Cho em hỏi với ạ, em đã có chứng từ khấu trừ, em đã nộp, mà bên Chi cục Thuế báo qua email là thiếu chứng từ khấu trừ không hoàn tiền thuế về, em nộp thêm vài cái chứng từ khấu trừ không biết có sai sót gì không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định tại Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là tài liệu bắt buộc do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cấp cho người nhận thu nhập, nhằm chứng minh số thuế đã khấu trừ. Cụ thể, Điều 25 Nghị định này yêu cầu chứng từ phải được lập đầy đủ, chính xác và lưu giữ để phục vụ quyết toán thuế, bao gồm thông tin về người nhận thu nhập, mức thu nhập, số thuế khấu trừ và chữ ký xác nhận. Việc thiếu chứng từ sẽ dẫn đến không được công nhận khấu trừ khi quyết toán thuế TNCN theo Điều 25 Luật Quản lý thuế 2019.

Hậu quả của việc thiếu chứng từ khấu trừ

Việc thiếu chứng từ khấu trừ TNCN có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng đối với cả người chi trả và người nhận thu nhập. Theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận khấu trừ số thuế đã nộp nếu thiếu chứng từ hợp lệ, dẫn đến người nộp thuế phải nộp bổ sung số tiền thuế còn thiếu cộng với tiền chậm nộp (0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp theo Điều 59 Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Ngoài ra, nếu phát hiện sai sót do thiếu chứng từ, người nộp thuế có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020, với mức phạt từ 20% đến 100% số tiền thuế gian lận hoặc chậm nộp, cụ thể từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm (Điều 142 đến 147 Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Trường hợp cố ý không cấp chứng từ, tổ chức chi trả có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Quy trình xử lý lỗi thiếu chứng từ khấu trừ

Để xử lý lỗi thiếu chứng từ khấu trừ TNCN, người nộp thuế cần thực hiện các bước sau theo hướng dẫn tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nhằm bổ sung và điều chỉnh kịp thời trước thời hạn quyết toán thuế (thường là ngày 30 tháng 4 năm sau). Quy trình này giúp tránh các khoản phạt và đảm bảo quyền lợi khấu trừ.

Bước 1: Yêu cầu cấp bổ sung chứng từ

Người nhận thu nhập liên hệ ngay với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập để yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ bổ sung hoặc điều chỉnh theo mẫu. Thời hạn yêu cầu là trong vòng 10 ngày kể từ khi phát hiện thiếu sót, và bên chi trả phải cấp trong vòng 5 ngày làm việc. Nếu bên chi trả từ chối, người nhận có thể khiếu nại lên cơ quan thuế địa phương để yêu cầu can thiệp, kèm theo bằng chứng về giao dịch thu nhập.

Bước 2: Kê khai bổ sung và nộp hồ sơ điều chỉnh

Sau khi có chứng từ bổ sung, người nộp thuế lập tờ khai điều chỉnh theo mẫu 02/QTT-TNCN và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua hệ thống điện tử iHTKK hoặc trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN).
• Chứng từ khấu trừ bổ sung hoặc điều chỉnh.
• Giải trình lý do thiếu chứng từ ban đầu (theo mẫu tự do).

Thời hạn nộp là trước thời điểm hết hạn quyết toán thuế, nếu quá hạn sẽ áp dụng tiền chậm nộp.

Bước 3: Nộp phạt và theo dõi xử lý

Nếu có sai sót dẫn đến chậm nộp thuế, người nộp thuế tự tính và nộp tiền phạt, chậm nộp theo Thông báo của cơ quan thuế (nếu có). Sau khi nộp hồ sơ, theo dõi kết quả qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong vòng 10-30 ngày. Nếu cơ quan thuế chấp nhận, số thuế khấu trừ sẽ được điều chỉnh và hoàn trả nếu đủ điều kiện (theo Điều 60 Luật Quản lý thuế 2019). Trường hợp tranh chấp, có thể khiếu nại theo quy trình tại Điều 114 đến 118 Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ quy trình xử lý thiếu chứng từ khấu trừ TNCN giúp tránh các khoản phạt hành chính và tiền chậm nộp, đồng thời đảm bảo quyền lợi quyết toán thuế hợp pháp, giảm thiểu rủi ro kiểm tra sau từ cơ quan thuế. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính cá nhân và tuân thủ pháp luật.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.