Thủ tục tự công bố trân châu

Tự công bố trân châu là thủ tục bắt buộc để đưa sản phẩm trân châu ra thị trường một cách hợp pháp, đảm bảo an toàn thực phẩm và tránh chế tài xử phạt. Việc nắm vững quy trình, hồ sơ, và điều kiện giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí. Cùng Công ty Luật ACC phân tích toàn diện thủ tục này ngay dưới đây.

1. Thủ tục tự công bố trân châu

Tự công bố trân châu là việc tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh sản phẩm trân châu thực hiện kê khai thông tin sản phẩm trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý an toàn thực phẩm, theo quy định tại Luật An toàn thực phẩm 2010 và Nghị định 15/2018/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP và Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Sản phẩm trân châu – thường được làm từ bột năng, đường và các phụ gia – thuộc nhóm thực phẩm thông thường, do đó phải tuân thủ cơ chế tự công bố, không phải đăng ký công bố như thực phẩm chức năng hay nước uống đóng chai. Luật Đầu tư 2025 xếp kinh doanh thực phẩm vào ngành nghề có điều kiện, đòi hỏi cơ sở phải đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn trước khi bắt đầu quy trình tự công bố.

Thủ tục được thực hiện qua các bước cụ thể sau đây.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và đánh giá điều kiện cơ sở

Trước khi tiến hành tự công bố, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ sở sản xuất, kho bãi có đáp ứng điều kiện vệ sinh theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP và Nghị định 168/2025/NĐ-CP hay không. Đồng thời, sản phẩm trân châu phải được kiểm nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận, đảm bảo các chỉ tiêu an toàn như hàm lượng kim loại nặng, vi sinh, phụ gia thực phẩm đúng giới hạn. Kết quả kiểm nghiệm là căn cứ pháp lý then chốt cho tờ khai tự công bố.

Bước 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ tự công bố

Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử của Sở Y tế hoặc Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm địa phương (tùy phân cấp quản lý), điền đầy đủ thông tin vào Bản tự công bố sản phẩm theo mẫu tại Phụ lục I Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Cùng với đó, tải lên bản scan các giấy tờ kèm theo. Hệ thống sẽ cấp một mã số tiếp nhận, đồng thời gửi xác nhận qua email đăng ký. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm cấp tỉnh hoặc Sở Y tế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc cơ sở sản xuất.

Bước 3: Công khai và lưu trữ hồ sơ

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và xác nhận trên hệ thống, thông tin sản phẩm tự động được công khai trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ toàn bộ hồ sơ đã nộp và kết quả kiểm nghiệm để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Thời gian giải quyết thủ tục được quy định là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, theo điểm b khoản 1 Điều 8 Nghị định 15/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ có thông báo yêu cầu bổ sung trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Bước 4: In ấn và sử dụng bản tự công bố

Khi nhận được mã số xác nhận, doanh nghiệp có thể in bản tự công bố đã có dấu xác nhận điện tử để sử dụng trong lưu hành sản phẩm. Bản tự công bố này có giá trị pháp lý trên toàn quốc, không cần xin thêm giấy phép địa phương khác. Sản phẩm trân châu được phép phân phối, kinh doanh ngay sau khi hoàn tất thủ tục.

2. Điều kiện tự công bố trân châu

Để thực hiện tự công bố trân châu, tổ chức, cá nhân phải đáp ứng một số yêu cầu nền tảng. Cơ sở sản xuất trân châu phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc được cấp biên bản thẩm định điều kiện an toàn thực phẩm theo Luật An toàn thực phẩm 2010 và Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Sản phẩm trân châu phải có tiêu chuẩn cơ sở rõ ràng, bao gồm các chỉ tiêu chất lượng và an toàn phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.

Ngoài ra, doanh nghiệp buộc phải tiến hành kiểm nghiệm định kỳ hoặc kiểm nghiệm lô sản phẩm trước khi tự công bố, với phiếu kết quả còn hiệu lực trong vòng 12 tháng. Các điều kiện trên còn chịu sự điều chỉnh của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về siết chặt quản lý phụ gia thực phẩm và truy xuất nguồn gốc, nhằm đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục tự công bố trân châu

Hồ sơ tự công bố trân châu được lập theo quy định tại Điều 4 Nghị định 15/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP), gồm những tài liệu sau:

• Bản tự công bố sản phẩm theo mẫu số 01 Phụ lục I, in trên khổ A4, ghi đầy đủ thông tin về tên sản phẩm, thành phần, chỉ tiêu chất lượng, thời hạn sử dụng, hướng dẫn bảo quản, và cam kết chịu trách nhiệm.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh có ngành nghề sản xuất, kinh doanh thực phẩm.
• Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm của sản phẩm trân châu do phòng kiểm nghiệm được công nhận cấp, còn hiệu lực, thể hiện các chỉ tiêu bắt buộc như độc tố, vi sinh, kim loại nặng, phụ gia.
• Bản sao Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (nếu có), hoặc biên bản thẩm định điều kiện của cơ quan y tế.
• Bản sao chứng chỉ HACCP hoặc ISO 22000 nếu doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, giúp tăng độ tin cậy cho hồ sơ.
• Trường hợp sản phẩm nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất, cần bổ sung bản sao công bố hợp quy của nguyên liệu nhập khẩu.

Lưu ý thực tế: Toàn bộ hồ sơ phải được số hóa, scan màu rõ nét và nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng của tỉnh. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ các chỉ tiêu kiểm nghiệm vì đây là phần dễ bị trả hồ sơ nhất; một số địa phương yêu cầu kiểm nghiệm mẫu tươi, không chấp nhận phiếu quá 6 tháng. Việc thiếu một trong các giấy tờ trên sẽ khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian thực hiện tự công bố trân châu.

4. Chi phí thực hiện tự công bố trân châu

Chi phí cho thủ tục tự công bố trân châu gồm hai nhóm: chi phí nhà nước và chi phí dịch vụ. Với nhóm chi phí nhà nước, hiện nay phí thẩm định hồ sơ và cấp mã số tự công bố được miễn theo quy định tại Thông tư 85/2019/TT-BTC, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải chi trả cho hoạt động kiểm nghiệm sản phẩm tại phòng lab độc lập. Mức phí kiểm nghiệm dao động tùy số lượng chỉ tiêu và độ phức tạp, thường từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng cho một mẫu trân châu tùy theo yêu cầu của từng địa phương.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chưa có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, phải đầu tư cải tạo mặt bằng, hệ thống xử lý nước thải, kho lạnh… để đáp ứng điều kiện cấp phép, làm phát sinh chi phí đáng kể. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý trọn gói giúp kiểm soát tổng chi phí, tránh phát sinh do hồ sơ sai sót hay kéo dài thời gian chờ đợi.

5. Phân biệt tự công bố trân châu và đăng ký công bố trân châu

Nhiều chủ doanh nghiệp nhầm lẫn giữa tự công bố và đăng ký công bố, dẫn đến áp dụng sai thủ tục. Tự công bố trân châu áp dụng cho sản phẩm thực phẩm thông thường, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về nội dung công bố, cơ quan quản lý chỉ tiếp nhận và công khai thông tin, không thực hiện thẩm định chuyên sâu. Ngược lại, đăng ký công bố sản phẩm (thường gặp ở nước uống đóng chai, nước khoáng, thực phẩm chức năng) đòi hỏi cơ quan quản lý thẩm định toàn bộ hồ sơ, bao gồm kiểm nghiệm, chứng minh tác dụng, và chỉ cấp giấy tiếp nhận khi đạt yêu cầu.

Với trân châu – thực phẩm thường – bắt buộc thực hiện tự công bố, do đó doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ đăng ký. Việc phân biệt rõ giúp rút ngắn thời gian, tránh lãng phí chi phí thẩm định không cần thiết, đồng thời tuân thủ đúng Nghị định 15/2018/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi.

6. Dịch vụ hỗ trợ tự công bố trân châu tại Công ty Luật ACC

Sử dụng dịch vụ tư vấn tại Công ty Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp khi thực hiện tự công bố trân châu:

• Tiết kiệm chi phí: Chúng tôi giúp tối ưu hóa lộ trình thực hiện, tránh các khoản chi phát sinh do hồ sơ sai sót, kiểm nghiệm lại nhiều lần hoặc chậm trễ đưa sản phẩm ra thị trường.
• Đội ngũ chuyên gia: Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý thực phẩm, chuyên viên của Công ty Luật ACC am hiểu sâu các điều kiện, cách thức lập hồ sơ và các điểm mới trong Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Tư vấn chuyên sâu: Phân tích cụ thể từng chỉ tiêu kiểm nghiệm, đánh giá rủi ro phụ gia, hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn cơ sở để hồ sơ đạt yêu cầu ngay từ đầu.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu đánh giá điều kiện cơ sở, chuẩn bị hồ sơ, nộp trực tuyến, đến khi nhận mã số tự công bố, chúng tôi đồng hành xuyên suốt, kể cả giải trình với cơ quan chức năng khi có yêu cầu.

**7. Câu hỏi thường gặp**

Mất bao lâu để hoàn tất tự công bố trân châu?

Thời gian chuẩn bị kiểm nghiệm và hoàn thiện hồ sơ thường kéo dài từ 7 đến 15 ngày, tùy tốc độ của phòng thí nghiệm. Sau khi nộp hồ sơ trực tuyến đầy đủ và hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ xác nhận trong 05 ngày làm việc. Như vậy, tổng thời gian ước tính khoảng 12-20 ngày kể từ lúc bắt tay vào làm.

Sản phẩm trân châu tự làm tại nhà có cần tự công bố không?

Nếu sản xuất nhỏ lẻ để bán, dù tại nhà, vẫn phải thực hiện thủ tục tự công bố trân châu và đáp ứng điều kiện về cơ sở, giấy phép kinh doanh. Riêng trường hợp chế biến tại chỗ, tiêu thụ ngay trong quán (như trà sữa) thì có thể không phải tự công bố nếu được coi là dịch vụ ăn uống, nhưng nếu đóng gói sẵn để phân phối thì bắt buộc thực hiện.

Phiếu kiểm nghiệm cũ có được dùng để tự công bố trân châu không?

Phiếu kiểm nghiệm phải còn thời hạn hiệu lực, thường là 12 tháng kể từ ngày cấp. Nếu công thức, nguyên liệu sản xuất thay đổi, doanh nghiệp bắt buộc kiểm nghiệm lại mẫu mới, không được sử dụng phiếu cũ, nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm và đúng quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP.

Tự công bố trân châu thành công là tiền đề để sản phẩm lưu thông hợp pháp trên thị trường, khẳng định chất lượng và uy tín doanh nghiệp. Mọi vướng mắc về hồ sơ, kiểm nghiệm hay quy trình, quý khách hàng có thể liên hệ Công ty Luật ACC để được giải đáp kịp thời, hỗ trợ hoàn tất thủ tục nhanh nhất.