Các cao nhân cho em hỏi với ạ. Nhân viên bán hàng bên công ty bảo hiểm được xuất 2 chứng từ khấu trừ: thu nhập tiền lương tiền công, thu nhập từ tiền đại lý bảo hiểm thì căn cứ vào đâu để xuất chứng từ đó và có cách nào để giải thích với thuế về vấn đề thu nhập trên không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Căn cứ pháp lý cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập tiền lương, tiền công và thu nhập từ tiền đại lý bảo hiểm

Theo quy định của pháp luật thuế Việt Nam, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là tài liệu ghi nhận việc khấu trừ thuế tại nguồn, giúp cá nhân chứng minh nghĩa vụ thuế đã thực hiện. Cụ thể, tổ chức trả thu nhập (như công ty bảo hiểm) có trách nhiệm cấp chứng từ này cho nhân viên bán hàng khi khấu trừ thuế.

Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, căn cứ chính là Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2012 và 2014), Thông tư 111/2013/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNCN) và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ). Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập phải khấu trừ thuế TNCN theo phương pháp lũy tiến từng phần hoặc tỷ lệ phần trăm (tùy theo hợp đồng lao động), và cấp chứng từ khấu trừ ngay tại thời điểm khấu trừ hoặc khi cá nhân yêu cầu. Chứng từ phải ghi rõ: họ tên người nhận, mã số thuế, khoản thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, ngày tháng lập chứng từ và chữ ký của người trả thu nhập.

Riêng đối với thu nhập từ tiền đại lý bảo hiểm, đây được coi là thu nhập từ hoạt động đại lý, không phải thu nhập từ tiền lương. Căn cứ Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản thu nhập này chịu thuế TNCN theo tỷ lệ khấu trừ 5% trên doanh thu (nếu cá nhân cư trú), và tổ chức trả thu nhập (công ty bảo hiểm) phải khấu trừ tại nguồn rồi cấp chứng từ riêng.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123) bổ sung quy định về chứng từ điện tử, cho phép cấp dưới dạng file XML hoặc PDF có chữ ký số, giúp dễ dàng quản lý và quyết toán. Việc cấp hai chứng từ riêng biệt là phù hợp vì hai loại thu nhập có bản chất khác nhau: lương là thu nhập từ hợp đồng lao động, đại lý là thu nhập từ hợp đồng ủy quyền hoặc đại lý độc lập.

2. Quy trình cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhân viên bán hàng tại công ty bảo hiểm

Quy trình cấp chứng từ được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bước đầu tiên, công ty xác định loại thu nhập: thu nhập lương (từ hợp đồng lao động) và thu nhập đại lý (từ hoa hồng bán bảo hiểm). Khi trả thu nhập, công ty tính thuế theo quy định: đối với lương, khấu trừ theo biểu lũy tiến (từ 5% đến 35% sau khi trừ giảm trừ gia cảnh 11 triệu đồng/tháng); đối với đại lý, khấu trừ 5% trên doanh thu.

Sau khi khấu trừ, công ty lập chứng từ khấu trừ (giấy hoặc điện tử) và giao cho nhân viên ngay lập tức hoặc trong vòng 10 ngày kể từ khi cá nhân yêu cầu (theo Điều 34 Nghị định 123). Đối với chứng từ điện tử, công ty sử dụng phần mềm kế toán tích hợp chữ ký số, gửi qua email hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nhân viên bán hàng có thể yêu cầu cấp bổ sung nếu mất chứng từ gốc, bằng cách cung cấp thông tin mã số thuế và kỳ tính thuế.

3. Cách giải thích với cơ quan thuế về việc phân loại và khấu trừ hai loại thu nhập

Khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán, công ty cần giải thích rõ ràng dựa trên chứng cứ pháp lý để tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (phạt từ 20% số thuế khai thiếu nếu sai sót). Đầu tiên, phân loại thu nhập: thu nhập lương dựa trên hợp đồng lao động (theo Bộ luật Lao động 2019), chứng minh bằng bảng lương, hợp đồng và sao kê tài khoản. Thu nhập đại lý dựa trên hợp đồng đại lý bảo hiểm (theo Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022), chứng minh bằng biên bản giao dịch bán hàng, hóa đơn hoa hồng.

Giải thích bằng văn bản gửi Chi cục Thuế quản lý, đính kèm: (i) Danh sách nhân viên với phân loại thu nhập; (ii) Bảng tính thuế chi tiết theo Thông tư 111; (iii) Chứng từ khấu trừ đã cấp; (iv) Báo cáo quyết toán thuế TNCN hàng năm (mẫu 05/QTT-TNCN). Nhấn mạnh rằng việc cấp hai chứng từ đảm bảo minh bạch, giúp nhân viên quyết toán dễ dàng (cá nhân cư trú quyết toán nếu có nhiều nguồn thu). Nếu có sai sót, công ty có thể tự điều chỉnh trước kiểm tra để giảm phạt (theo Điều 16 Nghị định 125).

Sử dụng dữ liệu từ hệ thống iHTKK hoặc eTax để tra cứu, chứng minh tính chính xác. Trong trường hợp tranh chấp, công ty có quyền khiếu nại theo Luật Quản lý thuế 2019.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!