Công ty em có vay tiền cá nhân của giám đốc, vậy lãi vay có được tính chi phí hợp lý không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để lãi vay từ cá nhân giám đốc được tính là chi phí hợp lý

Theo quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP ngày 05/11/2020 của Chính phủ quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 20/2017/NĐ-CP và Nghị định 122/2020/NĐ-CP), chi phí lãi vay được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải đáp ứng các điều kiện sau. Lãi vay từ cá nhân giám đốc (là bên liên quan theo Điều 5 Luật Quản lý thuế 2019) được coi là giao dịch liên kết, do đó cần tuân thủ nguyên tắc giá thị trường (arm's length principle) để tránh bị loại trừ. Cụ thể:

• Hợp đồng vay bằng văn bản: Phải có hợp đồng vay vốn rõ ràng, nêu chi tiết số tiền vay, lãi suất, thời hạn vay, phương thức trả nợ và các điều khoản khác, được ký kết giữa doanh nghiệp và cá nhân giám đốc. Hợp đồng này phải được lập trước hoặc tại thời điểm phát sinh giao dịch, theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 132/2020/NĐ-CP.
• Mức lãi suất hợp lý: Lãi suất vay không được vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) công bố tại thời điểm vay (theo khoản 2.3 Điều 10 Nghị định 132/2020/NĐ-CP). Ví dụ, nếu lãi suất cơ bản là 9%/năm, thì mức tối đa được trừ là 13,5%/năm. Nếu vượt quá, phần lãi vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ. Đối với giao dịch liên kết, cơ quan thuế có thể yêu cầu chứng minh lãi suất phù hợp với giá thị trường thông qua so sánh với các giao dịch tương tự.
• Tỷ lệ nợ vay không vượt giới hạn: Tổng chi phí lãi vay được trừ không vượt quá 30% tổng lợi nhuận thuần cộng với chi phí lãi vay và lỗ từ hoạt động kinh doanh (EBITDA), theo khoản 2.1 Điều 10 Nghị định 132/2020/NĐ-CP. Phần lãi vay vượt tỷ lệ này sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ trong năm tính thuế và 3 năm tiếp theo nếu có số dư.
• Không thuộc trường hợp loại trừ đặc biệt: Lãi vay không được trừ nếu liên quan đến vốn góp hoặc vay từ cá nhân giám đốc nhằm mục đích che giấu thu nhập chịu thuế, hoặc nếu doanh nghiệp thuộc diện kiểm soát đặc biệt theo quy định về giao dịch liên kết (Điều 4 Nghị định 132/2020/NĐ-CP). Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ trong Tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN) và lưu trữ chứng từ để chứng minh tính hợp lý.

Hồ sơ chứng minh để lãi vay được chấp nhận

Để cơ quan thuế chấp nhận chi phí lãi vay là hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ hồ sơ sau, theo yêu cầu tại Điều 11 Nghị định 132/2020/NĐ-CP và Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC):

• Hợp đồng vay vốn và các phụ lục liên quan.
• Chứng từ thanh toán lãi vay (chuyển khoản ngân hàng, biên lai thu tiền mặt nếu dưới 20 triệu đồng/lần).
• Bảng tính toán lãi vay chi tiết, kèm công thức và dẫn chứng lãi suất thị trường (ví dụ: báo giá từ các ngân hàng thương mại).
• Báo cáo tài chính hàng năm, chứng minh tỷ lệ nợ vay không vượt giới hạn.
• Hồ sơ giao dịch liên kết (nếu áp dụng), bao gồm phân tích so sánh giá thị trường theo Phụ lục I Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Nếu không có hồ sơ đầy đủ, chi phí lãi vay có thể bị loại trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN với mức thuế suất 20% (theo Luật Thuế TNDN 2025).

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu thuế, phạt chậm nộp (0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp) và giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính nội bộ. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.