Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Yêu cầu lưu giữ hồ sơ tự công bố tại cơ sở sản xuất, kinh doan
Có, việc lưu giữ hồ sơ tự công bố sản phẩm tại công ty là nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật. Cụ thể, Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định rằng cơ sở sản xuất, kinh doanh phải lưu giữ hồ sơ tự công bố và các tài liệu liên quan tại cơ sở của mình trong thời hạn ít nhất 02 năm kể từ ngày sản phẩm hết hạn sử dụng hoặc ngày ngừng sản xuất, kinh doanh sản phẩm đó. Việc lưu giữ này nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, như Cục An toàn thực phẩm (Bộ Y tế) hoặc Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm địa phương.
Nếu cơ sở không lưu giữ hồ sơ đầy đủ hoặc không cung cấp khi có yêu cầu kiểm tra, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP), với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không lưu giữ hồ sơ, và có thể cao hơn nếu dẫn đến vi phạm nghiêm trọng về an toàn thực phẩm.
Hồ sơ cần lưu giữ phải được tổ chức một cách khoa học, dễ dàng tra cứu, có thể dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử (nếu có chữ ký số hợp pháp). Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của sản phẩm mà còn hỗ trợ trong các tranh chấp pháp lý hoặc kiểm toán nội bộ.
Các thành phần hồ sơ tự công bố cần lưu giữ
Theo Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, hồ sơ tự công bố sản phẩm bao gồm các tài liệu chính sau, và tất cả phải được lưu giữ đầy đủ tại công ty:
- Bản tự công bố sản phẩm, trong đó ghi rõ thông tin về tên sản phẩm, thành phần, chỉ tiêu chất lượng, điều kiện bảo quản và các cam kết tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.
- Kết quả kiểm nghiệm sản phẩm do phòng kiểm nghiệm được công nhận theo quy định thực hiện, chứng minh sản phẩm an toàn và phù hợp với các chỉ tiêu vi sinh vật, kim loại nặng, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật (nếu áp dụng). Kết quả này phải được thực hiện trong vòng 12 tháng trước khi công bố.
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc giấy chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy liên quan đến sản phẩm.
- Các tài liệu khác như nhãn sản phẩm, hướng dẫn sử dụng và bằng chứng về nguồn gốc nguyên liệu đầu vào, nhằm đảm bảo tính minh bạch toàn bộ chuỗi cung ứng.
- Bản sao biên bản công bố trên Cổng thông tin một cửa quốc gia về an toàn thực phẩm (nếu sản phẩm thuộc diện công bố trực tuyến).
Quy trình thực hiện tự công bố và tích hợp lưu giữ hồ sơ
Để đảm bảo việc tự công bố được thực hiện đúng quy định và hồ sơ được lưu giữ hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình sau theo Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Quy trình này không chỉ giúp hoàn tất thủ tục mà còn tích hợp ngay bước lưu giữ hồ sơ từ đầu.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tự công bố
Doanh nghiệp thu thập đầy đủ các tài liệu cần thiết như bản tự công bố, kết quả kiểm nghiệm và giấy chứng nhận cơ sở. Thời gian chuẩn bị thường mất từ 7-15 ngày, tùy thuộc vào việc kiểm nghiệm sản phẩm. Lúc này, nên scan và lưu bản sao điện tử để dễ dàng quản lý, đồng thời in bản cứng để ký xác nhận trách nhiệm pháp lý của người đại diện.
Bước 2: Công bố sản phẩm trên cổng thông tin
Nộp bản tự công bố trực tuyến qua Cổng thông tin một cửa quốc gia về an toàn thực phẩm (abfs.gov.vn). Sau khi nộp, hệ thống sẽ cấp mã số công bố tự nguyện. Bước này mất khoảng 3-5 ngày làm việc, và doanh nghiệp nhận được xác nhận điện tử. Ngay sau khi nhận, in và lưu giữ bản xác nhận này cùng hồ sơ gốc tại công ty.
Bước 3: Lưu giữ và quản lý hồ sơ tại cơ sở
Sau khi công bố, chuyển toàn bộ hồ sơ sang bộ phận lưu trữ nội bộ của công ty. Thiết lập hệ thống lưu trữ an toàn, như tủ hồ sơ khóa hoặc phần mềm quản lý tài liệu điện tử. Thời hạn lưu giữ tối thiểu 2 năm, nhưng khuyến nghị lưu lâu hơn nếu sản phẩm có vòng đời dài. Định kỳ kiểm tra (hàng quý) để đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ.
Bước 4: Báo cáo và cập nhật khi cần thiết
Nếu có thay đổi về công thức sản phẩm hoặc kết quả kiểm nghiệm mới, doanh nghiệp phải cập nhật tự công bố và lưu giữ phiên bản mới bên cạnh hồ sơ cũ. Trong trường hợp kiểm tra đột xuất từ cơ quan nhà nước, cung cấp hồ sơ ngay lập tức để tránh phạt bổ sung.
Giới thiệu về dịch vụ đăng ký Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ đăng ký giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) cho cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, chế biến, kinh doanh thực phẩm. Dịch vụ tập trung vào việc đảm bảo hồ sơ hợp lệ, đúng quy định và hỗ trợ khách hàng hoàn tất thủ tục với cơ quan có thẩm quyền.
Giải pháp pháp lý cho thủ tục VSATTP:
– Tư vấn điều kiện cấp phép: Đánh giá ngành nghề, mô hình hoạt động để xác định cơ sở có thuộc diện phải xin giấy phép hay không; hướng dẫn đáp ứng các điều kiện về cơ sở vật chất, con người và quy trình sản xuất theo quy định pháp luật.
– Hướng dẫn và chuẩn bị hồ sơ: Soạn thảo đầy đủ hồ sơ gồm đơn đề nghị, giấy đăng ký kinh doanh, bản thuyết minh điều kiện cơ sở, giấy khám sức khỏe và chứng nhận tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm cho người trực tiếp sản xuất, kinh doanh.
– Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước: Thực hiện nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý và hỗ trợ tiếp đoàn thẩm định thực tế tại cơ sở theo quy trình cấp phép.
– Theo dõi và xử lý phát sinh: Hỗ trợ bổ sung hồ sơ (nếu có yêu cầu), điều chỉnh các nội dung chưa phù hợp để đảm bảo cơ sở đạt điều kiện cấp giấy phép trong thời gian sớm nhất.
– Tư vấn sau cấp phép: Hướng dẫn duy trì điều kiện an toàn thực phẩm trong quá trình hoạt động, cũng như thủ tục gia hạn giấy phép khi hết hiệu lực.
💎 Tại sao lựa chọn Luật ACC?
– Hồ sơ được chuẩn bị theo đúng quy định, hạn chế việc bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
– Quy trình làm việc rõ ràng, theo dõi từng bước thực hiện.
– Hỗ trợ thực tế tại cơ sở khi có yêu cầu thẩm định.
– Chi phí dịch vụ được trao đổi cụ thể, minh bạch.
Việc lưu giữ hồ sơ tự công bố không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các chế tài pháp lý mà còn nâng cao uy tín thương hiệu, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và hỗ trợ mở rộng thị trường. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận