Khi công ty em xuất hàng tặng khách hàng VIP để tri ân, phần chi phí đó có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không, hay bị xem là quà biếu cá nhân?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân loại khoản chi phí tặng hàng cho khách hàng VIP

Khoản chi phí xuất hàng tặng khách hàng VIP để tri ân có thể được xem là chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng các điều kiện về bản chất kinh doanh, cụ thể là chi khuyến mại, quảng cáo hoặc tiếp thị nhằm duy trì và phát triển quan hệ khách hàng. Theo quy định Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi cho hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, tiếp thị được chấp nhận trừ nếu chúng phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, việc tri ân khách hàng VIP thường được coi là hoạt động tiếp thị để củng cố lòng trung thành, không phải quà biếu cá nhân thuần túy, miễn là có chứng cứ chứng minh mục đích kinh doanh (như hợp đồng cung cấp hàng hóa trước đó hoặc lịch sử giao dịch với khách hàng).

Điều kiện để khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN

Để khoản chi được công nhận là chi phí hợp lý và được trừ, doanh nhiệp cần tuân thủ các điều kiện sau theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 kết hợp với Nghị định 20/2017/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế TNDN):

• Bản chất kinh doanh: Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, không phải chi cá nhân hoặc không có mục đích kinh doanh. Ví dụ, tặng hàng cho khách hàng VIP để tri ân sau các giao dịch lớn sẽ được chấp nhận, nhưng nếu tặng cho cá nhân không phải khách hàng thì có thể bị loại trừ.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chứng từ tương đương theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, ghi rõ nội dung "hàng hóa dùng để khuyến mại/tiếp thị". Nếu giá trị khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng).
• Giới hạn chi phí: Tổng chi khuyến mại, quảng cáo không vượt quá 15% tổng chi phí được trừ theo quy định tại Khoản 2.21 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Nếu vượt, phần vượt không được trừ.
• Hồ sơ lưu trữ:

• Hóa đơn mua hàng hóa tặng kèm chứng từ khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu áp dụng).
• Biên bản bàn giao hàng hóa tặng, ghi rõ người nhận (tên khách hàng VIP, mã số thuế nếu có) và mục đích tri ân.
• Hợp đồng hoặc tài liệu chứng minh quan hệ kinh doanh với khách hàng (như hóa đơn bán hàng trước đó).

Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, khoản chi sẽ bị cơ quan thuế loại trừ khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN (thuế suất 20% theo Luật Thuế TNDN).

Phân biệt với quà biếu cá nhân

Quà biếu cá nhân là khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh, chẳng hạn tặng hàng cho cá nhân không phải đối tác hoặc không có mục đích quảng bá sản phẩm, sẽ không được trừ theo Khoản 2.23 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Trong khi đó, tặng khách hàng VIP để tri ân thường được phân loại là chi tiếp thị nếu chứng minh được lợi ích kinh doanh lâu dài, như tăng doanh số tương lai. Cơ quan thuế có thể kiểm tra qua hồ sơ để xác định bản chất; nếu bị xếp vào quà biếu, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế TNDN kèm phạt chậm nộp (0,03%/ngày) và phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế truy thu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh rủi ro truy thu và phạt, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.