Mọi người cho em hỏi, trang web thuế sao nay không hiển thị dữ liệu chứng từ khấu trừ hay phụ lục mình đính kèm khi quyết toán nữa vậy nhỉ? Có phải đang bị lỗi không ạ?

# Web thuế không hiển thị chứng từ khấu trừ có lỗi hệ thống không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Chứng từ khấu trừ theo quy định pháp luật

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử được lập và quản lý theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Căn cứ pháp lý áp dụng đối với loại chứng từ này bao gồm:

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ; và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế năm 2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Trên cơ sở các quy định pháp luật nêu trên, cá nhân và tổ chức thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần nắm rõ các yêu cầu liên quan đến định dạng, nội dung, thời điểm lập và việc cấp phát chứng từ. Đồng thời, cần thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

Theo quy định, khi sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử, cá nhân và đơn vị phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo pháp luật hiện hành. Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, một số nội dung quan trọng cần lưu ý bao gồm: định dạng chứng từ điện tử; thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN; cùng các quy định liên quan khác trong quá trình sử dụng.

Quy định về định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Căn cứ Khoản 2 Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải tự xây dựng hệ thống phần mềm đáp ứng các yêu cầu bắt buộc sau: sử dụng định dạng XML (eXtensible Markup Language) nhằm phục vụ việc trao đổi dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin; định dạng chứng từ bao gồm hai thành phần là dữ liệu nghiệp vụ của chứng từ điện tử và dữ liệu chữ ký số; trong đó, Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng, công bố cấu trúc dữ liệu nghiệp vụ, dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải đảm bảo hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung theo quy định, không gây hiểu nhầm và cho phép người sử dụng dễ dàng tra cứu, đọc và kiểm tra bằng phương tiện điện tử.

Nguyên nhân có thể dẫn đến không hiển thị chứng từ

Trường hợp web thuế không hiển thị chứng từ khấu trừ thường xuất phát từ hai nguyên nhân chính: lỗi hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc dữ liệu chưa được cập nhật đầy đủ từ phía người khấu trừ.

Cụ thể, theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC (Điều 15), chứng từ điện tử phải được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định (thường là 1 ngày sau khi lập), nếu chậm trễ hoặc lỗi kỹ thuật, chứng từ sẽ không xuất hiện ngay lập tức trên hệ thống.

Lỗi hệ thống có thể do bảo trì, quá tải hoặc sự cố kỹ thuật từ phía Tổng cục Thuế, trong khi dữ liệu chưa cập nhật thường do người khấu trừ chưa hoàn tất việc truyền hoặc sai sót trong lập chứng từ. Không phải mọi trường hợp đều là lỗi hệ thống, mà cần kiểm tra cụ thể để xác định nguyên nhân chính xác.

Để khắc phục tình trạng này, Anh/Chị có thể thực hiện theo các bước sau, dựa trên quy trình hỗ trợ kỹ thuật được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn của Tổng cục Thuế:

Bước 1: Kiểm tra dữ liệu chứng từ tại nguồn

Trước tiên, Anh/Chị cần xác nhận chứng từ khấu trừ đã được lập đúng quy định và truyền dữ liệu thành công từ phần mềm kế toán hoặc hệ thống của đơn vị khấu trừ. Kiểm tra lại các thông tin bắt buộc theo Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo không có lỗi nhập liệu. Nếu chứng từ chưa được truyền, yêu cầu đơn vị khấu trừ thực hiện ngay để dữ liệu đồng bộ với web thuế, thường mất từ 24-48 giờ để hiển thị.

Bước 2: Thử truy cập lại và kiểm tra tài khoản

Đăng nhập lại vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.thue.gdt.gov.vn) bằng tài khoản đăng ký thuế cá nhân hoặc doanh nghiệp, sau đó tìm kiếm chứng từ theo mã số thuế và khoảng thời gian liên quan. Nếu vẫn không hiển thị, kiểm tra xem có thông báo lỗi hệ thống trên trang chủ không, vì Tổng cục Thuế thường công bố lịch bảo trì. Trường hợp tài khoản bị khóa hoặc sai thông tin đăng nhập, liên hệ Chi cục Thuế quản lý để hỗ trợ khôi phục.

Bước 3: Liên hệ hỗ trợ từ cơ quan thuế

Nếu các bước trên không hiệu quả, gửi yêu cầu hỗ trợ qua đường dây nóng của Tổng cục Thuế (1800-1525) hoặc email hỗ trợ kỹ thuật (hotro@thue.gdt.gov.vn), kèm theo thông tin chứng từ cụ thể như mã số thuế, thời điểm khấu trừ và mô tả lỗi. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi trong vòng 3-5 ngày làm việc theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP về quản lý thuế. Trong trường hợp xác định là lỗi hệ thống, họ sẽ hướng dẫn cách tạm thời sử dụng bản sao chứng từ gốc để kê khai thuế.

Việc tuân thủ các quy định về chứng từ điện tử giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu chậm trễ kê khai. Đồng thời, giảm rủi ro tranh chấp khi quyết toán thuế TNCN hàng năm. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.