Hóa đơn điện tử bên hộ kinh doanh chưa cập nhật mã số thuế thì làm sao ạ, em không xem được hóa đơn.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Vấn đề pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chưa cập nhật mã số thuế

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh cá thể bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01 tháng 7 năm 2022. Việc chưa cập nhật mã số thuế (MST) sẽ dẫn đến khó khăn trong việc xác định đúng đối tượng nộp thuế, không thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, và có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể, mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng quy định có thể từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với cá nhân, và cao hơn đối với tổ chức. Hộ kinh doanh cần ưu tiên cập nhật MST để đảm bảo tuân thủ, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh và rủi ro pháp lý.

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chưa cập nhật mã số thuế

Để khắc phục tình trạng này, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau một cách tuần tự, dựa trên hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và các quy định liên quan đến đăng ký thuế tại Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 1: Đăng ký hoặc cập nhật mã số thuế

Hộ kinh doanh phải nộp hồ sơ đăng ký MST tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn). Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế (mẫu 01-ĐK-TCT).
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ kinh doanh (nếu cần).

Thời gian xử lý thường trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Sau khi có MST, hộ kinh doanh sẽ được cấp mã xác thực để sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi có MST, hộ kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế qua ứng dụng eTax hoặc phần mềm hóa đơn điện tử được chứng thực (như VNPT, BKAV). Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
• Danh sách các loại hóa đơn dự kiến sử dụng.

Cơ quan thuế sẽ phản hồi mã số hệ thống hóa đơn điện tử trong vòng 1 ngày làm việc. Hộ kinh doanh có thể chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để triển khai.

Bước 3: Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử

Khi phát hành hóa đơn, phải ghi đầy đủ MST của hộ kinh doanh và người mua (nếu có). Hóa đơn phải tuân thủ định dạng XML theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 119:2020/BTTTT. Hộ kinh doanh cần lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu phát hiện hóa đơn sai sót do chưa cập nhật MST trước đó, phải lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, và báo cáo cơ quan thuế trong vòng 10 ngày.

Bước 4: Xử lý vi phạm và kê khai bổ sung

Nếu đã phát hành hóa đơn không hợp lệ, hộ kinh doanh cần kê khai bổ sung thuế theo tháng/quý phát sinh, nộp phạt chậm nộp (0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế). Liên hệ Chi cục Thuế để được hướng dẫn cụ thể, tránh mức phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế trốn tránh.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo minh bạch trong giao dịch và dễ dàng khấu trừ thuế đầu vào. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử còn giảm chi phí in ấn và lưu trữ, hỗ trợ quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.