Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
1. Quy định về thông tin địa chỉ trên chứng từ khấu trừ thuế
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ghi đầy đủ thông tin định danh của người nộp thuế. Trong đó, địa chỉ phải là địa chỉ nơi cư trú hoặc địa chỉ đăng ký thường trú đã được cá nhân đăng ký với cơ quan thuế.
Thực tế năm 2026, nhiều địa phương đã hoàn tất việc sáp nhập đơn vị hành chính theo các Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Tuy nhiên, nếu thẻ Căn cước công dân của Anh/Chị vẫn hiển thị địa chỉ cũ, tổ chức chi trả thu nhập vẫn có thể sử dụng địa chỉ này để xuất chứng từ, miễn là thông tin đó khớp với dữ liệu trên hệ thống quản lý thuế tập trung (TMS) của Tổng cục Thuế.
2. Xử lý địa chỉ sau sáp nhập đơn vị hành chính
Việc cập nhật địa chỉ mới sau sáp nhập cần được thực hiện một cách đồng bộ để tránh lỗi đối soát dữ liệu khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân:
Ưu tiên địa chỉ theo Cơ sở dữ liệu quốc gia
Kể từ khi Luật Căn cước 2023 có hiệu lực, dữ liệu dân cư đã được tích hợp với dữ liệu thuế. Nếu Anh/Chị đã thực hiện cập nhật thông tin cư trú trên ứng dụng VNeID hoặc đổi sang thẻ Căn cước mới, tổ chức chi trả nên sử dụng địa chỉ mới này để ghi trên chứng từ khấu trừ. Việc này giúp chứng từ hoàn toàn tương thích với dữ liệu điện tử mà cơ quan Thuế đang quản lý.
Trường hợp chưa cập nhật thông tin
Nếu Anh/Chị chưa thay đổi thẻ Căn cước, việc ghi địa chỉ cũ (địa chỉ trước sáp nhập) vẫn được chấp nhận nếu tổ chức chi trả giải trình được dựa trên giấy tờ tùy thân hiện có của cá nhân. Tuy nhiên, hành vi chậm thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (địa chỉ) quá thời hạn quy định có thể bị xử phạt hành chính theo Điều 11 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng tùy vào thời gian chậm nộp.
3. Quy trình xuất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Để đảm bảo chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được cơ quan Thuế chấp nhận khi quyết toán, tổ chức chi trả và cá nhân cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định và đối soát thông tin địa chỉ Trước khi xuất chứng từ, kế toán đơn vị cần yêu cầu cá nhân cung cấp bản sao thẻ Căn cước mới nhất hoặc ảnh chụp thông tin cư trú trên ứng dụng VNeID mức độ 2. Đây là căn cứ pháp lý cao nhất để ghi địa chỉ trên chứng từ điện tử theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC, đảm bảo địa chỉ trên chứng từ khớp với địa chỉ hành chính mới sau sáp nhập.
Bước 2: Lập và ký số chứng từ điện tử Tổ chức sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo chứng từ khấu trừ. Tại mục địa chỉ người nộp thuế, điền đầy đủ thông tin theo đơn vị hành chính mới (nếu đã cập nhật) hoặc địa chỉ cũ (nếu chưa cập nhật nhưng phải khớp với MST). Chứng từ phải được ký số hợp lệ và gửi dữ liệu đến cơ quan Thuế theo định dạng XML quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC để hệ thống tự động ghi nhận nghĩa vụ thuế cho cá nhân.
Bước 3: Điều chỉnh và nộp thông báo thay đổi Nếu phát hiện chứng từ đã xuất có sai sót về địa chỉ hoặc địa chỉ quá cũ so với thực tế sáp nhập, tổ chức chi trả thực hiện hủy chứng từ sai và lập chứng từ mới thay thế. Đồng thời, Anh/Chị nên chủ động thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế thông qua mẫu 08-MST trên cổng Thuế điện tử hoặc qua ứng dụng eTax Mobile để đồng bộ hóa địa chỉ mới sau sáp nhập, phục vụ cho việc hoàn thuế thuận lợi hơn.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ đúng quy định về địa chỉ trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp tránh phạt hành chính, đảm bảo quyền lợi quyết toán thuế và giảm rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế. Đồng thời, cập nhật địa chỉ kịp thời sau sáp nhập hỗ trợ quản lý thông tin cá nhân hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận