Cho tôi hỏi về thuế đối với các khoản quà tặng nhân ngày sinh nhật hoặc lễ tết mà công ty chi cho nhân viên bằng thẻ quà tặng (voucher) của các siêu thị, khoản này có bị cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên không và công ty có được khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn mua voucher đó không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với quà tặng voucher

Khoản quà tặng bằng thẻ quà tặng (voucher) của siêu thị dành cho nhân viên nhân dịp sinh nhật hoặc lễ Tết được coi là một khoản lợi ích phi tiền mặt phát sinh từ quan hệ lao động.

Phân loại thu nhập chịu thuế:

• Theo quy định tại Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC), thu nhập từ quà tặng là voucher phát sinh từ người sử dụng lao động trả cho người lao động được tính vào thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Đây không được xem là thu nhập từ quà tặng theo diện đối tượng nhận quà từ "tổ chức, cá nhân khác" (vốn được miễn thuế dưới 10 triệu đồng). Thay vào đó, vì phát sinh từ đơn vị chi trả thu nhập, khoản này phải cộng chung vào thu nhập chịu thuế trong tháng.

Điều kiện miễn thuế và tính thuế:

• Mức miễn thuế: Hiện nay, các khoản phúc lợi bằng hiện vật hoặc voucher cho nhân viên chỉ được miễn thuế nếu thuộc danh mục các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 (sửa đổi bởi các Luật số 26/2012/QH13, 71/2014/QH13, 96/2019/QH14).
• Cách tính: Toàn bộ giá trị voucher sẽ được cộng vào thu nhập tiền lương, tiền công trong tháng của nhân viên để tính thuế TNCN theo Biểu thuế lũy tiến từng phần (từ 5% đến 35%).
• Trách nhiệm của công ty: Doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ thuế trước khi chi trả và kê khai theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí đối với voucher quà tặng cần đảm bảo các điều kiện chặt chẽ về chứng từ.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT: Theo Điều 15 Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 31/2013/QH13 và các văn bản liên quan) cùng hướng dẫn tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, công ty được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng:

• Có hóa đơn GTGT hợp pháp từ siêu thị hoặc nhà cung cấp voucher.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Khoản chi mang tính chất phúc lợi cho người lao động được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Khống chế chi phí phúc lợi: Theo quy định tại Nghị định 91/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (sửa đổi):

• Tổng số chi có tính chất phúc lợi (bao gồm cả voucher sinh nhật, lễ Tết) không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cần quy định rõ khoản chi này trong Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể để có cơ sở hạch toán hợp lệ.

Quy trình thực hiện và lưu trữ hồ sơ thuế năm 2026

Để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro hậu kiểm, doanh nghiệp thực hiện theo quy trình 3 bước:

Bước 1: Ban hành quy định phúc lợi và phê duyệt danh sách tặng quà Doanh nghiệp ban hành quyết định phê duyệt chi quà tặng bằng voucher cho nhân viên căn cứ trên quy chế nội bộ. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn Anh/Chị cần lập danh sách nhân viên nhận quà kèm theo chữ ký xác nhận hoặc biên bản bàn giao voucher để chứng minh khoản chi thực tế cho đúng đối tượng. Căn cứ theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, hồ sơ phê duyệt chặt chẽ là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ quan điểm chi phí này phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp thông qua việc động viên người lao động. Việc chuẩn bị sẵn tờ trình và quyết định chi trước khi mua voucher giúp bộ phận kế toán có cơ sở thực hiện thanh toán và hạch toán đúng kỳ tính thuế năm 2026.

Bước 2: Thu thập hóa đơn GTGT và thực hiện kê khai thuế định kỳ Công ty liên hệ nhà cung cấp để nhận hóa đơn điện tử cho lô voucher đã mua và tiến hành kê khai thuế GTGT, thuế TNCN theo tháng hoặc quý. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này lưu ý Anh/Chị phải kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn điện tử đảm bảo đúng mã số thuế công ty và nội dung dịch vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Khi tính toán bảng lương trong tháng, kế toán thực hiện cộng giá trị voucher vào thu nhập chịu thuế của từng nhân viên để tính toán số thuế TNCN cần khấu trừ trước khi chi trả lương thực tế. Quy trình này đảm bảo doanh nghiệp không bị sót nghĩa vụ thuế đối với các khoản lợi ích phi tiền mặt, vốn là nội dung thường bị cơ quan thuế kiểm tra kỹ khi thanh tra tại trụ sở.

Bước 3: Đối soát định kỳ và lưu trữ hồ sơ chứng từ quyết toán năm Cuối năm tài chính, kế toán thực hiện đối soát tổng chi phúc lợi để đảm bảo không vượt mức 01 tháng lương bình quân theo quy định. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn Anh/Chị cần lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử cùng với các chứng từ thanh toán ngân hàng để phục vụ việc giải trình sau này. Theo quy định pháp luật năm 2026, việc đồng bộ dữ liệu giữa bảng lương và danh sách tặng quà voucher sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh được tính hợp lý của chi phí TNDN và tính chính xác của thuế TNCN đã khấu trừ. Hoàn tất việc lưu trữ hồ sơ một cách khoa học giúp doanh nghiệp an tâm trước các cuộc kiểm tra thuế và khẳng định uy tín trong việc tuân thủ pháp luật tài chính quốc gia.

Việc tuân thủ đúng quy định về thuế TNCN và GTGT giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế chậm nộp (theo Luật Quản lý thuế 2019), đồng thời tối ưu hóa chi phí và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Tuân thủ còn nâng cao uy tín doanh nghiệp trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.