Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không là câu hỏi quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần làm rõ khi hoạt động tại Việt Nam. Việc nắm bắt đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết để có hướng xử lý phù hợp.
1. Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, không trực tiếp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ để phát sinh doanh thu.
Do văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có chức năng kinh doanh theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 nên không lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc lập hóa đơn được thực hiện bởi doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc có chức năng kinh doanh theo quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Trường hợp phát sinh hoạt động thanh lý tài sản phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như máy tính, bàn ghế, thiết bị văn phòng, doanh nghiệp cần xác định chủ thể thực hiện giao dịch, hình thức hạch toán và việc sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Luật Quản lý thuế 2025 và các quy định có liên quan.
2. Đặc điểm hoạt động của văn phòng đại diện theo Luật Doanh nghiệp 2020
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện có chức năng:
- Đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp;
- Xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường;
- Hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp.
Việc văn phòng đại diện được ủy quyền ký kết văn bản, hợp đồng không làm phát sinh quyền lập hóa đơn vì không làm thay đổi chức năng pháp lý của đơn vị này. Quyền lập hóa đơn chỉ phát sinh khi chủ thể thực hiện hoạt động thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định pháp luật.
Xem thêm: Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã chi tiết
3. Quy định liên quan đến hóa đơn và chứng từ
Theo quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC, hóa đơn được lập khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc phát sinh các trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định.
Do văn phòng đại diện không có chức năng trực tiếp kinh doanh, không phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nên không sử dụng hóa đơn để ghi nhận doanh thu từ hoạt động kinh doanh.
Việc văn phòng đại diện được cấp mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế trong từng trường hợp không đồng nghĩa với việc được lập hóa đơn bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp cần phân biệt giữa văn phòng đại diện và chi nhánh. Trường hợp chi nhánh có chức năng kinh doanh, đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn theo quy định thì có thể thực hiện lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Xem thêm: Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng dễ hiểu
4. Hậu quả khi văn phòng đại diện xuất hóa đơn trái quy định
Nếu văn phòng đại diện lập hóa đơn không đúng quy định về hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định pháp luật hiện hành, trong đó có các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP (nếu thuộc trường hợp áp dụng).
Ngoài việc phải xử lý hóa đơn đã lập không đúng quy định, doanh nghiệp còn có thể gặp rủi ro liên quan đến kê khai thuế, hạch toán kế toán và quá trình kiểm tra của cơ quan thuế.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng chức năng hoạt động của từng đơn vị phụ thuộc để lựa chọn hình thức lập, sử dụng hóa đơn phù hợp theo quy định pháp luật.
5. Câu hỏi thường gặp
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không khi hỗ trợ ký kết hợp đồng?
Trả lời: Không. Việc văn phòng đại diện hỗ trợ hoặc ký kết hợp đồng theo ủy quyền của doanh nghiệp không làm thay đổi chức năng pháp lý của văn phòng đại diện và không làm phát sinh quyền lập hóa đơn. Hóa đơn do doanh nghiệp hoặc đơn vị có chức năng kinh doanh thực hiện theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không nếu có mã số thuế riêng?
Trả lời: Không. Mã số thuế của văn phòng đại diện chỉ phục vụ việc thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định trong từng trường hợp và không phải là căn cứ xác định quyền lập hóa đơn bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không khi thu phí dịch vụ hỗ trợ?
Trả lời: Không. Văn phòng đại diện không có chức năng trực tiếp kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ để thu tiền. Nếu phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thì doanh nghiệp hoặc đơn vị có chức năng kinh doanh phải thực hiện lập hóa đơn theo quy định.
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không là vấn đề cần được làm rõ để doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật. Nếu quý khách còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ chi tiết về thủ tục liên quan, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn kịp thời và chính xác.
Để lại một bình luận