Thủ tục xin visa thương mại Nhật Bản chi tiết

Visa thương mại Nhật Bản là loại thị thực then chốt cho doanh nhân Việt Nam khi cần tham dự hội thảo, đàm phán hợp đồng hoặc khảo sát thị trường tại Nhật Bản. Để hành trình kinh doanh của bạn thêm thuận lợi, hãy cùng Công ty Luật ACC khám phá từng bước một cách chi tiết.

1. Thủ tục xin visa thương mại Nhật Bản chi tiết

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan cấp thị thực

Hồ sơ phải thể hiện rõ mục đích chuyến đi là hoạt động thương mại thuần túy, có thư mời từ đối tác Nhật Bản và chứng minh năng lực tài chính của người xin visa. Các tài liệu cần được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, công chứng bản dịch nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản

Người xin visa phải đặt lịch hẹn trước qua hệ thống trực tuyến của Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội hoặc Lãnh sự quán tại Thành phố Hồ Chí Minh. Một số trường hợp có thể nộp qua Trung tâm Tiếp nhận Visa VFS Global theo ủy quyền.

Bước 3: Nhận kết quả xét duyệt và nộp lệ phí visa

Sau khoảng 5 ngày làm việc, cơ quan đại diện sẽ thông báo kết quả. Nếu hồ sơ được chấp thuận, đương đơn quay lại nộp lệ phí và nhận hộ chiếu đã dán visa. Lệ phí hiện hành là 640.000 đồng cho thị thực ngắn hạn một lần nhập cảnh, có thể thay đổi theo chính sách từng thời kỳ.

Bước 4: Kiểm tra thông tin trên visa và bảo quản cẩn thận

Ngay khi nhận hộ chiếu, cần kiểm tra chính xác họ tên, số hộ chiếu, ngày cấp, thời hạn hiệu lực và số lần nhập cảnh được phép. Visa thương mại Nhật Bản thường có giá trị nhập cảnh trong vòng 3 tháng, thời gian lưu trú tối đa 90 ngày theo quy định tại Điều 7 Luật Xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn Nhật Bản.

2. Tiêu chí xét duyệt visa thương mại Nhật Bản

Để được cấp visa thương mại Nhật Bản, đương đơn phải đáp ứng đồng thời các tiêu chí pháp lý do Luật Xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn Nhật Bản quy định. Thứ nhất, mục đích nhập cảnh phải rõ ràng và thuần túy thương mại như đàm phán hợp đồng, tham dự hội chợ triển lãm, ký kết văn bản ghi nhớ hoặc khảo sát thực địa.

Thứ hai, phải có thư mời và thư bảo lãnh từ một tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp tại Nhật Bản, trong đó nêu chi tiết lịch trình công tác và cam kết hỗ trợ. Thứ ba, đương đơn cần chứng minh được khả năng tài chính tự túc toàn bộ chi phí đi lại, lưu trú trong thời gian ở Nhật, tránh trở thành gánh nặng cho hệ thống an sinh xã hội.

Thứ tư, người xin visa không có tiền án, tiền sự hoặc lịch sử vi phạm luật nhập cư Nhật Bản hay các nước khác. Ngoài ra, phía Nhật Bản cũng xem xét yếu tố ràng buộc của đương đơn với Việt Nam như gia đình, công việc ổn định, tài sản cố định để đảm bảo người đó sẽ quay về đúng thời hạn.

Xem thêm: Đơn đề nghị xin visa xuất cảnh Việt Nam

3. Hồ sơ xin visa thương mại Nhật Bản cần chuẩn bị

Hồ sơ từ phía đương đơn tại Việt Nam:

• Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng, có chữ ký của người mang, còn ít nhất hai trang trống.
• Một đơn xin cấp thị thực theo mẫu của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, khai đầy đủ, trung thực.
• Ảnh thẻ 4,5 cm x 4,5 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.
• Bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh của công ty nơi đương đơn làm việc, nếu là chủ doanh nghiệp.
• Hợp đồng lao động, bảng lương hoặc xác nhận công tác thể hiện chức vụ, thâm niên.
• Sổ tiết kiệm, sao kê tài khoản ngân hàng 3 tháng gần nhất hoặc giấy tờ chứng minh thu nhập như tờ khai thuế thu nhập cá nhân.
• Sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh con (nếu có) để thể hiện mối quan hệ ràng buộc.
• Lịch trình công tác chi tiết được đôi bên xác nhận.

