Em tổ chức workshop nhỏ (20 người) ở quán cà phê về tài chính cá nhân; chủ quán yêu cầu xuất hóa đơn và “giấy phép” tổ chức; với sự kiện nhỏ như vậy có cần thủ tục hành chính gì không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định pháp luật về tổ chức sự kiện nhỏ tại quán cà phê

Theo pháp luật Việt Nam, việc tổ chức một workshop nhỏ với quy mô 20 người tại quán cà phê về chủ đề tài chính cá nhân thường được xem là một hoạt động tụ họp không mang tính chất thương mại hoặc chính trị.

Trước đây, đã có những quy định các cuộc tụ họp công cộng từ 10 người trở lên tại nơi công cộng (như quảng trường, đường phố) cần thông báo với cơ quan chức năng. Tuy nhiên, quán cà phê là địa điểm tư nhân, do đó không thuộc phạm vi điều chỉnh của luật này. Thay vào đó, việc tổ chức sự kiện tại quán cà phê chịu sự điều chỉnh của hợp đồng thuê địa điểm và các quy định liên quan đến kinh doanh dịch vụ.

Về bản chất, workshop này là một hoạt động phi lợi nhuận hoặc có quy mô nhỏ, nên không yêu cầu đăng ký như các sự kiện lớn (hội nghị, hội thảo chuyên môn) theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP về quản lý hoạt động hội họp, hội thảo. Tuy nhiên, chủ quán cà phê có quyền yêu cầu các giấy tờ để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật hoặc nội quy của họ, đặc biệt khi liên quan đến hóa đơn tài chính.

2. Yêu cầu về hóa đơn khi tổ chức workshop

Chủ quán yêu cầu xuất hóa đơn, điều này thường xuất phát từ nhu cầu hợp thức hóa giao dịch thuê địa điểm.

Theo Luật Quản lý thuế năm 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, nếu Anh/Chị thuê không gian quán cà phê để tổ chức workshop, chủ quán có trách nhiệm xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng thông thường cho dịch vụ này. Số tiền trên hóa đơn sẽ bao gồm chi phí thuê địa điểm, đồ uống, hoặc các dịch vụ đi kèm (nếu có).

Nếu Anh/Chị là cá nhân tổ chức workshop mà không đại diện cho tổ chức/doanh nghiệp, Anh/Chị không bắt buộc phải xuất hóa đơn cho chủ quán, vì cá nhân không kinh doanh không có nghĩa vụ này. Tuy nhiên, nếu Anh/Chị thu phí tham gia từ người tham dự, chủ quán có thể yêu cầu hóa đơn để xác minh nguồn thu nhập hoặc đảm bảo không có hoạt động kinh doanh trá hình. Trong trường hợp này, Anh/Chị có thể cung cấp biên lai thu tiền (nếu thu phí) hoặc hợp đồng thuê địa điểm (nếu có) để minh bạch hóa giao dịch.

Để đáp ứng yêu cầu của chủ quán, Anh/Chị nên làm việc trực tiếp với họ để thống nhất hình thức thanh toán và hóa đơn. Nếu quán cà phê không xuất hóa đơn VAT, Anh/Chị có thể đề nghị lập phiếu thu hoặc biên bản bàn giao dịch vụ, nêu rõ mục đích thuê là tổ chức workshop tài chính cá nhân với quy mô 20 người.

3. Có cần “giấy phép” tổ chức workshop không?

Yêu cầu về “giấy phép” tổ chức của chủ quán có thể xuất phát từ sự thận trọng để đảm bảo hoạt động diễn ra tại cơ sở của họ tuân thủ pháp luật.

Tuy nhiên, với một workshop nhỏ 20 người, không có nội dung chính trị, tôn giáo, hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục, pháp luật Việt Nam không yêu cầu phải xin giấy phép từ cơ quan nhà nước. Điều này được xác định dựa trên các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 144/2021/NĐ-CP, và các văn bản liên quan đến quản lý hoạt động văn hóa, hội họp.

Trường hợp duy nhất cần “giấy phép” là nếu workshop có sự tham gia của chuyên gia nước ngoài hoặc nội dung liên quan đến giáo dục, đào tạo chuyên môn, khi đó cần xin phép cơ quan quản lý giáo dục theo Nghị định 15/2012/NĐ-CP. Với workshop tài chính cá nhân do cá nhân tổ chức, không có yếu tố này, nên không cần giấy phép hành chính.

4. Hướng dẫn thực hiện để tuân thủ quy định và đáp ứng yêu cầu chủ quán

Để tổ chức workshop một cách hợp pháp và đáp ứng yêu cầu của chủ quán, Anh/Chị có thể thực hiện các bước sau:

• Thỏa thuận với chủ quán: Làm việc trực tiếp với chủ quán để thống nhất chi phí thuê không gian, dịch vụ đi kèm, và yêu cầu hóa đơn. Đề nghị chủ quán xuất hóa đơn VAT hoặc phiếu thu cho khoản phí thuê, nêu rõ dịch vụ “cho thuê địa điểm tổ chức workshop”. Nếu quán không xuất hóa đơn, lập biên bản giao dịch hoặc hợp đồng thuê ngắn hạn.
• Lập hợp đồng thuê địa điểm: Soạn thảo hợp đồng thuê địa điểm (nếu cần), trong đó ghi rõ thông tin workshop (quy mô 20 người, nội dung tài chính cá nhân, thời gian cụ thể). Hợp đồng này giúp minh bạch hóa giao dịch và đáp ứng yêu cầu “giấy phép” của chủ quán.
• Minh bạch nội dung workshop: Cung cấp cho chủ quán một bản tóm tắt nội dung workshop, khẳng định không có hoạt động thương mại, chính trị, hoặc vi phạm pháp luật. Điều này giúp xây dựng lòng tin và tránh hiểu lầm về mục đích sự kiện.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!