Thủ tục tự công bố thảo quả

Tự công bố thảo quả là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với mọi tổ chức, cá nhân muốn đưa sản phẩm thảo quả ra thị trường, giúp khẳng định chất lượng và đảm bảo an toàn thực phẩm theo quy định. Việc thực hiện đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các chế tài xử phạt mà còn xây dựng niềm tin với người tiêu dùng. Để nắm rõ quy trình và tránh sai sót, hãy cùng Công ty Luật ACC khám phá các bước chi tiết dưới đây.

1. Thủ tục tự công bố thảo quả

Thủ tục tự công bố thảo quả là quy trình mà doanh nghiệp phải tiến hành để thông báo với cơ quan quản lý nhà nước về việc sản phẩm của mình đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm. Theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP, thảo quả là thực phẩm thông thường, thuộc diện tự công bố sản phẩm. Do đó, trước khi lưu hành, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tự công bố

Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ các tài liệu pháp lý và kỹ thuật bao gồm: bản tự công bố sản phẩm theo mẫu, phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm, mẫu nhãn sản phẩm và một số giấy tờ liên quan khác. Việc chuẩn bị chu đáo ngay từ đầu giúp hạn chế tối đa việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan tiếp nhận

Hồ sơ tự công bố thảo quả được nộp đến Sở Y tế hoặc Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm thuộc tỉnh, thành phố nơi đặt cơ sở sản xuất hoặc kinh doanh. Tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn nộp trực tiếp, qua đường bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Bộ Y tế. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và hướng dẫn bổ sung nếu cần.

Bước 3: Chờ thẩm tra và nhận kết quả

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy tiếp nhận đăng ký công bố sản phẩm (theo Mẫu số 03, Phụ lục I). Trường hợp hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan sẽ có văn bản nêu rõ lý do để doanh nghiệp chỉnh sửa.

Bước 4: Công khai thông tin tự công bố

Sau khi được tiếp nhận, doanh nghiệp phải tự công bố sản phẩm trên phương tiện thông tin đại chúng hoặc trang thông tin điện tử của mình, đồng thời cập nhật dữ liệu lên hệ thống thông tin của cơ quan y tế có thẩm quyền. Đây là bước quan trọng để đảm bảo minh bạch và giúp người tiêu dùng tra cứu thông tin sản phẩm một cách dễ dàng.

2. Điều kiện tự công bố thảo quả

Để thực hiện tự công bố thảo quả một cách thuận lợi, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện cơ bản sau đây, đảm bảo sản phẩm của mình phù hợp với khung pháp lý hiện hành:

• Sản phẩm thảo quả phải thuộc nhóm thực phẩm thông thường, không nằm trong danh mục sản phẩm bắt buộc phải đăng ký bản công bố sản phẩm theo quy định của Bộ Y tế. Điều này có nghĩa thảo quả chưa qua chế biến hoặc chỉ sơ chế thường sẽ thuộc diện tự công bố.
• Cơ sở sản xuất, kinh doanh thảo quả phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu (ví dụ cơ sở sản xuất với quy mô công nghiệp, cần đảm bảo các quy chuẩn về vệ sinh, môi trường…).
• Sản phẩm phải có kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm còn hiệu lực, được thực hiện tại phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc công nhận phù hợp tiêu chuẩn. Các chỉ tiêu kiểm nghiệm phải bao gồm những nhóm chất lượng chính như hàm lượng hoạt chất, chỉ tiêu vi sinh, kim loại nặng… theo đặc thù của thảo quả.
• Nhãn hàng hóa của sản phẩm thảo quả phải tuân thủ đầy đủ quy định tại Nghị định 111/2021/NĐ-CP về nội dung, cách thức thể hiện nhãn, bao gồm tên sản phẩm, thành phần, khối lượng, hạn sử dụng, thông tin nhà sản xuất và các cảnh báo nếu có.

3. Hồ sơ tự công bố thảo quả cần chuẩn bị

Hồ sơ tự công bố thảo quả đóng vai trò nền tảng để cơ quan chức năng xem xét mức độ an toàn của sản phẩm. Một bộ hồ sơ đầy đủ cần có các loại giấy tờ sau:

• Bản tự công bố sản phẩm được lập theo mẫu số 01 – Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP;
• Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm của thảo quả (bản chính hoặc bản sao chứng thực), trong đó ghi rõ các chỉ tiêu kiểm tra và kết luận của phòng thí nghiệm được công nhận;
• Mẫu nhãn sản phẩm hoặc ảnh chụp nhãn đã được doanh nghiệp xác nhận, thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc;
• Bản sao Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (nếu thuộc đối tượng phải có);
• Tài liệu chứng minh sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng (nếu sản phẩm chịu sự điều chỉnh của bất kỳ quy chuẩn cụ thể nào).

Doanh nghiệp cần lưu ý sao y công chứng đầy đủ các bản sao theo quy định và kiểm tra kỹ tính thống nhất giữa hồ sơ với thực tế sản phẩm trước khi nộp.

