Trách nhiệm lập hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý

Trong hệ thống tư pháp, trợ giúp pháp lý (TGPL) đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các đối tượng yếu thế, giúp họ tiếp cận công lý một cách bình đẳng. Để đảm bảo mọi vụ việc TGPL được thực hiện đúng quy định, minh bạch và có căn cứ pháp lý rõ ràng, việc lập và quản lý hồ sơ vụ việc là bước không thể thiếu.

Đồng hành cùng người dân và các tổ chức trong việc tháo gỡ khó khăn pháp lý, Công ty Luật ACC luôn chủ động cập nhật những thay đổi mới nhất của hệ thống pháp luật Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy định về trách nhiệm lập hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý căn cứ theo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Trợ giúp pháp lý số 05/2026/QH16 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2027).

1. Căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng quy định trợ giúp pháp lý

1.1 Căn cứ pháp lý

• Luật Trợ giúp pháp lý năm 2017.
• Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Trợ giúp pháp lý số 05/2026/QH16 (được Quốc hội khóa XVI thông qua ngày 23/04/2026, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2027).

1.2 Đối tượng được hưởng trợ giúp pháp lý

Khoản 2 Điều 1 Luật Trợ giúp pháp lý 2026 đã mở rộng diện đối tượng thụ hưởng nhằm đáp ứng thực tiễn an sinh xã hội. Theo đó, các nhóm đối tượng được trợ giúp pháp lý bao gồm:

• Người có công với cách mạng; cha đẻ, mẹ đẻ, vợ, chồng, con của liệt sĩ và người có công nuôi liệt sĩ.
• Người thuộc hộ nghèo, người thuộc hộ cận nghèo.
• Người nhiễm chất độc da cam.
• Người khuyết tật.
• Trẻ em.
• Người dân tộc thiểu số cư trú ở vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn; người dân tộc thiểu số rất ít người.
• Người được hưởng trợ cấp xã hội hằng tháng là người cao tuổi, người bị bạo lực trong vụ việc bạo lực gia đình, người nhiễm HIV.
• Người lao động có thu nhập thấp là người bị buộc tội, bị hại.
• Người có khó khăn đột xuất do gặp thiên tai hoặc hỏa hoạn.

2. Trách nhiệm lập hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý thuộc về ai?

Trách nhiệm lập hồ sơ vụ việc TGPL được gắn liền với người trực tiếp thực hiện trợ giúp pháp lý cho người thụ hưởng được quy định tại khoản 15 Điều 1 Luật Trợ giúp pháp lý 2026.

Người thực hiện trợ giúp pháp lý có trách nhiệm lập hồ sơ

Các cá nhân sau đây khi được phân công hoặc tiếp nhận giải quyết vụ việc có trách nhiệm lập, thu thập, lưu trữ và hoàn thiện hồ sơ vụ việc TGPL:

• Trợ giúp viên pháp lý: Viên chức của Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước.
• Luật sư thực hiện trợ giúp pháp lý: Luật sư làm việc theo hợp đồng với Trung tâm hoặc thuộc tổ chức tham gia TGPL.
• Cộng tác viên trợ giúp pháp lý: Người ký hợp đồng thực hiện TGPL với Trung tâm.

Nghĩa vụ cụ thể trong quá trình lập hồ sơ

• Lập hồ sơ ngay khi thụ lý: Ngay sau khi vụ việc TGPL được thụ lý chính thức, người thực hiện phải mở hồ sơ vụ việc.
• Thu thập tài liệu đầy đủ, chính xác: Thu thập tài liệu, chứng cứ, văn bản tố tụng, giấy tờ xác minh đối tượng thụ hưởng và các tài liệu liên quan đến nội dung tư vấn, đại diện hoặc bào chữa.
• Phân loại và lưu trữ theo chuẩn mực: Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian, quy chuẩn nghiệp vụ tư pháp và cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu số liên thông với Cổng Pháp luật quốc gia theo tinh thần chuyển đổi số của Luật 05/2026/QH16.
• Bàn giao và lưu trữ: Sau khi kết thúc vụ việc, người thực hiện phải hoàn thiện hồ sơ và bàn giao cho Trung tâm hoặc Tổ chức thực hiện TGPL để lưu trữ theo thời hạn quy định.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn xác định đối tượng được trợ giúp pháp lý

3. Thành phần hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý gồm những gì?

Hồ sơ vụ việc TGPL là cơ sở để kiểm tra chất lượng vụ việc, chi trả thù lao, chi phí thực hiện và lưu trữ quản lý.

>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ tư vấn đại diện ngoài tố tụng trong trợ giúp pháp lý

4. Quy định về chế độ bồi dưỡng và nguyên tắc tính chi phí lập hồ sơ vụ việc

Để đảm bảo quyền lợi cho người thực hiện trợ giúp pháp lý, việc lập, hoàn thiện và quản lý hồ sơ vụ việc TGPL được ghi nhận và tính vào chi phí thực hiện vụ việc theo nguyên tắc cụ thể.

Nguyên tắc xác định chi phí thù lao

• Căn cứ theo thời gian thực hiện: Mức thù lao chi trả cho người thực hiện TGPL được tính dựa trên số giờ làm việc thực tế dành cho các công việc hợp lệ.
• Mức thù lao theo giờ quy định: Mức chi trả được tính theo công thức dựa trên tỷ lệ phần trăm mức lương cơ sở hiện hành cho mỗi giờ làm việc thực tế, tùy thuộc vào hình thức trợ giúp pháp lý (tham gia tố tụng, đại diện ngoài tố tụng hay tư vấn pháp luật).
• Công nhận thời gian lập hồ sơ: Thời gian nghiên cứu tài liệu, gặp gỡ người thụ hưởng, thu thập chứng cứ và công đoạn tổng hợp, thiết lập, hoàn thiện hồ sơ vụ việc để bàn giao lưu trữ đều thuộc danh mục thời gian làm việc hợp lệ được tính thù lao.

5. Những lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý

• Tính bảo mật thông tin: Người thực hiện TGPL phải bảo mật tuyệt đối thông tin vụ việc và thông tin cá nhân của người được trợ giúp pháp lý, trừ trường hợp được người đó đồng ý hoặc pháp luật có quy định khác.
• Thời hạn hoàn thiện hồ sơ: Trong thời hạn quy định kể từ ngày kết thúc vụ việc (thông thường là 30 ngày), người thực hiện phải nộp lại đầy đủ hồ sơ vụ việc cho Trung tâm hoặc tổ chức thực hiện TGPL.
• Ứng dụng công nghệ số: Theo Luật 05/2026/QH16, các thông tin hồ sơ vụ việc cần được chuẩn hóa dữ liệu điện tử để tích hợp trên hệ thống dữ liệu trợ giúp pháp lý quốc gia.

Việc nắm vững trách nhiệm lập hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý theo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Trợ giúp pháp lý số 05/2026/QH16 không chỉ giúp các tổ chức, cá nhân thực hiện TGPL tuân thủ đúng quy trình pháp lý mà còn bảo đảm quyền lợi tối đa cho người thụ hưởng.

Nếu quý độc giả, doanh nghiệp hoặc người dân đang gặp vướng mắc về các thủ tục pháp lý, đối tượng hưởng trợ giúp pháp lý hoặc cần tư vấn sâu hơn về các quy định pháp luật hiện hành, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC. Đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, lắng nghe và mang đến những giải pháp pháp lý tối ưu, nhanh chóng và hiệu quả nhất.