Tìm công ty xuất hóa đơn điện tử thay cho công ty vận chuyển?
Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện pháp lý để công ty khác xuất hóa đơn điện tử thay cho công ty vận chuyển
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hóa đơn điện tử phải do người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp lập, ký điện tử và gửi cho người mua. Tuy nhiên, trong trường hợp ủy quyền, công ty vận chuyển có thể ủy quyền cho một tổ chức khác (như công ty cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử) lập và xuất hóa đơn thay mình, miễn là bên được ủy quyền phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Là tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cơ quan thuế công nhận theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Có hợp đồng ủy quyền rõ ràng giữa công ty vận chuyển (bên ủy quyền) và bên được ủy quyền, nêu cụ thể phạm vi ủy quyền, thời hạn và trách nhiệm của các bên.
- Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin của người bán là công ty vận chuyển, không được ghi thông tin của bên ủy quyền như người bán chính.
Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định việc ủy quyền chỉ áp dụng cho các trường hợp đặc thù như doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của bên thứ ba, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn. Nếu vi phạm, công ty vận chuyển có thể bị xử phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, thu khác, hóa đơn.
Quy trình ủy quyền xuất hóa đơn điện tử thay
Để thực hiện việc ủy quyền cho công ty khác xuất hóa đơn điện tử thay, công ty vận chuyển cần tuân thủ quy trình sau theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Quy trình này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý.
Bước 1: Lựa chọn và ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ
Công ty vận chuyển cần tìm và chọn tổ chức đủ điều kiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, được đăng ký với cơ quan thuế (danh sách có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế). Sau đó, ký hợp đồng ủy quyền chi tiết, bao gồm nội dung ủy quyền lập hóa đơn, thời hạn hiệu lực (thường không quá 1 năm), và cam kết bảo mật dữ liệu. Hợp đồng phải được lập thành văn bản hoặc file điện tử có chữ ký số, đảm bảo tuân thủ Thông tư 32/2025/TT-BTC để tránh tranh chấp sau này.
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp, bao gồm:
- Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hợp đồng ủy quyền với bên thứ ba.
- Giấy chứng nhận chữ ký số của công ty vận chuyển và bên ủy quyền.
Cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu sử dụng phần mềm của bên thứ ba, cần thông báo mã số thuế của bên ủy quyền để tích hợp hệ thống.
Bước 3: Triển khai và giám sát việc xuất hóa đơn
Sau khi được phê duyệt, bên ủy quyền sẽ sử dụng dữ liệu từ công ty vận chuyển để lập hóa đơn điện tử qua hệ thống phần mềm được chứng nhận. Công ty vận chuyển phải kiểm tra và ký xác nhận từng hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng, đảm bảo thông tin chính xác (như mã số thuế, giá trị dịch vụ vận chuyển).
Hàng tháng, bên ủy quyền phải báo cáo dữ liệu hóa đơn cho công ty vận chuyển và cơ quan thuế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nếu phát hiện sai sót, phải hủy và lập hóa đơn thay thế trong vòng 3 ngày.
Bước 4: Lưu trữ và báo cáo định kỳ
Lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Công ty vận chuyển chịu trách nhiệm chính về tính chính xác của hóa đơn, đồng thời báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý cho cơ quan thuế qua hệ thống iHTKK hoặc eTax.
Lưu ý khi chọn công ty xuất hóa đơn thay
Khi tìm kiếm công ty cung cấp dịch vụ, ưu tiên các đơn vị uy tín như Viettel, BKAV hoặc FPT, đã được Tổng cục Thuế công nhận để tránh rủi ro pháp lý. Chi phí dịch vụ thường dao động từ 500.000 đồng đến 5.000.000 đồng/năm tùy quy mô, nhưng không được tính vào chi phí khấu trừ thuế nếu không có hợp đồng hợp lệ.
Việc ủy quyền không làm thay đổi trách nhiệm kê khai thuế của công ty vận chuyển, và nếu hóa đơn bị từ chối, có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp công ty vận chuyển tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, giảm chi phí hành chính và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận