Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Lý do có thể bị từ chối ủy quyền
Việc ủy quyền cho mẹ (hoặc người thân) thực hiện thủ tục lấy hộ chiếu, đặc biệt đối với trẻ em hoặc người chưa thành niên, thường bị từ chối do không đáp ứng các yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt nhằm bảo vệ quyền lợi của công dân, theo quy định tại Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 23/2023/QH15.
Các lý do phổ biến bao gồm:
- Giấy ủy quyền không được công chứng hoặc chứng thực theo đúng hình thức;
- Nội dung ủy quyền không rõ ràng, thiếu thông tin cụ thể về phạm vi (ví dụ: chỉ ủy quyền lấy hộ chiếu mà không nêu rõ lý do vắng mặt của người ủy quyền);
- Người được ủy quyền không phải là cha/mẹ ruột/nuôi hợp pháp, dẫn đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố) từ chối để tránh rủi ro pháp lý.
Ngoài ra, nếu hồ sơ thiếu giấy tờ chứng minh quan hệ huyết thống hoặc lý do vắng mặt (như giấy xác nhận làm việc nước ngoài), việc từ chối là bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp.
Điều kiện để ủy quyền hợp lệ
Để ủy quyền lấy hộ chiếu được chấp nhận, phải tuân thủ các điều kiện cơ bản theo quy định của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 và văn bản hướng dẫn thi hành. Người ủy quyền phải là cha/mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của người cần cấp hộ chiếu (thường là trẻ em dưới 18 tuổi). Giấy ủy quyền phải được lập bằng văn bản, có chữ ký của cả hai bên cha mẹ (nếu cả hai còn quyền nuôi dưỡng), và được công chứng tại Văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã/phường.
Trường hợp chỉ một bên cha mẹ ủy quyền, cần có sự đồng ý bằng văn bản của bên còn lại hoặc quyết định của tòa án về quyền nuôi con. Nếu người ủy quyền ở nước ngoài, giấy ủy quyền lập ở nước ngoài phải được chứng nhận/hợp pháp hóa theo quy định pháp luật Việt Nam.
Hồ sơ cần chuẩn bị để khắc phục
Để bổ sung và nộp lại hồ sơ, Anh/Chị cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau, theo Thông tư 73/2021/TT-BCA của Bộ Công an hướng dẫn Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.
- Giấy ủy quyền có công chứng/chứng thực, nêu rõ phạm vi ủy quyền (lấy hộ chiếu thay) và lý do vắng mặt của người ủy quyền.
- Giấy khai sinh bản chính hoặc bản sao có chứng thực của người cần cấp hộ chiếu.
- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người ủy quyền và người được ủy quyền.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu ủy quyền cho bà/mẹ: giấy khai sinh chứng minh mối quan hệ bà-cháu hoặc mẹ-con).
- Hai ảnh 4×6 cm nền trắng của người cần cấp hộ chiếu.
- Các giấy tờ bổ sung nếu áp dụng, như quyết định ly hôn hoặc giấy xác nhận vắng mặt (nếu một bên cha mẹ không tham gia).
Quy trình nộp lại hồ sơ sau khi bị từ chối
Bước 1: Kiểm tra và bổ sung hồ sơ
Anh/Chị cần liên hệ cơ quan từ chối (thường là Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh) để nhận biên bản từ chối chi tiết, sau đó bổ sung các giấy tờ thiếu theo hướng dẫn trên. Thời gian kiểm tra thường mất 1-2 ngày, đảm bảo giấy ủy quyền mới được công chứng trong vòng 6 tháng gần nhất để tránh hết hạn.
Bước 2: Nộp hồ sơ bổ sung
Nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi cư trú hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) nếu áp dụng thủ tục điện tử. Phí cấp hộ chiếu thông thường là 200.000 đồng cho lần đầu (theo Thông tư 25/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung), và nộp bổ sung không mất thêm phí nếu trong thời hạn quy định (thường 30 ngày kể từ ngày từ chối).
Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả
Sau khi nộp, cơ quan sẽ xử lý trong 8 ngày làm việc đối với hộ chiếu phổ thông (Điều 37 Luật Xuất cảnh, Nhập cảnh 2019). Anh/Chị có thể theo dõi tiến độ qua ứng dụng VNeID hoặc liên hệ hotline 1900 9096 của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Nếu vẫn bị từ chối, có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011.
Việc tuân thủ đúng quy định giúp tránh trì hoãn thủ tục, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và giảm rủi ro pháp lý cho gia đình. Đồng thời, đảm bảo an toàn thông tin cá nhân trong quá trình ủy quyền. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận