Tờ khai quyết toán nộp chính thức lần thứ 1 thiếu chứng từ, đã nộp tờ khai bổ sung kèm chứng từ (cả hai lần đều ghi đã hoạch toán thành công). Vậy có làm công văn hủy hồ sơ để làm lại được không? Khi hủy thì mình làm hai công văn hủy riêng cho hai lần hay làm cùng một công văn ghi mã giao dịch của cả hai lần? Ai có kinh nghiệm chỉ giúp mình.

Tờ khai thiếu chứng từ, làm công văn hủy 2 lần thế nào?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý tờ khai thiếu chứng từ

Theo quy định tại Luật Hải quan 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) và Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP), tờ khai hải quan thiếu chứng từ kèm theo có thể dẫn đến việc không được thông quan hàng hóa hoặc bị từ chối đăng ký. Trong trường hợp này, người khai hải quan phải bổ sung chứng từ theo yêu cầu của cơ quan hải quan trong thời hạn quy định (thường là 30 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai). Nếu không bổ sung kịp thời, tờ khai có thể bị hủy tự động hoặc theo yêu cầu. Việc thiếu chứng từ như hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc giấy phép nhập khẩu có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP, với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy theo giá trị hàng hóa và mức độ vi phạm.

Quy trình làm công văn hủy tờ khai

Khi tờ khai thiếu chứng từ và cần hủy, đặc biệt nếu đã thực hiện hủy lần thứ hai, người khai phải tuân thủ quy trình nghiêm ngặt để tránh bị từ chối hoặc phạt bổ sung. Theo Điều 18 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), công văn hủy phải được gửi đến Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai. Lưu ý rằng việc hủy tờ khai lần thứ hai có thể yêu cầu lý do chính đáng (như lỗi hệ thống hoặc thay đổi hợp đồng) và có thể bị kiểm tra thêm để tránh lạm dụng.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ công văn hủy

Người khai hải quan soạn thảo công văn hủy theo mẫu tại Phụ lục II Thông tư 38/2015/TT-BTC, nêu rõ số tờ khai, lý do hủy (thiếu chứng từ cụ thể), và cam kết chịu trách nhiệm pháp lý. Hồ sơ bao gồm:

• Bản chính công văn hủy (ký điện tử nếu nộp online).
• Bản sao tờ khai hải quan gốc.
• Giải trình lý do thiếu chứng từ và bằng chứng bổ sung nếu có (như email từ nhà cung cấp).
• Giấy ủy quyền nếu ủy thác cho đơn vị khác.

Thời hạn chuẩn bị không quá 5 ngày làm việc để tránh chậm trễ thông quan.

Bước 2: Nộp công văn hủy tại cơ quan hải quan

Nộp công văn qua Hệ thống thông quan tự động (VNACCS) hoặc trực tiếp tại Chi cục Hải quan. Nếu hủy lần thứ hai, phải đính kèm quyết định hủy lần trước và lý do tái hủy để cơ quan thẩm định. Cơ quan hải quan sẽ xác nhận hủy trong vòng 24 giờ nếu hồ sơ hợp lệ, đồng thời thông báo cho các bên liên quan như ngân hàng (nếu có bảo lãnh). Phí xử lý hủy tờ khai là 500.000 đồng/lần theo quy định tại Thông tư 85/2019/TT-BTC.

Bước 3: Theo dõi và hoàn tất thủ tục sau hủy

Sau khi hủy, người khai phải đăng ký tờ khai mới với chứng từ đầy đủ trong thời hạn 60 ngày để tránh phạt lưu kho (từ 500.000 đồng/ngày theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP). Nếu hủy lần thứ hai bị từ chối, có thể khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011 (sửa đổi năm 2020) lên Cục Hải quan tỉnh trong 30 ngày. Giữ biên bản xác nhận hủy để làm cơ sở kê khai thuế sau này.

Tuân thủ đúng quy trình giúp tránh phạt hành chính, đảm bảo hàng hóa được thông quan kịp thời và giảm rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Việc xử lý kịp thời còn hỗ trợ duy trì uy tín với đối tác và cơ quan nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.