Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý liên quan
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về tên người mua và mã số thuế được thực hiện thông qua hình thức điều chỉnh hoặc hủy bỏ hóa đơn. Sai sót này thuộc trường hợp sai thông tin trên hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không làm thay đổi giá trị giao dịch nhưng cần được khắc phục kịp thời để tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và trách nhiệm pháp lý của các bên. Việc xử lý phụ thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót (trước hoặc sau khi giao dịch hoàn thành) và tình trạng sử dụng hóa đơn (đã kê khai thuế hay chưa).
Các trường hợp xử lý
- Phát hiện sai sót trước khi giao dịch hoàn thành và trước khi chuyển dữ liệu hóa đơn cho người mua: Người bán có thể hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới đúng thông tin. Hóa đơn hủy không được sử dụng để kê khai thuế.
- Phát hiện sai sót sau khi giao dịch hoàn thành nhưng trước khi kê khai thuế: Thực hiện điều chỉnh hóa đơn bằng cách lập biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điều chỉnh, sau đó kê khai bổ sung.
- Phát hiện sai sót sau khi kê khai thuế: Lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh, đồng thời thực hiện kê khai bổ sung hoặc điều chỉnh tờ khai thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.
Quy trình xử lý hóa đơn sai tên người mua và mã số thuế
Bước 1: Xác định thời điểm và mức độ sai sót
Người bán cần kiểm tra ngay lập tức hóa đơn điện tử qua hệ thống của cơ quan thuế để xác định thời điểm phát hiện sai sót (trước hoặc sau giao dịch, trước hoặc sau kê khai thuế). Sai sót về tên người mua và mã số thuế không ảnh hưởng đến giá trị giao dịch nhưng có thể dẫn đến phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu không xử lý kịp thời. Đồng thời, thông báo cho người mua để phối hợp lập biên bản ghi nhận sai sót, đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp sau này.
Bước 2: Lập biên bản ghi nhận sai sót
Lập biên bản giữa người bán và người mua, ghi rõ nội dung sai sót (tên người mua và mã số thuế sai), thời điểm phát hiện, và thỏa thuận xử lý (điều chỉnh hoặc hủy). Biên bản phải được ký xác nhận bởi đại diện hai bên, kèm theo hóa đơn gốc sai sót. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, biên bản này là cơ sở pháp lý bắt buộc để thực hiện các bước tiếp theo, giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong trường hợp kiểm tra thuế.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn
Nếu điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh với nội dung "Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày… sai tên người mua và mã số thuế", ghi rõ thông tin đúng và ký số điện tử. Nếu hủy, lập thông báo hủy hóa đơn qua hệ thống hóa đơn điện tử. Hóa đơn điều chỉnh phải có cùng số hóa đơn và ngày lập với hóa đơn gốc, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau đó, chuyển dữ liệu hóa đơn điều chỉnh cho người mua và cơ quan thuế trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày lập.
Bước 4: Kê khai và nộp bổ sung thuế
Người bán và người mua thực hiện kê khai bổ sung hoặc điều chỉnh tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) trên hệ thống iHTKK hoặc eTax, kèm theo biên bản và hóa đơn điều chỉnh. Thời hạn kê khai bổ sung là trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn điều chỉnh, theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu phát hiện muộn, có thể bị truy thu thuế và phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp, nhưng nếu tự nguyện khai báo thì được miễn phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bước 5: Lưu trữ và báo cáo cơ quan thuế
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (biên bản, hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh) ít nhất 10 năm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Báo cáo cơ quan thuế địa phương nếu sai sót dẫn đến thay đổi nghĩa vụ thuế, đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử. Trong trường hợp kiểm tra, hồ sơ này sẽ là bằng chứng để tránh các chế tài bổ sung.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình trên giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế và duy trì uy tín thương mại. Đồng thời, giảm thiểu chi phí phát sinh từ phạt hành chính hoặc truy thu thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận