Anh chị cho em hỏi với ạ. Trước đây công ty em xuất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên phần mềm. Bây giờ sau 1/7 có phải đăng ký với cơ quan thuế hay cần làm thủ tục gì để tiếp tục xuất hợp lệ không ạ

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định pháp lý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước và sau ngày 1/7/2022

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là tài liệu bắt buộc để tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN tại nguồn trước khi chi trả cho cá nhân. Trước ngày 1/7/2022, chứng từ khấu trừ thuế TNCN thường được lập trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc phần mềm kế toán của doanh nghiệp, sau đó in ra và cung cấp cho người lao động theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.

Tuy nhiên, từ ngày 1/7/2022, việc áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trở thành bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bao gồm cả chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử.

Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp, bao gồm công ty của Anh/Chị, cần chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng giấy hoặc xuất trên phần mềm không đạt chuẩn điện tử sang chứng từ điện tử theo chuẩn của Tổng cục Thuế. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải tuân thủ định dạng XML, có mã của cơ quan thuế (đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã) hoặc không có mã (đối với doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng hóa đơn không mã theo Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

2. Yêu cầu đăng ký với cơ quan thuế để xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ

Để tiếp tục xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ sau ngày 1/7/2022, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, các bước đăng ký bao gồm:

• Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử: Doanh nghiệp sử dụng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn). Trong tờ khai, cần chọn loại chứng từ điện tử bao gồm cả chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Thời hạn đăng ký: Theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm xuất chứng từ trước ngày 1/7/2022 phải hoàn tất đăng ký trước ngày 1/7/2022. Tuy nhiên, nếu công ty Anh/Chị chưa thực hiện, vẫn có thể đăng ký bổ sung mà không bị phạt nếu nộp trước khi cơ quan thuế kiểm tra, theo khoản 4 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Xác nhận từ cơ quan thuế: Sau khi nộp tờ khai, cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc. Nếu sử dụng chứng từ có mã, doanh nghiệp sẽ nhận mã định danh để tích hợp vào phần mềm xuất chứng từ. Nếu sử dụng chứng từ không mã, doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm đáp ứng chuẩn kỹ thuật (XML, chữ ký số) theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Nếu công ty Anh/Chị đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước đó, việc tích hợp thêm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thường chỉ cần cập nhật phần mềm mà không cần đăng ký lại, miễn là phần mềm đáp ứng chuẩn của Tổng cục Thuế.

3. Thủ tục để tiếp tục xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ

Để đảm bảo xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ, công ty cần thực hiện các thủ tục sau:

• Kiểm tra phần mềm hiện tại: Đảm bảo phần mềm kế toán hoặc phần mềm xuất chứng từ của công ty đáp ứng định dạng XML và tích hợp với hệ thống eTax. Nếu phần mềm cũ (như HTKK) không đáp ứng, cần nâng cấp hoặc chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế phê duyệt (danh sách tại website gdt.gov.vn).
• Ký số chứng từ: Mỗi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải được ký số bằng chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp theo Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Nếu chưa có chữ ký số, công ty cần đăng ký với nhà cung cấp như VNPT, Viettel hoặc FPT.
• Lưu trữ và cung cấp chứng từ: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Điều 32 Luật Quản lý thuế. Doanh nghiệp cần gửi bản điện tử (PDF hoặc XML) cho người lao động qua email hoặc cổng thông tin nội bộ, thay vì bản giấy như trước đây.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!