4. Chi phí tự công bố thảo quả

Chi phí tự công bố thảo quả không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Các khoản phí chính mà doanh nghiệp cần dự trù bao gồm:

• Lệ phí hành chính: Đây là khoản phí nộp cho cơ quan tiếp nhận để thẩm tra hồ sơ. Hiện nay, mức lệ phí này không lớn và được công khai theo biểu phí của từng Sở Y tế địa phương.
• Chi phí kiểm nghiệm: Thường chiếm phần lớn trong tổng ngân sách, phụ thuộc vào số lượng chỉ tiêu cần kiểm nghiệm (vi sinh, lý hóa, kim loại nặng…) và đơn giá của phòng kiểm nghiệm được chọn. Sản phẩm thảo quả càng có nhiều chỉ tiêu đặc thù, chi phí càng cao.
• Chi phí dịch vụ tư vấn (nếu sử dụng): Đây là khoản phát sinh tự nguyện, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian hoàn thiện thủ tục. Dù không bắt buộc, nhưng nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp này để đảm bảo hồ sơ được thông qua ngay từ lần đầu.

5. Dịch vụ hỗ trợ tự công bố thảo quả tại Công ty Luật ACC

Sử dụng dịch vụ tư vấn tự công bố thảo quả tại Công ty Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh:

• Tiết kiệm chi phí: Hạn chế tối đa tình trạng hồ sơ bị từ chối hoặc phải bổ sung nhiều lần, nhờ đó giảm thiểu các khoản chi phí phát sinh không cần thiết.
• Đội ngũ chuyên gia: Chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc các quy định về an toàn thực phẩm và thủ tục hành chính liên quan, đảm bảo giải quyết hồ sơ chính xác.
• Tư vấn chuyên sâu: Khách hàng được hướng dẫn cụ thể từ việc lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm, chuẩn bị tài liệu đến cách thức nộp hồ sơ sao cho nhanh chóng và hợp lệ nhất.
• Hỗ trợ toàn diện: Công ty đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình, từ khâu khảo sát ban đầu, liên hệ phòng kiểm nghiệm, soạn hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả tại cơ quan nhà nước cho đến khi nhận được Giấy tiếp nhận.

6. Những lưu ý khi thực hiện tự công bố thảo quả

Trong quá trình tự công bố thảo quả, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến một vài vấn đề sau để duy trì tính hợp pháp của sản phẩm trên thị trường:

• Bản tự công bố có giá trị không thời hạn, song doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ kiểm nghiệm định kỳ sản phẩm (thường là 6 – 12 tháng/lần) để bảo đảm chất lượng luôn phù hợp với nội dung đã công bố. Kết quả kiểm nghiệm định kỳ cần được lưu giữ để xuất trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
• Khi có bất kỳ sự thay đổi nào về thành phần, quy trình sản xuất, nguồn nguyên liệu hay nhãn sản phẩm, doanh nghiệp phải tiến hành làm lại thủ tục tự công bố. Không được phép tự ý lưu hành sản phẩm với những thay đổi chưa được cập nhật.
• Nghị định 115/2018/NĐ-CP quy định các hành vi vi phạm về tự công bố có thể bị xử phạt hành chính với mức tiền phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng đối với cá nhân, tổ chức còn bị áp dụng mức phạt gấp đôi. Nặng hơn, sản phẩm có thể bị buộc thu hồi và tiêu hủy.
• Thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới như Nghị định sửa đổi, bổ sung của Nghị định 15/2018/NĐ-CP để kịp thời điều chỉnh hồ sơ cho phù hợp, tránh rơi vào tình trạng vi phạm do lỗi không cập nhật.

7. Câu hỏi thường gặp

Tự công bố thảo quả mất khoảng bao lâu để hoàn tất?

Từ lúc nộp hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ cấp Giấy tiếp nhận trong thời hạn 07 ngày làm việc. Tuy nhiên, thời gian chuẩn bị hồ sơ và chờ kết quả kiểm nghiệm thường kéo dài thêm 2 đến 4 tuần, tùy thuộc vào năng lực xử lý của phòng kiểm nghiệm và mức độ phức tạp của chỉ tiêu đăng ký.

Có nhất thiết phải kiểm nghiệm sản phẩm trước khi tự công bố thảo quả không?

Kiểm nghiệm là yêu cầu bắt buộc nhằm chứng minh sản phẩm đạt tiêu chuẩn an toàn thực phẩm. Phiếu kết quả kiểm nghiệm phải do phòng kiểm nghiệm được Bộ Y tế chỉ định hoặc công nhận thực hiện, và còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

Nếu không thực hiện tự công bố thảo quả, doanh nghiệp sẽ chịu chế tài gì?

Theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP, hành vi không thực hiện tự công bố sản phẩm sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân, còn tổ chức chịu mức phạt gấp đôi. Ngoài ra, cơ quan chức năng còn buộc thu hồi và tiêu hủy toàn bộ lô sản phẩm vi phạm.

Tự công bố thảo quả là thủ tục không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Để sản phẩm sớm có mặt trên thị trường mà không vướng phải rủi ro pháp lý, doanh nghiệp hãy liên hệ Công ty Luật ACC – nơi cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất.