ thuế. Trong trường hợp kiểm tra sau, nếu thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế TNDN kèm phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp.

Việc tuân thủ đầy đủ quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính và đảm bảo tối ưu hóa chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.