Xử lý hóa đơn điện tử sai tên khách hàng đã phát hành có mã CQT

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

Nội dung bài viết

1. Quy định về xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành, có mã của cơ quan thuế nhưng sai thông tin như tên khách hàng, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, việc xử lý sai sót phải tuân thủ quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đảm bảo hóa đơn được sửa chữa hoặc thay thế đúng quy trình, tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của cả hai bên.

2. Các bước xử lý hóa đơn điện tử sai tên khách hàng

Để xử lý hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót về tên khách hàng, Anh/Chị cần thực hiện các bước sau:

Lập biên bản thỏa thuận với khách hàng

Anh/Chị cần liên hệ khách hàng để thống nhất về sai sót trên hóa đơn. Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc, nêu rõ thông tin hóa đơn sai (số hóa đơn, ngày phát hành, nội dung sai sót) và thông tin đúng cần điều chỉnh (tên khách hàng chính xác). Biên bản này cần có chữ ký của cả hai bên.

Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn:

Nếu chỉ sai tên khách hàng mà các thông tin khác (mã số thuế, giá trị, thuế suất) vẫn đúng, Anh/Chị có thể lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày… do sai tên khách hàng” và cập nhật thông tin đúng, đồng thời có mã của cơ quan thuế.
Nếu sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc khách hàng yêu cầu hủy, Anh/Chị cần lập biên bản thu hồi hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới thay thế. Hóa đơn mới phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…” và cập nhật thông tin chính xác.

Thông báo cơ quan thuế

Trong vòng 2 ngày kể từ khi phát hiện sai sót hoặc từ khi lập biên bản với khách hàng, Anh/Chị phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo mẫu 04/SS-HĐĐT) qua Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn). Thông báo này nêu rõ nội dung sai sót, hình thức xử lý (điều chỉnh hay thay thế) và số hóa đơn mới (nếu có).

Gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho khách hàng

Sau khi hóa đơn mới được cơ quan thuế cấp mã, Anh/Chị gửi hóa đơn này cho khách hàng qua email hoặc hệ thống hóa đơn điện tử, đồng thời lưu trữ biên bản thỏa thuận và hóa đơn gốc để phục vụ đối chiếu.

3. Lưu ý khi xử lý hóa đơn sai sót

Thời hạn xử lý: Theo khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn sai sót phải được thực hiện ngay khi phát hiện, đặc biệt nếu ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế GTGT. Nếu hóa đơn đã được kê khai trong tháng/quý, Anh/Chị cần điều chỉnh bổ sung tờ khai thuế GTGT (theo mẫu 01/GTGT) trước khi nộp báo cáo quyết toán thuế cuối năm.
Kê khai thuế liên quan: Nếu hóa đơn sai sót làm thay đổi giá trị hoặc số thuế GTGT, Anh/Chị cần điều chỉnh số liệu kê khai thuế của mình và thông báo để khách hàng điều chỉnh tương ứng. Trong trường hợp chỉ sai tên khách hàng mà không ảnh hưởng đến số thuế, việc điều chỉnh chủ yếu để đảm bảo thông tin hóa đơn khớp với thực tế giao dịch.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Để tránh sai sót trong tương lai, Anh/Chị nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như MISA meInvoice hoặc Viettel Money, có tính năng kiểm tra thông tin trước khi phát hành và hỗ trợ kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
Lưu trữ chứng từ: Anh/Chị cần lưu trữ đầy đủ biên bản thỏa thuận, hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế và thông báo sai sót để làm cơ sở giải trình với cơ quan thuế khi cần.

4. Trường hợp cơ quan thuế kiểm tra

Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót trước khi Anh/Chị xử lý, có thể bị xem xét xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt đối với việc lập hóa đơn sai thông tin (như tên khách hàng) dao động từ 4-8 triệu đồng nếu không làm thay đổi nghĩa vụ thuế, hoặc cao hơn nếu có ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Để tránh rủi ro, Anh/Chị nên chủ động xử lý sai sót ngay khi phát hiện và thông báo kịp thời cho cơ quan thuế. Trong trường hợp cần hỗ trợ, Anh/Chị có thể ủy quyền cho đơn vị kế toán hoặc luật sư để làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC

ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.

Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.

– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.

– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.

– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.

💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.

– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.

– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.

Em là hộ kinh doanh kê khai, em xuất hóa đơn nhưng sai tên khách hàng, hóa đơn đã phát hành, có mã cơ quan thuế. Giờ em xử lý như thế nào ą? Anh chị em hỗ trợ giúp, em cảm ơn.