Hồ sơ từ phía doanh nghiệp bảo lãnh tại Nhật Bản:

• Thư mời (Invitation Letter) ghi rõ mục đích, quan hệ với đương đơn, lịch trình cụ thể.
• Thư bảo lãnh (Letter of Guarantee) cam kết hỗ trợ tài chính và giám sát việc tuân thủ luật pháp.
• Bản sao đăng ký kinh doanh của công ty Nhật (Tokibo Tohon) không quá 3 tháng.
• Báo cáo tài chính hoặc giấy chứng nhận nộp thuế gần nhất (Nozei Shomeisho).
• Tài liệu mô tả hoạt động công ty, brochure, website để chứng minh sự tồn tại thực tế.
• Nếu có trao đổi thư từ, email, hợp đồng thương mại trước đó, nên đính kèm để tăng sức thuyết phục.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu visa điện tử Việt Nam

4. Chi phí xin visa thương mại Nhật Bản

Chi phí chính thức để xét duyệt visa thương mại Nhật Bản do Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản thu là 640.000 đồng (tương đương khoảng 3.000 yên) đối với thị thực một lần nhập cảnh vào năm 2024. Trường hợp cần thị thực nhiều lần, mức phí có thể cao hơn.

Ngoài ra, người xin visa còn phát sinh các khoản như dịch vụ dịch thuật công chứng tài liệu (khoảng vài trăm nghìn đồng mỗi bộ), chụp ảnh thẻ, chi phí đi lại, đặt phòng khách sạn, vé máy bay để phục vụ chứng minh tài chính. Nếu sử dụng dịch vụ tư vấn của các tổ chức chuyên nghiệp, sẽ có thêm phí dịch vụ.

5. Thời gian xử lý và lưu ý khi xin visa thương mại Nhật Bản

Thời gian xử lý tiêu chuẩn là 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ, nhưng trong mùa cao điểm (tháng 3, tháng 9) hoặc khi có yêu cầu bổ sung, thời gian có thể kéo dài đến 2 tuần. Để tránh chậm trễ, doanh nghiệp nên nộp hồ sơ trước ngày khởi hành dự kiến ít nhất 1 tháng.

Các lưu ý quan trọng: mọi thông tin khai trong đơn và thư mời phải nhất quán tuyệt đối; người bảo lãnh tại Nhật cần là công ty có hoạt động thực tế, không có lịch sử bảo lãnh vi phạm; đương đơn không nên đặt vé máy bay, khách sạn thanh toán trước khi có kết quả visa; trong quá trình thẩm tra, cán bộ lãnh sự có thể gọi điện xác minh thêm nên cần chuẩn bị trước các câu trả lời thống nhất với nội dung hồ sơ.

6. Dịch vụ tư vấn visa thương mại Nhật Bản tại Công ty Luật ACC

Đồng hành cùng Công ty Luật ACC, khách hàng nhận được giải pháp trọn gói với những lợi ích nổi bật:

• Tiết kiệm chi phí: Quy trình chuẩn hóa giúp giảm thiểu tối đa việc bổ sung hồ sơ phát sinh, tránh lãng phí thời gian và tiền bạc do phải xin lại nhiều lần.
• Đội ngũ chuyên gia am hiểu pháp lý về nhập cảnh Nhật Bản, cập nhật liên tục các thay đổi chính sách, đảm bảo tư vấn đúng luật.
• Tư vấn chuyên sâu, phân tích điểm mạnh – điểm yếu của từng hồ sơ cụ thể, từ đó xây dựng bộ tài liệu có sức thuyết phục nhất.
• Hỗ trợ toàn diện từ khâu soạn thảo thư mời mẫu, dịch thuật công chứng, đặt lịch hẹn, kiểm tra chéo tài liệu cho đến theo dõi tiến độ xét duyệt và xử lý các tình huống phát sinh.

7. Câu hỏi thường gặp

Visa thương mại Nhật Bản có cho phép làm việc hưởng lương không?

Không. Theo quy định của Luật Xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn Nhật Bản, visa thương mại nằm trong diện hoạt động ngắn hạn không được phép tham gia lao động hưởng thù lao trực tiếp từ một tổ chức Nhật Bản.

Hồ sơ xin visa thương mại có cần chứng minh số dư tài khoản tối thiểu không?

Pháp luật không ấn định một con số cụ thể, nhưng thực tiễn xét duyệt yêu cầu số dư đủ trang trải toàn bộ chi phí chuyến đi. Với một tuần công tác, số dư khả dụng khoảng trên 100 triệu đồng thường được đánh giá cao.

Có thể xin visa thương mại Nhật Bản mà không cần thư mời từ công ty đối tác không?

Không thể. Thư mời và thư bảo lãnh là tài liệu bắt buộc trong diện thị thực thương mại, nhằm xác định rõ mục đích nhập cảnh và đối tượng chịu trách nhiệm giám sát đương đơn.

Visa thương mại Nhật Bản là cánh cửa mở ra những cơ hội hợp tác quốc tế đầy tiềm năng, song hành trình xin cấp đòi hỏi sự chuẩn bị công phu và am hiểu pháp lý chuyên sâu. Để được đồng hành bởi đội ngũ am hiểu và tận tâm, quý khách vui lòng liên hệ Công ty Luật ACC.