Doanh nghiệp tôi có chi trả tiền thù lao cho các chuyên gia nước ngoài sang làm việc ngắn hạn tại Việt Nam (dưới 15 ngày), mỗi lần chi trả khoảng 2.000 USD và tôi đã khấu trừ 20% thuế TNCN của họ, vậy tôi có phải cấp cho họ loại chứng từ gì để họ mang về nước thực hiện thủ tục tránh đánh thuế hai lần tại quốc gia của họ không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập của chuyên gia nước ngoài

Cá nhân nước ngoài sang Việt Nam làm việc ngắn hạn dưới 15 ngày được xác định là cá nhân không cư trú tại Việt Nam trong kỳ tính thuế (do tổng thời gian lưu trú dưới 183 ngày trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục).

• Cơ sở pháp lý căn bản: Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thu nhập từ tiền công, tiền thù lao phát sinh tại Việt Nam của cá nhân không cư trú thuộc đối tượng chịu thuế TNCN tại nguồn.
• Mức thuế suất áp dụng: Căn cứ theo Điều 18 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định bằng doanh thu chịu thuế nhân với thuế suất cố định 20%. Doanh nghiệp của Anh/Chị thực hiện khấu trừ trực tiếp 20% trên khoản thù lao 2.000 USD (tương đương khấu trừ 400 USD) trước khi chi trả cho chuyên gia là hoàn toàn chính xác và đúng quy định pháp luật.

Loại chứng từ bắt buộc phải cấp cho chuyên gia nước ngoài

Để chuyên gia nước ngoài có cơ sở pháp lý làm thủ tục khấu trừ thuế hoặc hoàn thuế tại quốc gia của họ theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTAA) đã ký kết với Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ chứng minh số thuế đã nộp.

• Bản chất chứng từ hiện hành năm 2026: Kể từ khi hệ thống hóa đơn, chứng từ điện tử được áp dụng đồng bộ, doanh nghiệp không còn được sử dụng các mẫu chứng từ tự in hoặc mua của cơ quan thuế dạng giấy cũ. Tổ chức chi trả thu nhập bắt buộc phải sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tự xây dựng hoặc thông qua nhà cung ứng giải pháp.

Đính chính sai sót nghiêm trọng về mẫu biểu: Nội dung cũ viện dẫn “Mẫu số 16/ĐT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 111/2013/TT-BTC” là sai lệch lớn và đã hết hiệu lực hoàn toàn. Mẫu biểu chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện hành bắt buộc phải được thiết lập theo đúng các chỉ tiêu nội dung quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Công Ty Luật ACC xin đính chính để doanh nghiệp không xuất sai mẫu biểu dẫn đến việc chứng từ bị cơ quan thuế nước ngoài từ chối.

Thành phần hồ sơ để phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi thực hiện hạch toán và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho chuyên gia nước ngoài, bộ phận nhân sự và kế toán của doanh nghiệp cần thu thập, lưu trữ các hồ sơ sau (mỗi mục một dòng):

• Hợp đồng lao động ngắn hạn, hợp đồng dịch vụ hoặc thư mời làm việc thể hiện rõ mức thù lao 2.000 USD.
• Bản sao hộ chiếu (Passport) của chuyên gia nước ngoài hiển thị rõ thông tin cá nhân và dấu kiểm chứng nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất nhập khẩu Việt Nam.
• Chứng từ thanh toán tiền thù lao (Phiếu chi tiền mặt hoặc lệnh chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng).
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành việc nộp số tiền thuế 20% đã khấu trừ vào Kho bạc Nhà nước.

Quy trình 3 bước cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử năm 2026

Doanh nghiệp tiến hành các bước lập, ký số và gửi chứng từ cho chuyên gia nước ngoài theo trình tự các bước hướng dẫn cụ thể dưới đây:

Bước 1: Khấu trừ thuế tại nguồn và thực hiện nộp tiền vào ngân sách Ngay tại thời điểm chi trả khoản thù lao 2.000 USD cho chuyên gia nước ngoài, kế toán giữ lại 20% số tiền thuế. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn doanh nghiệp tiến hành lập giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước thông qua cổng thông tin Thuế điện tử (eTax) theo đúng thời hạn quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Khoản thuế này phải được hạch toán chính xác vào chương của doanh nghiệp và tiểu mục thuế TNCN từ tiền lương tiền công của cá nhân không cư trú (tiểu mục 1002). Việc nộp tiền thuế kịp thời vào ngân sách giúp doanh nghiệp hoàn thiện nghĩa vụ đại lý thuế, đồng thời thu thập được số chứng từ nộp tiền để làm căn cứ nhập liệu thông tin lên chứng từ khấu trừ điện tử ở bước tiếp theo.

Bước 2: Khởi tạo và ký số chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử Kế toán đăng nhập vào phần mềm phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của doanh nghiệp (được thiết lập theo quy chuẩn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn Anh/Chị tiến hành nhập liệu các thông tin bắt buộc bao gồm: Họ tên chuyên gia, quốc tịch, số hộ chiếu, khoản thu nhập chịu thuế (2.000 USD quy đổi ra VND tại thời điểm chi trả) và số thuế đã khấu trừ (400 USD quy đổi ra VND). Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sử dụng chữ ký số của công ty để ký phê duyệt chứng từ điện tử này. Việc ký số bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và chứng từ này sẽ tự động truyền thông tin định dạng xml về máy chủ của Tổng cục Thuế để cơ quan nhà nước theo dõi, quản lý.

Bước 3: Gửi chứng từ điện tử cho chuyên gia và hỗ trợ hồ sơ DTAA Sau khi ký số thành công, hệ thống sẽ xuất ra file chứng từ định dạng PDF (hoặc bản in chuyển đổi từ chứng từ điện tử nếu chuyên gia yêu cầu nhận bản giấy). Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện gửi file chứng từ điện tử này qua thư điện tử (Email) cho chuyên gia nước ngoài để họ lưu trữ và sử dụng. Nếu quốc gia của chuyên gia có ký kết Hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam, doanh nghiệp hỗ trợ cung cấp thêm bản sao hợp đồng và giấy nộp tiền ngân sách để họ làm thủ tục hoàn thuế hoặc giảm trừ nghĩa vụ thuế tại quê nhà. Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ tập tin điện tử này trên hệ thống kế toán công ty tối thiểu 10 năm và đưa số liệu vào Bảng kê khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 05-1/BK-TNCN) khi quyết toán năm 2026.

Tuân thủ việc cấp chứng từ khấu trừ thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP mà còn hỗ trợ chuyên gia nước ngoài giảm gánh nặng thuế quốc tế, đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam. Việc này góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp trong hợp tác quốc tế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.