Em đang băn khoăn về việc xử lý hàng tồn kho hư hỏng do thiên tai, có biên bản kiểm kê và xác nhận của chính quyền địa phương, vậy khoản tổn thất này có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện tính tổn thất hàng tồn kho hư hỏng do thiên tai vào chi phí được trừ

Theo quy định tại khoản 2.7 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), tổn thất tài sản cố định, hàng tồn kho do thiên tai gây ra được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Tổn thất phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh hợp pháp.
• Có nguyên nhân rõ ràng là thiên tai (như bão lũ, lũ quét), không phải do lỗi chủ quan của doanh nghiệp.
• Giá trị tổn thất được xác định dựa trên giá trị còn lại của hàng tồn kho tại thời điểm xảy ra sự kiện, sau khi trừ các khoản bảo hiểm (nếu có).

Quy định này phù hợp với Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2014 và các năm sau), nay được cập nhật tại Luật Thuế TNDN 2025, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế trong trường hợp bất khả kháng. Với biên bản kiểm kê và xác nhận của chính quyền địa phương mà Anh/Chị đề cập, tổn thất này hoàn toàn đủ điều kiện để khấu trừ, giúp giảm thu nhập chịu thuế TNDN một cách hợp pháp.

Hồ sơ chứng minh tổn thất

Xem thêm: Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế thuộc diện "Kiểm tra trước, hoàn thuế sau" thường kéo dài bao lâu nếu doanh nghiệp có nhiều hóa đơn đầu vào phức tạp?

Để cơ quan thuế chấp nhận khoản chi phí này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau, lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định tại Điều 29 Luật Quản lý thuế 2019:

• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho hư hỏng, ghi rõ số lượng, giá trị, thời gian và nguyên nhân (thiên tai).
• Xác nhận của chính quyền địa phương (UBND cấp xã/phường hoặc cấp cao hơn) về sự kiện thiên tai xảy ra và mức độ thiệt hại.
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng tồn kho ban đầu để chứng minh giá trị gốc.
• Báo cáo tài chính liên quan, bao gồm sổ sách kế toán ghi nhận tổn thất (theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam – VAS 14 về tài sản cố định và hàng tồn kho).
• Nếu có bảo hiểm, cần giấy tờ từ công ty bảo hiểm về khoản bồi thường (nếu không, tổn thất toàn bộ được trừ).

Hồ sơ phải được lập ngay sau sự kiện thiên tai, đảm bảo tính trung thực và có chữ ký của người có thẩm quyền.

Quy trình kê khai tổn thất vào chi phí TNDN

Việc kê khai được thực hiện khi quyết toán thuế TNDN hàng năm, theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Bước 1: Ghi nhận tổn thất vào sổ sách kế toán

Ngay sau khi lập biên bản kiểm kê, doanh nghiệp ghi nhận khoản tổn thất vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh (TK 632 hoặc 642 theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam). Đồng thời, điều chỉnh giảm giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán, đảm bảo phù hợp với nguyên tắc thận trọng theo VAS 02. Việc này giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính và tránh rủi ro kiểm tra sau.

Xem thêm: Anh chị ơi, cho em hỏi về việc tính giảm trừ gia cảnh cho vợ em đang ở nhà nội trợ, nếu vợ em có đăng ký kinh doanh một shop quần áo nhỏ nhưng cả năm nay buôn bán thua lỗ và đã làm đơn tạm ngừng kinh doanh thì em có được đăng ký vợ là người phụ thuộc để giảm trừ thuế thu nhập cá nhân khi em quyết toán thuế năm nay không, hay chỉ cần có tên trong đăng ký kinh doanh là cơ quan thuế mặc định coi như có thu nhập và không cho tính là người phụ thuộc nữa ạ?

Bước 2: Kê khai vào tờ khai quyết toán thuế TNDN

Khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN theo Thông tư 151/2014/TT-BTC), ghi khoản tổn thất vào chỉ tiêu chi phí được trừ tại Phụ lục 03-1A/TNDN, kèm giải trình chi tiết về nguyên nhân thiên tai. Nếu giá trị lớn, cần đính kèm hồ sơ chứng minh để tránh loại trừ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bước 3: Lưu trữ và báo cáo nếu cần

Lưu toàn bộ hồ sơ gốc và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra (thường trong vòng 10 năm). Nếu tổn thất vượt 20% tổng chi phí, có thể cần báo cáo bổ sung theo hướng dẫn tại Luật Thuế TNDN 2025 để được hướng dẫn cụ thể từ Cục Thuế địa phương.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế, phạt chậm nộp (0,03%/ngày theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019) và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, tận dụng được các ưu đãi thuế hỗ trợ doanh nghiệp gặp khó khăn do thiên tai. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.